Πώς να στείλετε αυτόματες απαντήσεις στο Outlook με λογαριασμούς POP3/IMAP.

Εάν έχετε δημιουργήσει έναν λογαριασμό POP3 ή IMAP στο Outlook και θέλετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις στα μηνύματα που λαμβάνετε, συνεχίστε να διαβάζετε παρακάτω.

Εάν πηγαίνετε διακοπές ή δεν θα μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καλό είναι να ορίσετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης στο Outlook. Οι "Αυτόματες απαντήσεις", γνωστές και ως "Μηνύματα εκτός γραφείου", είναι αυτόματες απαντήσεις μέσω email που αποστέλλονται σε άτομα που επικοινωνούν μαζί σας όταν λείπετε από την εργασία σας.

Με το Microsoft Outlook μπορείτε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις με όποιον τύπο λογαριασμού email χρησιμοποιείτε (Exchange, Microsoft 365, POP3 ή IMAP), αλλά σε αυτόν τον οδηγό θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3/IMAP λογαριασμός.

* Σημείωση: Εάν διαθέτετε λογαριασμό Microsoft365/Office365/Exchange, διαβάστε τις οδηγίες σε αυτό το άρθρο: Πώς να στείλετε αυτόματες απαντήσεις στο Outlook με έναν λογαριασμό Office365/Exchange.

Πώς να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου με λογαριασμό IMAP ή POP3 στο Outlook

Η ρύθμιση ενός μηνύματος αυτόματης απάντησης στο Microsoft Outlook για λογαριασμούς POP3.IMAP μπορεί να γίνει με τα ακόλουθα βήματα:

Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα πρότυπο μηνύματος αυτόματης απάντησης.

Το πρώτο βήμα για τη ρύθμιση ενός μηνύματος αυτόματης απάντησης στο Outlook είναι να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος με την απάντηση που θα σταλεί αυτόματα σε άτομα που σας στέλνουν email.

1. Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί στο Σπίτι αυτί.

2. Εισάγετε το Θέμα του email. (π.χ. "Εκτός γραφείου" ή "Σε διακοπές").

3. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντησή σας.

4α. Αφού πληκτρολογήσετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και επιλέξτε Αποθήκευση ως από την αριστερή πλαϊνή μπάρα.

4β. Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε Πρότυπο του Outlook (*.oft) από το Αποθήκευση ως τύπος πτυσώμενο μενού.

4γ. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το μήνυμα προτύπου στο Ονομα αρχείου πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

5. Κλείστε το παράθυρο μηνύματος "νέα αλληλογραφία".

Βήμα 2. Ρυθμίστε τον κανόνα του μηνύματος αυτόματης απάντησης.

Στη συνέχεια, πρέπει να διαμορφώσετε έναν κανόνα στο Outlook για την αποστολή του μηνύματος απάντησης εκτός γραφείου.

1. Στο Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στο Κανόνες μενού και μετά επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

2. Στο παράθυρο "Κανόνες και ειδοποιήσεις": εάν έχετε ρυθμίσει περισσότερους από έναν λογαριασμούς στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει σωστό λογαριασμό email για το μήνυμα αυτόματης απάντησης στην ενότητα "Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν τον φάκελο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ο Νέος Κανόνας κουμπί.

3. Στο πρώτο βήμα του "Οδηγού κανόνων", επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω στην ενότητα "Έναρξη από έναν κενό κανόνα" και κάντε κλικ Επόμενο.

4. Στο επόμενο βήμα του οδηγού, καθορίστε τις συνθήκες του δημιουργημένου κανόνα αυτόματης απάντησης και κάντε κλικ Επόμενο.

Για παράδειγμα: Εάν ορίσετε μια αυτόματη απάντηση για όλα τα μηνύματα "λήφθηκαν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα" & "όπου το όνομά σας βρίσκεται στο πλαίσιο Προς ή Κοιν."*, επιλέξτε τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου.

* Σημειώσεις:
1. Εάν ρυθμίζετε μια αυτόματη απόκριση για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, αφήστε το πλαίσιο "όπου το όνομά σας είναι στο Προς ή Κοιν." μη επιλεγμένο.

2. Εάν θέλετε το μήνυμα αυτόματης απάντησης να σταλεί σε συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών (και όχι αμέσως), κάντε κλικ στο σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα υπογράμμισε τον σύνδεσμο και επεξεργαστείτε το εύρος ημερομηνιών.

5α. Στο επόμενο βήμα, ελέγξτε το απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ένα συγκεκριμένο πρότυπο Σύνδεσμος.

5β. Δίπλα στο "Look In", επιλέξτε το "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων"επιλογή.

5γ. Τώρα, επιλέξτε το πρότυπο μηνύματος που δημιουργήσατε στο Βήμα-1 και κάντε κλικ Ανοιξε.

5δ. Στη συνέχεια κάντε κλικ Επόμενο.

6. Στις επιλογές "Εξαιρέσεις" καθορίστε τυχόν εξαιρέσεις που θέλετε για το μήνυμα αυτόματης απάντησης και κάντε κλικ Επόμενο. *

* Σημείωση: Αυτό είναι ένα προαιρετικό βήμα και μπορείτε να το παραλείψετε εάν δεν θέλετε να προσθέσετε εξαιρέσεις.

7. Στο παράθυρο «Τέλος ρύθμισης κανόνων», κάντε τα εξής και μετά κάντε κλικ Φινίρισμα:

• Στο Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης (π.χ. "Μήνυμα στις διακοπές").
• Στο Βήμα 2: Ρύθμιση επιλογών κανόνων, επιλέγω Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα, για να ενεργοποιήσετε αμέσως τον κανόνα αυτόματης απάντησης εάν θέλετε.

8. Τέλος, κάντε κλικ Ισχύουν και μετά Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.

9. Το Outlook θα αρχίσει τώρα να στέλνει αυτόματες απαντήσεις στα εισερχόμενα email σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχετε ορίσει. Φυσικά, ο υπολογιστής σας πρέπει να παραμείνει ενεργοποιημένος και το Outlook πρέπει να παραμείνει ανοιχτό για να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις.

Πώς να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook για λογαριασμούς IMAP/POP3.

Εάν δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις, μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στο Κανόνες κουμπί στην ομάδα Μετακίνηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

2. Στη λίστα Κανόνων, διαγραφή/αποεπιλογή το πλαίσιο ελέγχου για τον κανόνα αυτόματης απάντησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ισχύουν και Εντάξει.

Αυτό είναι! Πείτε μου αν αυτός ο οδηγός σας βοήθησε αφήνοντας το σχόλιό σας σχετικά με την εμπειρία σας. Κάντε like και κοινοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να βοηθήσετε άλλους.