Όταν εργάζεστε σε ένα έγγραφο με μια ομάδα, αυτό το αρχείο θα περάσει από διάφορα προσχέδια. Τι θα γινόταν όμως αν σας άρεσε ένα προηγούμενο προσχέδιο; Εάν μόλις αντικαταστήσατε το παλιό κείμενο με νέο κείμενο και δεν αποθηκεύσατε ένα προσχέδιο της συγκεκριμένης έκδοσης, μπορείτε να το θεωρήσετε χαμένο. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι, χάρη στα Έγγραφα Google.
Μία από τις πολλές χρήσιμες επιλογές που έχουν τα Έγγραφα Google είναι η προβολή των διαφορετικών εκδόσεων του εγγράφου s. Με αυτόν τον τρόπο, αν εξακολουθείτε να σας αρέσει ο τρόπος με τον οποίο δημιουργήθηκε ένα προηγούμενο προσχέδιο, μπορείτε να το ανακτήσετε. Ακολουθούν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δείτε διαφορετικές εκδόσεις του αρχείου σας στα Έγγραφα Google.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία πρότασης για να δείτε αλλαγές
Με τη λειτουργία πρότασης, μπορείτε να δείτε όλες τις αλλαγές που έχει κάνει η ομάδα σας σε διαφορετικό χρώμα, ώστε να μπορείτε να διακρίνετε πιο εύκολα τη διαφορά. Θα δείτε επίσης μια συνοπτική έκδοση των τροποποιήσεων στο πλάι και μπορείτε είτε να αποδεχτείτε είτε να απορρίψετε μια προτεινόμενη αλλαγή.
Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι επάνω δεξιά και επιλέξτε την επιλογή Πρόταση.
Μόλις κάνετε αυτήν την επιλογή, θα δείτε ένα σύντομο μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι η επιλογή πρότασης έχει ενεργοποιηθεί. Εάν θέλετε να μεταβείτε σε άλλη επιλογή, κάντε κλικ στο πράσινο μολύβι. Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό, προτείνετε. Όλο το κείμενο που προσθέτετε δεν θα αλλάξει την αρχική έκδοση. Εάν θέλετε να αλλάξετε ποτέ μια πρόταση, απλώς κάντε κλικ και ο κέρσορας θα αρχίσει να αναβοσβήνει.
Πώς να ελέγξετε την πρόταση επεξεργασίας στα Έγγραφα Google
Όταν έρθει το τέλος της ημέρας, ήρθε η ώρα να αναθεωρήσετε αυτές τις προτάσεις. Κάνε κλικ στο Καρτέλα Εργαλεία στην κορυφή και κάντε κλικ στο Ελέγξτε τις προτάσεις. Θα δείτε επιλογές για αποδοχή ή απόρριψη των προτάσεων. Δεν θα δείτε μια λίστα προτάσεων εκεί. Τα Έγγραφα Google θα τονίσουν απευθείας στο έγγραφο όπου βρίσκεται η πρόταση.
Μπορείτε να μετακινηθείτε στην προτεινόμενη τροποποίηση κάνοντας κλικ στα βέλη πάνω και κάτω. Θα ξέρετε ότι είστε, αφού τα Έγγραφα Google θα τονίσουν αυτό στο οποίο βρίσκεστε. Επιλέγοντας Προεπισκόπηση Αποδοχή όλων, θα δείτε όλες τις προτεινόμενες τροποποιήσεις στο έγγραφο και το μόνο που έχετε να κάνετε για να τις αποδεχτείτε όλες είναι να κάνετε κλικ στο μεγάλο μπλε κουμπί Αποδοχή όλων.
Όταν επιλέγετε την επιλογή Προεπισκόπηση Άρνηση όλων, όλες οι προτάσεις θα εξαφανιστούν από το έγγραφο. Για να ολοκληρώσετε, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Απόρριψη όλων. Εάν έχετε ήδη αποδεχτεί ή απορρίψει τις προτάσεις αλλά μετανιώσατε που το κάνατε, μπορείτε να επιστρέψετε κάνοντας κλικ στο πίσω βέλος για να κάνετε νέες αλλαγές.
Ιστορικό έκδοσης
Μπορείτε επίσης να δείτε διαφορετικές εκδόσεις του αρχείου σας μεταβαίνοντας στη διεύθυνση:
- Αρχείο
- Ιστορικό έκδοσης
- Δείτε το Ιστορικό εκδόσεων
Στα δεξιά, θα δείτε όλες τις διαφορετικές εκδόσεις του αρχείου. Κάντε κλικ στις τελείες και μπορείτε να ονομάσετε τη συγκεκριμένη έκδοση ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφό της. Θα δείτε επίσης πράγματα όπως η τελευταία ημερομηνία και ώρα επεξεργασίας. Εδώ θα βρείτε την επιλογή επαναφοράς αυτής της έκδοσης, αλλά θα τη δείτε και σε ένα μεγάλο μπλε κουμπί στο επάνω μέρος.
Θα δείτε επίσης τα ονόματα όλων εκείνων που επεξεργάστηκαν το αρχείο σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Ενεργοποιώντας το Μόνο εμφάνιση ονομασμένων εκδόσεων, μπορείτε να βρείτε γρήγορα τις εκδόσεις που έχετε ονομάσει. Όλα τα άλλα θα αφαιρεθούν αλλά δεν θα διαγραφούν.
Για να κάνετε ένα σχόλιο σε μια πρόταση που έχετε κάνει, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να σχολιάσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Σχόλιο. Θα είναι το τελευταίο στη λίστα. Προς το κάντε αλλαγές στο σχόλιό σας, κάντε κλικ στις τελείες στα δεξιά και επιλέξτε Επεξεργασία. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε αυτό το σχόλιο και να το διαγράψετε εάν αλλάξετε γνώμη όσο βρίσκεστε εκεί.
Για να απαντήσετε σε ένα σχόλιο ενός συμπαίκτη, κάντε κλικ στο σχόλιο. Εισαγάγετε το κείμενό σας και κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση ή Επίλυση. Όταν είστε έτοιμοι να κάνετε λήψη του αρχείου σας μεταβαίνοντας στο Αρχείο > Λήψη, μπορείτε να επιλέξετε από μια μεγάλη ποικιλία μορφών.
Μπορείτε να επιλέξετε από:
- Λέξη
- Μορφή OpenDocument
- Μορφή κειμένου Rick
- Απλό κείμενο
- ιστοσελίδα
- EPUB
Android
Για να κάνετε τα προαναφερθέντα, αλλά στη συσκευή σας Android, θα χρειαστεί πρόσβαση σε διαφορετικές επιλογές. Για να προτείνετε μια επεξεργασία και να δείτε τις δύο εκδόσεις, πατήστε στο μολύβι κάτω δεξιά, αλλά πριν ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε, πατήστε στις κουκκίδες επάνω δεξιά και επιλέξτε το Προτείνετε αλλαγές επιλογή.
Όπως και στην επιφάνεια εργασίας, όλα όσα προτείνετε θα είναι σε διαφορετικό χρώμα.
Πώς να σχολιάσετε ένα αρχείο Εγγράφων Google – Android
Αν έχεις κάτι να πεις, πες το. Μπορείτε να σχολιάσετε το αρχείο των Εγγράφων Google στη συσκευή σας Android πατώντας παρατεταμένα n τη λέξη ή τη φράση που θέλετε να σχολιάσετε, ακολουθούμενη από τις τελείες. Θα πρέπει τώρα να δείτε την επιλογή προσθήκης σχολίου.
Θα ξέρετε πού βρίσκεται το σχόλιό σας αφού θα τονιστεί. Προς το δείτε το σχόλιό σας και άλλα, πατήστε πάνω του. Επιλέξτε Προβολή σχολίου και θα δείτε τι πληκτρολογήσατε. Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να λάβετε έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης για το σχόλιο πατώντας στις τελείες. Εάν το ζήτημα πίσω από το σχόλιο έχει αντιμετωπιστεί, μπορείτε να πατήσετε την επιλογή Επίλυση για να το εξαφανίσετε.
Εάν πατήσατε κατά λάθος την επιλογή επίλυσης, θα δείτε (για λίγα δευτερόλεπτα) την επιλογή αναίρεσης. Πατήστε πάνω του για να ανοίξετε ξανά το σχόλιο. Θα πρέπει να δείτε ένα μήνυμα κοντά στο σχόλιο ότι το έχετε ανοίξει από εσάς. Για να δείτε άλλα σχόλια, πατήστε στα βέλη για να πάτε εμπρός και πίσω.
Βεβαιωθείτε ότι είστε σίγουροι για την πρόταση που θα κάνετε, καθώς ο συγγραφέας ή οι συγγραφείς θα λαμβάνουν μια ειδοποίηση μέσω email για κάθε πρόταση. Ακόμα κι αν αλλάξεις γνώμη, πάλι το καταλαβαίνουν. Εάν είστε ο συγγραφέας και δεν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση για κάθε μικρή πρόταση, μπορείτε να την απενεργοποιήσετε μεταβαίνοντας στη ρύθμιση του Google Drive από:
- Μετάβαση στις Ρυθμίσεις
- Ειδοποιήσεις
- Καταργώντας την επιλογή του πλαισίου και για τις δύο επιλογές
Πώς να μοιραστείτε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google
Νομίζατε ότι είχατε τα πάντα για την επεξεργασία του εγγράφου και θυμηθείτε ότι ξεχάσατε να προσθέσετε κάποιον. Για να μοιραστείτε το αρχείο σας στα Έγγραφα Google, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Κοινή χρήση επάνω δεξιά.
Κάντε κλικ εκεί που λέει Προσθήκη ατόμων και ομάδων και προσθέστε την επαφή σας. Θυμηθείτε να δώσετε δικαιώματα επεξεργασίας σε αυτήν την επαφή κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την επιλογή επεξεργασίας.
Πώς να αλλάξετε τα δικαιώματα επεξεργασίας στα Έγγραφα Google
Εάν κάποιος έχει κερδίσει την κατάργηση από ένα έγγραφο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης. Κάτω από την επιλογή προσθήκης κάποιου, θα δείτε όλους τους χρήστες που έχετε ήδη προσθέσει.
Στα δεξιά, θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού όπου μπορείτε να επιλέξετε μια άλλη επιλογή.
Θα έχετε επίσης την επιλογή ενός συνδέσμου όπου οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο ή μόνο άτομα που έχετε προσθέσει. Θα δείτε επιλογές για να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση ή να αντιγράψετε τον σύνδεσμο για κοινή χρήση. Κάνοντας κλικ στον οδοντωτό τροχό, μπορείτε να αλλάξετε ρυθμίσεις όπως:
- Οι συντάκτες μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα και να μοιραστούν.
- Οι θεατές και οι σχολιαστές μπορούν να δουν την επιλογή λήψης, εκτύπωσης και αντιγραφής.
συμπέρασμα
Βλέποντας τις αλλαγές, το αρχείο περνά, μπορείτε να δείτε αν οι αλλαγές βελτίωσαν το έγγραφο. Τα σχόλια μπορεί επίσης να είναι εποικοδομητικά για τη βελτίωση ενός αρχείου και τώρα γνωρίζετε πώς μπορείτε να τα προσθέσετε ή να τα τροποποιήσετε. Εργάζεστε συχνά με άλλους σε έγγραφα στα Έγγραφα Google ή σπάνια; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα παρακάτω σχόλια και μην ξεχάσετε να μοιραστείτε το άρθρο με άλλους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.