Con tanta información digital entrando y saliendo de sus dispositivos, administrar archivos electrónicos puede ser una tarea ardua. Estos archivos se mueven de un lugar a otro sin parar y, a menudo, con prisa. Es bueno que la tecnología se haya puesto al día con estos problemas.
Organización de archivos 101
La tecnología hace que el intercambio, el almacenamiento y la recuperación sean eficientes y menos complicados. Ahora es posible el acceso sin problemas a los archivos necesarios. Este artículo discutirá algunos consejos esenciales para ayudarlo a mejorar la eficiencia de su administración de archivos y guiarlo en la clasificación de las cosas.
1. Improvise su proceso de intercambio de archivos
Cuando habla de una organización de archivos eficiente, no se refiere solo al almacenamiento. Sería mejor abordar cómo maneja, envía o comparte estos documentos con los miembros del departamento.
Por un lado, el envío de faxes es un método estándar para compartir documentos que todos los miembros del mundo empresarial implementan a diario. Las instituciones que pertenecen a las finanzas, el derecho y el gobierno tienden a utilizar esto como una de las herramientas para comunicarse. ¿Y si hubiera una manera de maximizar su potencial al mismo tiempo que hacer que el intercambio de archivos sea un proceso eficiente como fax sin máquina de fax? ¿No ayudaría a organizar las cosas en su oficina?
Si el proceso de intercambio de archivos ocurre en el lugar de trabajo, puede establecer un servidor de archivos o una red de intercambio de archivos. Ayudaría a las personas que tienen acceso a recuperar sus archivos.
2. Almacene documentos en un solo lugar
El problema de la organización de archivos ha afectado a las empresas desde hace mucho tiempo. Es una preocupación creciente entre las empresas porque muchos de sus archivos electrónicos a menudo se pierden durante el almacenamiento y la transferencia. Este problema complica aún más la situación porque las empresas tienden a compartir muchos archivos con sus compañeros de trabajo.
Para combatir esto, los expertos sugieren crear una única carpeta raíz para permitir un fácil acceso a los archivos que está intentando recuperar. En este método, almacene todos sus archivos de trabajo en una carpeta. Para los usuarios de PC, el valor predeterminado es Mis documentos.
En un entorno compartido, también puede crear una carpeta de Documentos compartidos. Ambos procesos permiten a sus colegas encontrar archivos esenciales desde el principio. Además, hacer esto allana el camino para una copia de seguridad y un archivo fáciles cuando los espacios de almacenamiento se agotan.
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3. Evite almacenar archivos en su escritorio
Este tema es un seguimiento del segundo punto anterior. Recuerde, su escritorio no debe ser el espacio de almacenamiento principal para sus archivos. En cambio, debe estar limpio y ordenado. Colocar muchos archivos y dejarlos alrededor puede hacer que todo el espacio se vea desordenado.
Además, puede parecer que limpiar su espacio de operaciones puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Para un escritorio muy desorganizado, se recomienda utilizar aplicaciones que ayuden a limpiar y ordenar sus documentos.
4. Siga las pautas de nomenclatura de archivos establecidas
Antes de guardar tu trabajo archivos en su almacenamiento en la nube o carpeta raíz, intente observar sus esquemas de nomenclatura de archivos establecidos. Por lo general, las empresas intentarán resolver la desunión entre miles de documentos que se mueven por cada departamento estableciendo reglas y pautas para la denominación de archivos. Tome nota de los caracteres familiares como guiones bajos, guiones y puntos.
También se recomienda utilizar abreviaturas estándar y nombres descriptivos. No olvide agregar fechas y sea específico si es necesario. El objetivo al nombrar archivos es indicar correctamente el contenido sin necesidad de abrirlos. Puede seguir algunas convenciones de nomenclatura estándar, como las siguientes:
- Por fecha de documento;
- Por tipo de documento; y
- Por departamento o empresa.
Por ejemplo, si el archivo es sobre una carta vencida, puede ir con algo que corresponda apropiadamente con su mensaje. Si todo esto puede parecer abrumador, recuerde siempre que estos pequeños detalles le ayudarán en la identificación y recuperación de archivos.
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5. Realice copias de seguridad de archivos con regularidad
Realizar copias de seguridad de los datos es una parte fundamental para garantizar un flujo fluido de los procesos comerciales y la continuidad. Protege a la empresa de eventos desafortunados como la pérdida de datos, que puede ser el resultado de lo siguiente:
- Ataque de malware;
- Daño a las unidades;
- Unidades de almacenamiento robadas;
- Ataque de ransomware;
- Piratería de cuentas de almacenamiento; y
- Eliminación de archivos.
Estas cosas se pueden evitar si establece un protocolo de respaldo. Para proporcionar la protección suficiente para su empresa, debe implementar un sistema de respaldo de datos completo siguiendo estos conjuntos de procesos:
- Realice copias de seguridad de datos con regularidad;
- Almacene datos en unidades y servicios en la nube; y
- Tener una contraseña para carpetas y archivos.
- Mantenga las unidades de almacenamiento en un lugar privado.
Si la pérdida de datos daría lugar a una interferencia comercial, haga una copia de seguridad de los documentos necesarios. Los archivos eliminados son recuperables si instalas software de recuperación. Sin embargo, es muy probable que ciertos detalles de una transacción comercial sean irrecuperables si los archivos de almacenamiento son pirateados, dañados o perdidos.
6. Eliminar archivos antiguos e innecesarios
Eliminar archivos antiguos puede ser algo estresante. Sin embargo, también debe considerar que estos documentos innecesarios agregan desorden a un sistema de archivos ya desordenado. Consulte las pautas de su empresa sobre la eliminación de archivos y asegúrese de que no necesitará esos archivos comerciales nuevamente.
Si no está seguro, cree una carpeta dentro de su carpeta raíz y asígnele el nombre "inactivo" o "antiguo". Guarde esos archivos antiguos en la carpeta para protegerlos hasta que esté seguro de que no se volverá a utilizar.
7. Crear accesos directos y favoritos
Estas funciones son excelentes para los archivos y carpetas que usa todos los días. En lugar de abrirse camino a través de innumerables ubicaciones de almacenamiento, intente crear acceso para estos archivos. Podría estar en la pestaña Finder para usuarios de Mac o en la barra lateral del Explorador de archivos si está usando una PC. El uso de estas opciones facilitaría la búsqueda de archivos.
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Pensamientos finales: la organización es clave
Es esencial recordar siempre que es mejor mantener sus archivos actualizados y organizados para mantener la cohesión dondequiera que almacene sus documentos. Su objetivo principal aquí es garantizar que aún pueda encontrar lo que busca después de su creación en un sistema de administración de archivos.
Además, la gestión y organización adecuadas de los archivos electrónicos son sin duda fundamentales en una configuración de entorno compartido. Si sus colegas no están cerca, puede localizar y acceder rápidamente a los archivos creados por ellos.
A medida que avanza con sus tareas diarias, considere las ideas mencionadas aquí para ordenar los archivos que tiene. A la larga, será conveniente para usted y su organización.