Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα την αλληλογραφία σας στο MacBook

Πολλοί από εμάς πιστεύουμε ότι η αρχειοθέτηση είναι ένα περιττό βήμα όταν πρόκειται για τα email μας. Οι περισσότεροι από τους συναδέλφους μας εδώ στο AppleToolBox δεν το κάνουν καν. Προτιμούν να αφήνουν τα εισερχόμενα email τους στα εισερχόμενά τους και να χρησιμοποιούν την ένδειξη "Επισήμανση ως αναγνωσμένα" και άλλες σημαίες για να υποδείξουν ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στα εισερχόμενα email. Η πιο συνηθισμένη απάντηση στη μη αρχειοθέτηση που έχουμε ακούσει είναι «Κρατάω τα email μου στα εισερχόμενά μου για να τα βρίσκω εύκολα».

Η αρχειοθέτηση email διευκολύνει τη διαχείριση του χρόνου σας, καθώς και την παροχή κάποιας δομής. Όταν αρχειοθετείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία έχετε τελειώσει, θα έχετε ένα καθαρό φάκελο εισερχομένων που περιέχει τα μηνύματα που αξίζουν την προσοχή σας. Χωρίς ακαταστασία! Όχι πια η απώλεια σημαντικών email. Σε αυτήν την ανάρτηση θα σας δείξουμε έναν οδηγό βήμα προς βήμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε το γραμματοκιβώτιο του αρχείου σας και επίσης να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα μηνύματά σας.

Βήμα 1. Ανοίξτε την εφαρμογή Mail και κάντε κλικ στο Γραμματοκιβώτιο > Νέο γραμματοκιβώτιο

Βήμα 2 Ορίστε ένα όνομα για το νέο γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε μια τοποθεσία από το αναπτυσσόμενο μενού. Σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε το "On my Mac" ως τοποθεσία και να το ονομάσετε κατάλληλα. Θα χρησιμοποιήσουμε το ATB_Archive ως όνομα φακέλου σε αυτό το παράδειγμα.

Βήμα – 3 Αφού το ρυθμίσετε, το γραμματοκιβώτιο είναι διαθέσιμο σε εσάς στην αριστερή πλευρά, όπως και οποιοδήποτε άλλο γραμματοκιβώτιο και μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε τα email σας με μη αυτόματο τρόπο μόλις τελειώσετε με αυτά.

Βήμα – 4 Τώρα έρχεται το διασκεδαστικό μέρος της αυτοματοποίησης της διαδικασίας αρχειοθέτησης χρησιμοποιώντας Κανόνες. Είναι πολύ απλό μόλις το καταφέρετε.

Βήμα – 5 Κάντε κλικ στο Mail > Προτιμήσεις. Κάντε κλικ στους Κανόνες και επιλέξτε Προσθήκη κανόνα

Βήμα –6 Προσδιορίστε το φάκελο γραμματοκιβωτίου σε αυτόν που δημιουργήσατε στο βήμα 2.

Βήμα – 6 Ονομάστε τον κανόνα στο πλαίσιο περιγραφής και προσθέστε συνθήκες. Μπορείτε να προσθέσετε συνθήκες όπως email παλαιότερα των δύο εβδομάδων. Πατήστε το κουμπί + για να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες. Μπορείτε να γίνετε αρκετά συγκεκριμένοι εδώ, όπως "Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα x ή τον αποστολέα y" δεν αρχειοθετούνται. Αποθηκεύστε τους κανόνες σας.

Βήμα – 7 Δοκιμάστε το και τελειώσατε. Μόλις τα email στα εισερχόμενά σας πληρούν τους κανόνες που έχετε ορίσει, η αλληλογραφία σας θα τα μετακινήσει αυτόματα από τα εισερχόμενά σας στον τοπικό φάκελο αρχειοθέτησης που έχετε ρυθμίσει.

Μερικές φορές, είναι τα απλά πράγματα που μας κάνουν πιο παραγωγικούς. Αν έχετε ανοίξει ποτέ τα εισερχόμενά σας και νιώσατε ότι χρειάζεστε ένα ποτό, δεν είστε μόνοι. Δοκιμάστε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης και ελέγξτε την μόνοι σας!

Καλωσορίσατε στις ημέρες εισερχομένων χωρίς ακαταστασία!