Ο πιο γρήγορος τρόπος για να κοινή χρήση αρχείων στο Microsoft Teams είναι μέσω της καρτέλας Αρχεία. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ανεβάσετε τα αρχεία σας και τα άλλα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση σε αυτά. Αλλά πώς ξέρετε εάν κάποιος έχει ανοίξει και προβάλει τα αρχεία που μοιραστήκατε στην ενότητα Αρχεία; Ας ανακαλύψουμε!
Μπορείτε να δείτε ποιος προέβαλε αρχεία σε ομάδες MS;
Ελέγξτε τις λεπτομέρειες αρχείου SharePoint
Ως γρήγορη υπενθύμιση, τα αρχεία της ομάδας σας αποθηκεύονται στην πραγματικότητα στο SharePoint. Για να ελέγξετε πόσα άτομα έχουν ανοίξει ένα συγκεκριμένο αρχείο, ανοίξτε τις λεπτομέρειες του αρχείου στο SharePoint.
- Πηγαίνετε στο δικό σας Κανάλι ομάδων.
- Κάνε κλικ στο Αρχεία αυτί.
- Κάντε κλικ στο Άνοιγμα στο SharePoint.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο SharePoint σε μια νέα καρτέλα προγράμματος περιήγησης.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ελέγξετε αλλά μην κάνετε κλικ στο όνομά του.
- Κάντε κλικ στο Εικονίδιο πληροφοριών για να ανοίξετε τα στοιχεία του αρχείου.
- Μπορείτε να δείτε πόσα άτομα άνοιξαν το μεμονωμένο αρχείο.
Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του οργανισμού σας, μπορείτε επίσης να δείτε ποιος άνοιξε συγκεκριμένα αρχεία. Εάν είστε κάτοχος ιστότοπου, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης σε επίπεδο οργανισμού για να ενημερώσετε τα άτομα που είδαν αρχεία ή σελίδες στον ιστότοπο. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.
- Μεταβείτε στην τοποθεσία σας στο SharePoint.
- Κάνε κλικ στο Ρυθμίσεις εικόνισμα.
- Επιλέγω Πληροφορίες τοποθεσίας.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προβολή όλων των ρυθμίσεων ιστότοπου.
- Κάτω από Ενέργειες ιστότοπου, κάντε κλικ στο Διαχείριση λειτουργιών ιστότοπου.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο SharePoint Viewers.
- Επιλέγω Θέτω εις ενέργειαν για να ενεργοποιήσετε την κάρτα αρχείου που εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τους θεατές και τις δραστηριότητες αρχείων.
Για να ανοίξετε την κάρτα αρχείου, μεταβείτε στο Βιβλιοθήκη εγγράφων, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα αρχείο ή κάντε κλικ στις τρεις τελείες. Η κάρτα αρχείου εμφανίζεται δίπλα στο αντίστοιχο αρχείο.
⇒ Σημείωση: Αφού ενεργοποιήσετε την επιλογή "SharePoint Viewers", ίσως χρειαστεί να περιμένετε 10 έως 30 λεπτά για να γίνουν διαθέσιμες οι κάρτες αρχείων.
Χρησιμοποιήστε την Αναφορά ψηφιακής δραστηριότητας από το Insights
Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Insights για να ελέγξετε εάν οι χρήστες έχουν ανοίξει ένα αρχείο ή όχι. Χρησιμοποιήστε το Αναφορά ψηφιακής δραστηριότητας εργαλείο για να ελέγξετε εάν οι χρήστες άνοιξαν και επεξεργάστηκαν ένα αρχείο, συμμετείχε σε συνάντηση, επισκέφτηκε ένα κανάλι και ούτω καθεξής.
Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να προσαρμόσετε τις αναφορές σας ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Φίλτρο μαθητή να περιορίσει τα δεδομένα σε μεμονωμένους μαθητές και συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Φίλτρο δραστηριότητας για προβολή δεδομένων που σχετίζονται με τη χρήση αρχείων, αναθέσεις, συναντήσεις και ούτω καθεξής. Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να εξάγετε δεδομένα από την Αναφορά ψηφιακής δραστηριότητας στο Excel.
Με την ευκαιρία, αν η εφαρμογή Insights δεν θα λειτουργήσει, φροντίστε να ενεργοποιήσετε την αναφορά αφοσίωσης και να ενημερώσετε τις ομάδες.
συμπέρασμα
Για να ελέγξετε ποιος άνοιξε ένα αρχείο στο Microsoft Teams, εγκαταστήστε την εφαρμογή Insights και χρησιμοποιήστε την Αναφορά ψηφιακής δραστηριότητας. Το εργαλείο μπορεί να ανακτήσει μια μεγάλη ποικιλία δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με το ποιος άνοιξε και επεξεργάστηκε συγκεκριμένα αρχεία. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις λεπτομέρειες του αρχείου στο SharePoint.
Βρήκατε άλλους τρόπους για να ελέγξετε ποιος προέβαλε τα αρχεία που μοιραστήκατε στο Microsoft Teams; Μοιραστείτε τις ιδέες σας στα σχόλια παρακάτω.