Παρακολουθήστε και ταξινομήστε τα αναπάντητα email στο Mac σας και αυξήστε την παραγωγικότητα

Εάν όχι μόνο λαμβάνετε τόνους email κάθε μέρα, αλλά απαντάτε, προωθείτε και στέλνετε ακόμα περισσότερα, τότε πραγματικά μπορεί να είναι δύσκολο να συμβαδίσετε. Εμπνευσμένο από α συζήτηση στο φόρουμ υποστήριξης της Apple, αποφασίσαμε να βοηθήσουμε όσους βρίσκονται σε αυτήν την κατάσταση.

Παρακολουθώντας τα email που πρέπει ακόμα να απαντήσετε και έχοντας τη δυνατότητα να τα ταξινομήσετε εύκολα, μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας διπλά. Και με την ευελιξία που θα σας δείξουμε, μπορείτε να βρείτε γρήγορα τα email που περιμένουν τις απαντήσεις σας.

Σχετίζεται με:

• 21 συμβουλές και κόλπα της Apple Mail που ίσως δεν γνωρίζατε για το iOS και το macOS
• Πώς να προσθέσετε και να χρησιμοποιήσετε αγαπημένα emoji και σύμβολα στο Mail στο Mac
• Όλα τα νέα στο Mail για το macOS Catalina

Δημιουργήστε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο

Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια είναι εύχρηστα εργαλεία για αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων. Ενώ τα email παραμένουν στην αρχική τους θέση, εμφανίζονται επίσης σε ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας κριτήρια. σαν τους κανόνες αλληλογραφίας.

Για να δείτε ποια email δεν έχετε απαντήσει, όλα σε ένα σημείο, δείτε πώς να ρυθμίσετε αυτό το Έξυπνο γραμματοκιβώτιο στην εφαρμογή Mail στο Mac σας.

1. Κάντε κλικ Γραμματοκιβώτιο > Νέο Έξυπνο Γραμματοκιβώτιο από τη γραμμή μενού.
2. Στο αναδυόμενο παράθυρο, ονομάστε το γραμματοκιβώτιό σας με κάτι σαν "Απάντητα email" ή οτιδήποτε άλλο σας αρέσει.
3. Για το Περιέχει μηνύματα που ταιριάζουν με [οποιαδήποτε/όλες] από τις παρακάτω συνθήκες, διάλεξε όλα.
4. Στην ενότητα κριτήρια, κάντε κλικ στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και επιλέξτε Το μήνυμα δεν απαντήθηκε.
5. Επισημάνετε προαιρετικά τα πλαίσια για Συμπεριλάβετε μηνύματα από τον Κάδο απορριμμάτων και από Απεσταλμένο.
6. Κάντε κλικ Εντάξει.

Μπορείτε να το δοκιμάσετε αν θέλετε. Στείλτε στον εαυτό σας ένα email και θα εμφανιστεί στο νέο σας Smart Mailbox. Απαντήστε σε αυτό και θα πρέπει να εξαφανιστεί από αυτό το γραμματοκιβώτιο. (Μπορεί να χρειαστεί να του δώσετε μερικά δευτερόλεπτα για να εξαφανιστεί.)

Ταξινόμηση email στο Smart Mailbox σας

Τα Έξυπνα γραμματοκιβώτια λειτουργούν ακριβώς όπως τα άλλα που χρησιμοποιείτε στην εφαρμογή Mail. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε την κλασική διάταξη για την αλληλογραφία, μπορείτε να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας τις στήλες. Αυτό καθιστά εύκολη την ταξινόμηση κάνοντας κλικ στο Ημερομηνία παραλαβής κεφαλίδα και να δείτε τα πιο πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κορυφή.

Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη διάταξη στην εφαρμογή Mail, μπορείτε ακόμα να ταξινομήσετε γρήγορα χρησιμοποιώντας μερικές μεθόδους.

Πρώτα και πιο εύκολα, κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης για τη λίστα μηνυμάτων σας και επιλέξτε Ημερομηνία και Το πιο πρόσφατο μήνυμα στην κορυφή. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ Θέα > Ταξινόμηση κατά και επιλέξτε Ημερομηνία και Το πιο πρόσφατο μήνυμα στην κορυφή από εκεί.

Επεξεργαστείτε το Smart Mailbox σας

Μια ακόμη συμβουλή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με το Smart Mailbox που δημιουργείτε είναι να το κάνετε ακόμα πιο έξυπνο! Ίσως θα θέλατε να δείτε όλα αυτά τα αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σήμερα, χθες ή αυτήν την εβδομάδα. Χρειάζεται μόνο ένα λεπτό για να επεξεργαστείτε το Smart Mailbox σας.

1. Επιλέξτε το Smart Mailbox και κάντε κλικ Γραμματοκιβώτιο > Επεξεργασία Smart Mailbox από τη γραμμή μενού ή κάντε δεξί κλικ το και διάλεξε Επεξεργασία Smart Mailbox από το μενού περιβάλλοντος.
2. Στο πλαίσιο κριτηρίων, κάντε κλικ στο κουμπί συν μέχρι τα δεξιά για να προσθέσετε ένα άλλο φίλτρο.
3. Για το πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, επιλέξτε Ημερομηνία παραλαβής και για το δεύτερο, επιλέξτε το ημερομηνία ή εύρος θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε από επιλογές όπως σήμερα ή αυτήν την εβδομάδα, είναι ακριβώς ή είναι μεταξύ και είναι πριν από την ημερομηνία ή είναι μετά την ημερομηνία. Αυτές οι επιλογές σας δίνουν μεγάλη ευελιξία.
4. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ Εντάξει.

Όπως όταν δημιουργείτε αρχικά το Έξυπνο γραμματοκιβώτιο με τα παραπάνω βήματα, μπορείτε να εκτελέσετε μια γρήγορη δοκιμή.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ή να επεξεργαστείτε Έξυπνα γραμματοκιβώτια για να συμπεριλάβετε όλα τα είδη κριτηρίων όπως αυτό. Επομένως, εάν έχετε την ευκαιρία, κοιτάξτε τις επιλογές σε περίπτωση που δείτε πρόσθετα φίλτρα που πρέπει να συμπεριλάβετε. Και αν είναι δυνατόν, εκτελέστε μια δοκιμή και ταιριάξτε αυτά τα κριτήρια για να δείτε αν όλα λειτουργούν όπως περιμένετε.

Είστε έτοιμοι να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας;

Το να αφήνετε αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα έπρεπε μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα, ειδικά για τη δουλειά σας. Επομένως, εάν βρίσκετε αυτό το σεμινάριο χρήσιμο και κάτι που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε, ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω!