Πώς να αρχειοθετήσετε και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email στο Mac σας

Σε κανέναν δεν αρέσει τα ακατάστατα εισερχόμενα. Αλλά δεν χρειάζεται να κρατάτε παλιά email στα εισερχόμενά σας μόνο και μόνο επειδή φοβάστε να τα διαγράψετε. Η εφαρμογή Mail στο Mac σας—όπως οι περισσότερες δημοφιλείς εφαρμογές email—σας επιτρέπει να αρχειοθετείτε τα email σας, για να τα κρύβετε από τα εισερχόμενά σας χωρίς να τα χάσετε για πάντα.

Εάν τα εισερχόμενά σας χρειάζονται έναν ανοιξιάτικο καθαρισμό και ανησυχείτε μήπως διαγράψετε κάτι σημαντικό, μάθετε πώς να αρχειοθετήσετε τα email σας παρακάτω. Θα σας δείξουμε επίσης πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των email τοπικά, ώστε να μην τα χάσετε ακόμα κι αν διαγράψετε τον λογαριασμό email σας.

Σχετίζεται με:

• Η αλληλογραφία δεν λειτουργεί στο macOS Catalina, πώς να το διορθώσετε
• Η εφαρμογή αλληλογραφίας γίνεται πάντα λήψη σε Mac; Πώς να φτιάξεις
• Πού αποθηκεύονται τα αρχειοθετημένα μηνύματα στην αλληλογραφία στο macOS;
• 21 Συμβουλές και κόλπα Apple Mail που μπορεί να μην γνωρίζετε για iOS και macOS

Τι σημαίνει η αρχειοθέτηση στην εφαρμογή αλληλογραφίας;

Όλοι γνωρίζουμε τι συμβαίνει όταν διαγράφετε ένα email: αυτό το μήνυμα μετακινείται στον φάκελο απορριμμάτων πριν εξαφανιστεί για πάντα λίγο αργότερα.

Αντίθετα, όταν αρχειοθετείτε ένα email στο Mac σας, μετακινείται σε ξεχωριστό φάκελο αλλά δεν διαγράφεται ποτέ. Μπορείτε να προβάλετε όλα τα αρχειοθετημένα email σας ανά πάσα στιγμή κάνοντας περιήγηση στον φάκελο αρχειοθέτησης. Παραμένουν σε αυτόν τον φάκελο μέχρι να επιλέξετε να τα διαγράψετε.

Ακόμα πιο βολικά, μπορείτε αναζητήστε μηνύματα στην εφαρμογή Mail και αναζητά αυτόματα τα αρχειοθετημένα email σας καθώς και τα εισερχόμενά σας.

Σκεφτείτε να αρχειοθετήσετε ένα email σαν να το αποθηκεύσετε σε ντουλάπι αρχειοθέτησης. Δεν χρειάζεται ποτέ να το ξανακοιτάξετε, αλλά ξέρετε ότι το έχετε αν το χρειάζεστε.

Είναι καλή ιδέα να αρχειοθετήσετε τιμολόγια, επιβεβαιώσεις κρατήσεων, email υποστήριξης πελατών και οποιαδήποτε άλλα επίσημα έγγραφα που ίσως χρειαστεί να ανατρέξετε ξανά στο μέλλον.

Πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή αλληλογραφίας

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή macOS Mail είναι εύκολη. Απλώς επιλέξτε ένα email στα εισερχόμενά σας και κάντε κλικ στο Αρχείο εικονίδιο πάνω από την προεπισκόπηση μηνύματος, μοιάζει με κουτί αποθήκευσης.

Εάν το Mac σας έχει μια γραμμή αφής πάνω από το πληκτρολόγιο, μπορείτε επίσης να πατήσετε το Αρχείο εικονίδιο που εμφανίζεται στη γραμμή αφής όταν επιλέγετε ένα email.

Εναλλακτικά, κάντε control-κλικ σε ένα email και επιλέξτε Αρχείο από το αναδυόμενο μενού.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα email και να μεταβείτε στο Μήνυμα > Αρχείο από τη γραμμή μενού.

Ή, για τους δυναμικούς χρήστες εκεί έξω, επιλέξτε ένα email και πατήστε Ctrl + Cmd + A για να το αρχειοθετήσετε αμέσως.

Αρχειοθέτηση μηνυμάτων από προεπιλογή

Εάν θέλετε να περάσετε με το δάχτυλό σας τα μηνύματα για να τα αρχειοθετήσετε, πρέπει να το ορίσετε ως την προεπιλεγμένη ενέργεια για την απόρριψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε το Ταχυδρομείο εφαρμογή και μεταβείτε στο Mail > Προτιμήσεις από τη γραμμή μενού. μεταβείτε στο Προβολή καρτέλα και μετά ορίστε το Μετακίνηση απορριφθέντων μηνυμάτων γραμμή προς Αρχείο.

Τώρα μπορείτε να σύρετε προς τα αριστερά με δύο δάχτυλα στα email για να τα αρχειοθετήσετε γρήγορα.

Η ρύθμιση του Archive ως προεπιλεγμένης ενέργειας σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από μια ειδοποίηση στο Mac σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ Επιλογές > Αρχειοθέτηση όταν εμφανίζεται μια ειδοποίηση αλληλογραφίας στην επάνω δεξιά γωνία.

Εάν δεν βλέπετε αυτήν την επιλογή, μεταβείτε στο Προτιμήσεις συστήματος > Ειδοποιήσεις και βεβαιωθείτε Ειδοποιήσεις είναι ενεργοποιημένα για Ταχυδρομείο.

Πώς να βρείτε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή αλληλογραφίας

Το κύριο πλεονέκτημα της αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντί της διαγραφής τους, είναι ότι είναι εύκολο να τα βρείτε αν τα χρειαστείτε ποτέ στο μέλλον. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να βρείτε αρχειοθετημένα email στο Mac σας αν τα χρειάζεσαι.

Όταν αρχειοθετείτε ένα email στο macOS, η εφαρμογή Mail δημιουργεί έναν φάκελο Αρχειοθετημένο στο λογαριασμό email σας. Κάθε άλλο email που επιλέγετε να αρχειοθετήσετε από αυτόν τον λογαριασμό πηγαίνει επίσης σε αυτόν τον φάκελο.

Το Mail δημιουργεί ξεχωριστούς φακέλους Αρχειοθέτησης για κάθε έναν από τους λογαριασμούς email σας. Αλλά μπορείτε επίσης να προβάλετε όλα τα αρχειοθετημένα email σας από κάθε λογαριασμό ταυτόχρονα στο φάκελο Όλα τα αρχεία.

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να βρείτε ένα αρχειοθετημένο email είναι να το αναζητήσετε χρησιμοποιώντας το μεγεθυντικός φακός εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής Mail.

Η λίστα των αποτελεσμάτων δείχνει πού βρίσκεται κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περιλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους φακέλους του Αρχείου σας, εάν κάποιο από αυτά ταιριάζει με τους όρους αναζήτησης.

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε τους φακέλους Αρχειοθέτηση στην πλαϊνή γραμμή σας και να πραγματοποιήσετε κύλιση μεταξύ τους με μη αυτόματο τρόπο για να βρείτε ένα email.

Εάν δεν μπορείτε να δείτε έναν φάκελο Αρχειοθέτησης στην πλαϊνή γραμμή, κάντε κλικ στο Προσθήκη κουμπί δίπλα Αγαπημένα. Στη συνέχεια, επιλέξτε να προσθέσετε Όλα τα αρχεία από τη λίστα γραμματοκιβωτίων στο αναπτυσσόμενο μενού και κάντε κλικ Εντάξει.

Τώρα κάντε κλικ Όλα τα αρχεία στην πλαϊνή γραμμή για να δείτε όλα τα αρχειοθετημένα email σας.

Εάν δεν βλέπετε καθόλου την πλαϊνή γραμμή, πατήστε Shift + Cmd + M να το αποκαλύψει.

Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email σας σε Mac

Όταν χρησιμοποιείτε το Mail για την αρχειοθέτηση email στο Mac σας, αυτά τα email εξακολουθούν να αποθηκεύονται στους διακομιστές του παρόχου email σας. Αυτό σημαίνει ότι θα χάσετε όλα τα αρχειοθετημένα email σας εάν διαγράψετε τον λογαριασμό email σας ή ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας.

Φυσικά, αυτό δεν συμβαίνει πολύ συχνά. Αλλά αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε ποτέ τα αρχειοθετημένα email σας, θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας τους.

Αυτό είναι εύκολο να το κάνετε εξάγοντας το γραμματοκιβώτιο Αρχειοθέτησης από την εφαρμογή Mail.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε Ταχυδρομείο και κάντε control-κλικ στο Αρχείο ή Όλα τα αρχεία γραμματοκιβώτιο στην πλαϊνή γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε να Εξαγωγή γραμματοκιβωτίου.

Επιλέξτε έναν προορισμό στον οποίο θα αποθηκεύσετε τα εξαχθέντα email αρχειοθέτησής σας. Ανάλογα με το πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε αρχειοθετήσει όλα αυτά τα χρόνια—και πόσα μεγάλα συνημμένα υπάρχουν—το γραμματοκιβώτιό σας που εξάγεται μπορεί να καταλαμβάνει πολύ χώρο στο Mac σας.

Η εξαγωγή ενός γραμματοκιβωτίου με αυτόν τον τρόπο δεν διαγράφει κανένα μήνυμα από τον λογαριασμό email σας, δημιουργεί μόνο ένα τοπικό αντίγραφο αυτών των email στο Mac σας.

Θα πρέπει να εξάγετε τακτικά το γραμματοκιβώτιό σας για να διατηρείτε ένα ενημερωμένο αντίγραφο ασφαλείας των αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Μάθετε ακόμα περισσότερες συμβουλές για τη χρήση αλληλογραφίας σε Mac

Η αρχειοθέτηση email στο Mac σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφορτίσετε τα εισερχόμενα αλληλογραφίας σας χωρίς να χάσετε την πρόσβαση σε σημαντικά μηνύματα. Ωστόσο, η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μόνο ένας τρόπος για να βελτιώσετε τον τρόπο που χρησιμοποιείτε το Mail στο Mac σας.

Δείτε τη λίστα μας με Συμβουλές και κόλπα αλληλογραφίας για να μάθετε περισσότερα χρήσιμα πράγματα, όπως πώς να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων, να μειώσετε τον αριθμό των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε ή να εισαγάγετε έξυπνους κανόνες για να οργανώσετε το γραμματοκιβώτιό σας.