Σε αυτόν τον απλό οδηγό εξηγούμε πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF εύκολα είτε για εργασία είτε απλώς για κοινή χρήση σημαντικών εγγράφων.
Η μορφή φορητού εγγράφου, κοινώς γνωστή ως PDF, είναι μια μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται κυρίως για την παρουσίαση εγγράφων, ειδικά όταν πρέπει να αποθηκεύσετε ένα αρχείο που δεν μπορεί να τροποποιήσει τρίτο μέρος και που φαίνεται συνεπές όπου κι αν είναι το βλέπεις. Τυπικά έγγραφα όπως αυτό που χρησιμοποιεί το Microsoft Word θα αποδοθούν διαφορετικά σε διαφορετικές συσκευές και ενδέχεται να μην υποστηρίζονται παντού, αλλά τα PDF λειτουργούν και φαίνονται το ίδιο σχεδόν παντού, η Adobe δημιούργησε για πρώτη φορά το PDF το 1993 και, από σήμερα, είναι πλέον ένα ανοιχτό πρότυπο που διατηρείται από τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO). Ουσιαστικά υποστηρίζεται σχεδόν σε κάθε λειτουργικό σύστημα που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να ανοίγετε αρχεία PDF στους περισσότερους υπολογιστές, Mac, smartphone και tablet.
Αλλά γιατί να χρησιμοποιήσετε το PDF; Συνιστάται η χρήση της μορφής PDF για βιογραφικά, νομικά έγγραφα, ενημερωτικά δελτία, αρχεία που προορίζονται για ανάγνωση και εκτύπωση και αρχεία που προορίζονται για επαγγελματική εκτύπωση. Τα αρχεία PDF φαίνονται ίδια στους περισσότερους υπολογιστές. Καθώς το PDF βασίζεται στη γλώσσα PostScript, το αρχείο συσκευάζεται σε μια πλήρη περιγραφή μιας σταθερής διάταξης επίπεδο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων κειμένου, γραμματοσειρών, διανυσματικών γραφικών, εικόνων ράστερ και άλλων πληροφοριών που πρέπει να εκτεθειμένος. Έχουν επίσης μικρότερο μέγεθος και συμμορφώνονται με τη βιομηχανική μορφή. Επιπλέον, τα αρχεία PDF είναι συγκριτικά πιο ασφαλή καθώς δεν μπορείτε να τα τροποποιήσετε και μπορούν να κρυπτογραφηθούν με κωδικό πρόσβασης ή ψηφιακή υπογραφή.
Πώς να φτιάξετε ένα αρχείο PDF από την αρχή
Η δημιουργία ενός PDF είναι αρκετά απλή, καθώς τα περισσότερα λογισμικά και εφαρμογές προσφέρουν μια ενσωματωμένη δυνατότητα εξαγωγής του αρχείου σας απευθείας σε μορφή PDF. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα έγγραφο στο Microsoft Word, ορίστε τι πρέπει να κάνετε.
- Κατευθυνθείτε προς Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
- Αυτό θα πρέπει να ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο στον υπολογιστή σας.
- Ακριβώς κάτω από το Ονομα αρχείου επιλογή, θα πρέπει να υπάρχει η επιλογή να Αποθήκευση ως Τύπος.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και θα δείτε την επιλογή αποθήκευσης του αρχείου ως PDF.
- Επιλέξτε την επιλογή και πατήστε Αποθηκεύσετε.
Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office, ίσως χρειαστεί να κάνετε λήψη μιας μικρής προσθήκης που μπορεί να γίνει λήψη από εδώ.
Ομοίως, μπορείτε να το κάνετε αυτό για όλες τις εφαρμογές του Microsoft Office (Excel, Powerpoint, κ.λπ.), τις εφαρμογές Google Workspace (Έγγραφα, Φύλλα, κ.λπ.), και μια ποικιλία λογισμικού και εφαρμογών που βασίζονται σε γραφείο, όπως το Office 365, το WPS Office, το LibreOffice και Ανοιχτό γραφείο. Φυσικά, τα ακριβή βήματα μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε, αλλά θα πρέπει πάντα να είναι αρκετά παρόμοια.
Εναλλακτικά, πολλές πλατφόρμες και εφαρμογές σάς επιτρέπουν επίσης να δημιουργείτε αρχεία PDF χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εκτύπωσης. Εάν προσπαθείτε να εκτυπώσετε ένα έγγραφο, μια ιστοσελίδα ή μια εικόνα σε σύγχρονες εκδόσεις των Windows, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Microsoft Print to PDF για να το αποθηκεύσετε ως PDF. Αυτό καθιστά ακόμη δυνατή την αποθήκευση στοιχείων όπως τα σημειωματάρια OneNote ως PDF.
Τα smartphone μπορούν επίσης να το κάνουν αυτό, αν και μπορεί να εξαρτάται από το συγκεκριμένο μοντέλο σας.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF που μπορεί να επεξεργαστεί, ώστε να μπορείτε να μοιραστείτε μια φόρμα για να συμπληρώσει κάποιος, ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για πώς να κάνετε ένα PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης.
Δημιουργήστε ένα PDF από ένα φυσικό έγγραφο
Τα αρχεία PDF λύνουν επίσης το πρόβλημα της κοινής χρήσης ενός φυσικού τμήματος τεκμηρίωσης σε ψηφιακή μορφή. Χρησιμοποιώντας την κάμερα του smartphone ή του tablet σας, μπορείτε να σαρώσετε ένα έγγραφο και να το αποθηκεύσετε σε ένα αρχείο PDF. Εφαρμογές όπως Adobe Scan, το γραφείο της Microsoft, Genius Scan, και Σαρωτής εγγράφων είναι μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να δοκιμάσετε στην κινητή συσκευή σας για σάρωση, αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων PDF. Μπορείτε ακόμη να σαρώσετε πολλά έγγραφα και να τα αποθηκεύσετε ως ένα μόνο αρχείο PDF.
Στην πραγματικότητα, μια εφαρμογή όπως αυτή μπορεί να αντικαταστήσει ακόμη και έναν παραδοσιακό σαρωτή με κάποιους τρόπους. Τα smartphone έχουν πολύ καλές κάμερες αυτές τις μέρες, επομένως μπορείτε να σαρώσετε ορισμένα έγγραφα με αυτόν τον τρόπο αντί να έχετε έναν ογκώδη σαρωτή συνδεδεμένο στο ΦΟΡΗΤΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ. Αυτές οι εφαρμογές μπορούν επίσης να μετατρέψουν ένα υπάρχον έγγραφο ή εικόνα σε μορφή PDF.
Ένας άλλος απλός τρόπος για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα PDF είναι χρησιμοποιώντας μία από τις πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να ανεβάσετε τα αρχεία σας, να μετατρέψετε και να κάνετε λήψη απευθείας στο σύστημά σας. Μερικές από τις αξιόπιστες διαδικτυακές υπηρεσίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετατρέψετε ένα συγκεκριμένο αρχείο σε PDF περιλαμβάνουν Πλίθα, Smallpdf, iLovePDF, και πολλά άλλα. Αυτά τα εργαλεία σας επιτρέπουν επίσης συχνά να συγχωνεύσετε αρχεία PDF σε ένα ή να χωρίσετε ένα μεμονωμένο αρχείο σε πολλά.
Ωστόσο, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε. Αυτές οι υπηρεσίες ενδέχεται να αποθηκεύουν ή όχι τα αρχεία σας στους διακομιστές τους. Επομένως, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο μόνο εάν δεν έχετε να κάνετε με ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες. Ορισμένοι από αυτούς τους διαδικτυακούς ιστότοπους μετατροπής PDF προσφέρουν επίσης περιορισμένη υποστήριξη όσον αφορά το μέγεθος του αρχείου, των σελίδων και των πιθανών προσθέστε ακόμη και ένα υδατογράφημα στο αρχείο που μετατράπηκε, πράγμα που σημαίνει ότι ίσως χρειαστεί να πληρώσετε κάποια χρήματα ανάλογα με το αρχείο που θέλετε να εργαστείτε με.
Και αυτά είναι τα βασικά στοιχεία για τη δημιουργία ενός αρχείου PDF με βάση ένα υπάρχον έγγραφο. Φυσικά, ο τρόπος που θα ήθελε η Adobe να το κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό Acrobat της εταιρείας, αλλά αυτές οι επιλογές είναι δωρεάν ως επί το πλείστον, επομένως μπορεί να είναι λίγο πιο βολικές για τους περισσότερους ανθρώπους.