Εάν φιλτράρετε και οργανώσετε προσεκτικά τα αρχεία σας, θα βρείτε γρήγορα τα έγγραφα που αναζητάτε. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι θα διατηρήσετε τους φακέλους σας χωρίς ακαταστασία.
Εάν λάβατε εκατοντάδες αρχεία μέσω του Microsoft Teams και δεν είχατε ένα σαφές σχέδιο από την αρχή, τα πράγματα μπορεί να φαίνονται κάπως αποδιοργανωμένα τώρα. Οι χρήστες συχνά αισθάνονται καταβεβλημένοι από το έργο της οργάνωσης των αρχείων τους, επομένως προτιμούν να το αναβάλλουν ξανά και ξανά. Πράγματι, η οργάνωση των αρχείων σας είναι μια χρονοβόρα εργασία, αλλά τα πλεονεκτήματα που προσφέρει αξίζουν τον κόπο.
Για να διευκολύνουμε την όλη διαδικασία για εσάς, δημιουργήσαμε αυτόν τον οδηγό. Θα μοιραστούμε μια σειρά από χρήσιμες συμβουλές και κόλπα που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα τα αρχεία σας στο MS Teams.
Βέλτιστες πρακτικές για την οργάνωση των αρχείων σας σε ομάδες MS
Επιλέξτε την κύρια υπηρεσία αποθήκευσης Cloud
Το Microsoft Teams χρησιμοποιεί διαφορετικές υπηρεσίες αποθήκευσης για την αποθήκευση των αρχείων και των εγγράφων σας. Από προεπιλογή, τα αρχεία σας αποθηκεύονται στο OneDrive και στο SharePoint. Τα αρχεία που μοιραστήκατε σε νήματα ομάδας αποθηκεύονται στο SharePoint. Όλα τα αρχεία που ανταλλάσσετε σε συνομιλίες αποθηκεύονται στο OneDrive.
Αλλά μπορείτε επίσης να προσθέσετε μη αυτόματα μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud με την οποία είστε ήδη εξοικειωμένοι. 
Συγχρονισμός αρχείων με το OneDrive
Προτείνουμε τη χρήση της υπηρεσίας αποθήκευσης cloud της Microsoft για την αποθήκευση αρχείων Teams. Και οι δύο υπηρεσίες έχουν αναπτυχθεί από τη Microsoft και δεν υπάρχουν προβλήματα ενοποίησης ή συμβατότητας μεταξύ τους.
Συγχρονίζοντας τα αρχεία του Teams με το OneDrive, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά απευθείας από την Εξερεύνηση αρχείων. Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται πλέον να ανοίγετε το Teams για να προβάλετε αυτά τα αρχεία.
Δημιουργία συγκεκριμένων φακέλων
Ανεξάρτητα από την υπηρεσία αποθήκευσης cloud που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση των αρχείων σας στο Teams, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε συγκεκριμένους φακέλους. Στη συνέχεια, προσθέστε όλα τα αρχεία σας στους κατάλληλους φακέλους. Το πιο σημαντικό είναι να αποφασίσετε για μια δομή και να την τηρήσετε.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν μεμονωμένο φάκελο για κάθε άτομο με το οποίο αλληλεπιδράτε συχνά. Και αποθηκεύστε τα αρχεία που λάβατε από αυτούς στον αντίστοιχο φάκελο. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιγραφικά ονόματα για τα αρχεία σας, όπως Αναφορές, Συμβάσεις, Εργασίες, Μάρκετινγκ, Οικονομικά, Παρουσιάσεις κ.λπ.
Μπορείτε επίσης να οργανώσετε τους φακέλους σας ανά έργο, πελάτη, ημερομηνία, προθεσμία κ.λπ.
Χρησιμοποιήστε Καθαρά και συγκεκριμένα ονόματα καναλιών
Όλα τα αρχεία που σχετίζονται με ομάδες αποθηκεύονται στο SharePoint. Κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα ομάδα στο Microsoft Teams, δημιουργείται αυτόματα μια νέα τοποθεσία ομάδας του SharePoint. Όταν δημιουργείτε ένα κανάλι, το SharePoint δημιουργεί αυτόματα μια νέα βιβλιοθήκη εγγράφων για αυτό το κανάλι.
Η βιβλιοθήκη έχει πάρει το όνομά της από το όνομα του καναλιού. Επομένως, φροντίστε να επιλέξετε συγκεκριμένα ονόματα καναλιών για να αποφύγετε την ασάφεια.
Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα αρχείων
Το Microsoft Teams διαθέτει μια σειρά από φίλτρα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταχωρίσετε τα αρχεία σας με συγκεκριμένη σειρά. Για παράδειγμα, μπορείτε να παραθέσετε τα αρχεία με χρονολογική σειρά. Ή μπορείτε να τα φιλτράρετε με το όνομα του ατόμου που τα τροποποίησε.
Καρφίτσωμα στην κορυφή
Μπορείτε επίσης να καρφιτσώσετε ένα αρχείο στο επάνω μέρος. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να επισημαίνετε αρχεία που είναι είτε πολύ σημαντικά είτε επείγοντα. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε ακριβώς πού να βρείτε αυτό το αρχείο.
Πρώτα, πρέπει να επισημάνετε το αρχείο και μετά να κάνετε κλικ στο Καρφιτσώστε στην κορυφή επιλογή.
Γρήγορες συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση των αρχείων σας
- Μην αποθηκεύετε τα αρχεία σας στην επιφάνεια εργασίας σας. Μια ακατάστατη επιφάνεια εργασίας φαίνεται μπερδεμένη και δημιουργεί οπτικό θόρυβο.
- Αποθηκεύστε τα αρχεία σας μόλις τα λάβετε. Μην περιμένετε μέχρι να λάβετε αρχεία 5o για να αρχίσετε να τα οργανώνετε. Τοποθετήστε τα στον σωστό φάκελο αμέσως αφού τα αποκτήσετε.
- Χρησιμοποιήστε σαφή και περιγραφικά ονόματα για τα αρχεία σας. Η χρήση γενικών ονομάτων όπως "Files", "Documents", "Stuff" δεν βοηθά καθόλου.
Ποιες συμβουλές και κόλπα χρησιμοποιείτε για να οργανώσετε τα αρχεία του Microsoft Teams; Μοιραστείτε τα στα σχόλια παρακάτω.