Cómo usar números en Mac: técnicas avanzadas

Hace unas semanas, cubrimos las tecnicas basicas para usar Numbers en Mac. En caso de que te hayas perdido esa publicación, exploramos funciones de Numbers como fórmulas, plantillas, hojas y clasificación.

Hoy, vamos a ampliar esa publicación cubriendo técnicas más avanzadas. Si no está familiarizado con los temas tratados en esa primera publicación, le sugiero que lo lea antes de trabajar en este. Sin embargo, para aquellos que se sienten cómodos con Numbers y desean ampliar su conocimiento práctico, esta publicación es para ustedes.

En esta publicación, veremos técnicas avanzadas como la creación de gráficos, tablas dinámicas, agregando filtrado y formato condicional, y explorando las posibilidades de combinar Números con AppleScript. Esto va a ser un poco "subir de nivel", ¡así que prepárate y comencemos!

Cómo usar Numbers en Mac: Técnicas avanzadas

Tablas dinamicas

Lo primero que vamos a cubrir es una característica que es relativamente nueva en Numbers en Mac: las tablas dinámicas. Solía ​​​​ser que esta era una característica que solo los usuarios de Excel podían disfrutar. Pero en actualizaciones recientes, Apple ha traído tablas dinámicas a Mac.

Entonces, ¿qué son las tablas dinámicas? Para aquellos que no saben, una tabla dinámica es como una tabla estándar de datos, excepto que es interactiva. Los aspectos interactivos de una tabla dinámica le permiten organizar, filtrar, clasificar y comprender mejor los datos de su tabla rápidamente.

Por ejemplo, en una tabla típica de Numbers, verá varias filas y columnas de datos que, sin importar cuán organizados estén, es probable que sea difícil obtener información rápidamente. Por lo tanto, puede asignar esta tabla de datos a una tabla dinámica, que le mostrará rápidamente resúmenes de los datos, mostrará las relaciones entre sus datos y más.

Para crear una tabla dinámica en Numbers, primero necesitará una tabla o un rango de datos. Un rango de datos es solo una fila o columna de datos, mientras que una tabla es una serie de filas y columnas.

Seleccione su rango o tabla, luego haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Se le pedirá que elija una de estas cuatro opciones:

• En hoja nueva: Esto crea una nueva hoja que contiene su tabla dinámica. Esto separa visualmente su mesa y la mesa dinámica para mantener las cosas organizadas.
• En la hoja actual: Esto agrega la tabla dinámica a la hoja que está usando actualmente, lo que le permite ver su tabla y la tabla dinámica al mismo tiempo.
• Para celdas seleccionadas en hoja nueva: Si no desea crear una tabla dinámica usando una tabla, puede seleccionar un rango en su lugar. Si elige esta opción, creará una tabla dinámica para su rango en una hoja nueva.
• Para celdas seleccionadas en la hoja actual: Por último, como era de esperar, esta opción toma el rango de celdas seleccionado y crea una tabla dinámica para ellas en su hoja de Números actual.

La mejor manera de familiarizarse con las tablas dinámicas es comenzar a crearlas y experimentar con ellas. No tenemos tiempo en esta publicación para profundizar más que esto, pero haremos una publicación futura sobre tablas dinámicas para explorarlas con más detalle. ¡Así que estad atentos a eso!

Creación de gráficos

La siguiente técnica avanzada que querrás aprender al usar Numbers en Mac es crear gráficos. Si bien los gráficos no son estrictamente necesarios cuando se usa Numbers, son una excelente herramienta de visualización.

Para aquellos que no están familiarizados con los gráficos, son una forma de tomar datos en una tabla y mostrarlos de una manera más visual. Esto es excelente para obtener información rápida y mostrar sus datos a personas sin conocimientos técnicos. Por ejemplo, si ha realizado un seguimiento de los gastos en Numbers y necesita mostrar estos gastos durante una conferencia, puede crear un gráfico y mostrarlo en una presentación.

Crear un gráfico en Numbers es muy fácil. Solo elige el Cuadro de la barra de herramientas y elija un gráfico 2D, 3D o interactivo para su conjunto de datos. Si no está seguro de qué elegir, entonces probablemente sea mejor quedarse con una opción 2D.

Nuevamente, no tenemos suficiente tiempo en esta publicación para profundizar en la creación de gráficos. Pero, en general, los gráficos circulares y los gráficos de barras son una excelente opción. Los gráficos circulares ayudan a mostrar porcentajes y cantidades, mientras que los gráficos de barras son mejores para comparar cosas en una jerarquía visual.

Al igual que con las tablas dinámicas, es útil experimentar con las distintas opciones de gráficos. Así que cree un conjunto de datos y comience a hacer gráficos basados ​​en ese conjunto de datos.

¡También! Un último consejo. Al crear un gráfico que tenga un eje X e Y (los gráficos de barras, por ejemplo, tienen esto), intente mantener números constantes en el eje X y números variables en el eje Y. Por ejemplo, es una práctica común poner variables de tiempo en el eje X (meses, años, semanas, trimestres, etc.) y valores financieros en el eje Y (monedas, ganancias, gastos, pérdidas, crecimiento, etc.).

Resaltado condicional en Numbers en la Mac

Otra técnica importante para dominar en Numbers en Mac es el resaltado condicional. Como ya habrá notado, puede formatear el contenido en sus celdas. Puede cambiar el color de fondo de una celda, cambiar el color y el tipo de fuente, etc.

Al igual que los gráficos, el formato se puede usar para ayudar a organizar visualmente sus datos. Al codificar por colores las entradas de datos, puede distinguir rápidamente entre valores positivos y negativos, fechas y montos en dólares, clientes, etc.

Por supuesto, cambiar todo este formato manualmente puede llevar mucho tiempo. Ahí es donde entra el resaltado condicional. Le permite crear reglas automáticas que cambian instantáneamente el formato de sus celdas. Entonces, si tiene Clientes A, B y C, puede crear reglas para que todas las entradas A sean verdes, todas las entradas B sean azules y todas las entradas C sean rojas.

Para configurar reglas de resaltado condicional, seleccione una celda, un rango de celdas o una columna/fila completa. Luego, haga clic en Formato en la esquina superior derecha de la pantalla Números. Esto debería mostrar (no ocultar) el panel Formato en el lado derecho de la pantalla.

En la parte superior de este panel, seleccione Célula. Luego, haga clic en Resaltado condicional…

Seleccione Agregar una regla. A continuación, puede crear una regla basada en números, texto, fechas, etc. Cada tipo de regla tiene sus propios parámetros, así que elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Por ejemplo, si desea que todas las celdas con el texto "Cliente A" sean verdes, elegiría Texto > Es…

Por supuesto, puede cambiar estas reglas para que se ajusten a sus necesidades. Sin embargo, si lo configura como lo he hecho yo, cada vez que escriba "Cliente A" en una celda con estas reglas de resaltado condicional, el color de fondo se volverá verde instantáneamente.

Para ser claros, esto no necesariamente cambia la función de sus datos o su tabla. Simplemente ayuda a aclarar las cosas visualmente y le ahorra tiempo.

Formateo de números

Similar al resaltado condicional es formatear números en Numbers en Mac. De manera predeterminada, todos los números que ingrese en Números se verán relativamente similares. Sin embargo, no todos los números deben tener el mismo formato. Tendrás fechas, horas, monedas y porcentajes.

Para asegurarse de que estos números se vean como deben, puede establecer reglas para el formato de varias celdas y rangos. Para configurar esto, querrá asegurarse de que el Formato la barra lateral está abierta, y vas a querer elegir Célula en esta barra lateral de nuevo.

Notarás que cerca de la parte superior de esta sección de la barra lateral hay un menú desplegable etiquetado Formato de datos. Cuando seleccione ese menú desplegable, verá las siguientes opciones:

Todo lo que necesita hacer desde aquí es elegir el formato que desea usar para las celdas seleccionadas. A partir de ese momento, sus celdas se formatearán automáticamente de manera adecuada.

Y si eliges Número desde el menú desplegable, incluso puede elegir el número de lugares decimales que se muestran. Esto puede ser realmente útil para mostrar la información de la forma en que desea que se muestre.

Filtración

Otra opción de visualización útil en Numbers en Mac es el filtrado. El filtrado, similar a las tablas dinámicas, le permite mostrar solo la información que es relevante para usted. Por ejemplo, puede usar el filtrado para ocultar los gastos que no puede pagar, mostrar solo los clientes que debe o mostrar todas las próximas entradas.

En otras palabras, le permite completar todos sus datos y luego filtrarlos según las reglas que elija.

Al crear reglas de filtrado, tiene dos opciones:

• Filtros rápidos: Estas son reglas de filtrado generadas automáticamente que aparecen en función de los datos que ingresó en su tabla. Son útiles cuando solo desea filtrar rápidamente cierta información y no busca necesariamente organizar su conjunto de datos de una manera particular.
• Reglas de filtrado: Las reglas de filtrado, por otro lado, son reglas que usted establece para su tabla/conjunto de datos. Son más permanentes, estructurados y se puede acceder a ellos cuando los necesite.

Para usar los filtros rápidos, seleccione una columna de datos o una celda específica, coloque el cursor sobre la letra de la columna correspondiente y luego haga clic en la flecha que aparece junto a la letra de la columna. Esto abrirá un menú desplegable, en el que encontrará Filtro rápido opciones

Selecciónelo, luego elija entre las opciones de filtrado disponibles que presenta para cambiar los datos visibles. Los datos no se eliminan ni modifican, solo se ocultan de la vista.

Para las reglas de filtrado, seleccione la columna, la fila o las celdas que desea filtrar. Luego, haga clic derecho en ellos y elija Mostrar opciones de filtro.

A continuación, en la barra lateral (que debería haber cambiado para mostrar las opciones de filtrado), puede agregar un filtro a una columna de su elección. Al igual que con el resaltado condicional, puede crear reglas que le permitirán mostrar/ocultar datos estratégicamente.

Dominar COUNTIF en Numbers en Mac

Una de las funciones más potentes de Numbers en Mac es CONTAR.SI. Técnicamente, hay otras funciones "SI", pero una vez que comprenda cómo funciona CONTAR.SI, también podrá descubrir el resto.

En esencia, CONTAR.SI permite a los usuarios aplicar una fórmula a un rango de números, pero también excluir números que no cumplen ciertas condiciones. Así que usted "CUENTA" los números "SI" cumplen con sus condiciones.

Por ejemplo, puede usar esto para contar solo las ventas superiores a $100, ignorar a los clientes que han gastado menos de $10 o solo ver los pagos que no se han procesado.

Para usar una función CONTAR.SI, haga clic en Insertar en la parte superior de la pantalla, luego Fórmula, después Nueva fórmula. Esto cambiará la barra lateral para mostrar todas las fórmulas disponibles para usted. En la barra de búsqueda de este panel lateral, escriba "SI" y presione devolver.

Cuando haga esto, verá funciones como SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI y, por supuesto, CONTAR.SI. Todas estas son funciones que aprovechan la función IF, así que elija la que se ajuste a sus necesidades.

Notarás que también hay funciones "-IFS". Estos funcionan más o menos de la misma manera, excepto que le permiten verificar múltiples colecciones para múltiples colecciones, en lugar de una sola colección para una sola condición.

Usando BUSCARV

El siguiente es BUSCARV. BUSCARV es una característica básica de Excel, y aquellos que usan Numbers en Mac querrán familiarizarse con ella. Una vez que lo esté, se encontrará usando esta función todo el tiempo.

Para aquellos que no saben, VLOOKUP es una función que le permite buscar un dato específico que corresponde a otro dato. Por ejemplo, podría buscar la tarifa por hora (Columna B) cobrada a un cliente (Columna A).

A partir de ahí, puede usar el valor que ha buscado en otra función. Por lo tanto, es una excelente manera de comenzar a organizar y transponer datos alrededor de su conjunto de datos.

Para usar BUSCARV, volverá a revisar los pasos tomados en la última técnica que cubrimos. Seleccione Insertar en la parte superior de la pantalla, luego elige Fórmula y Nueva fórmula. Esto debería cambiar su panel lateral para mostrar el panel de selección de fórmulas.

En la barra de búsqueda de este panel, escriba "BUSCARV" y presione devolver en tu teclado. Deberías ver BUSCARV aparecer instantáneamente.

Continúe y seleccione BUSCARV para comenzar a crear la fórmula en una celda de su elección.

Para que esta función funcione, necesitará completar la siguiente información:

• Buscar: Aquí es donde ingresará el valor que desea encontrar. Puede ingresar un número o una cadena REGEX. Si no está familiarizado con REGEX, esta publicación te pondrá al día.
• Rango de columnas: La siguiente sección es la selección de celdas en las que buscará. Así que especifica en qué celdas quieres encontrar el Buscar contenido en.
• Columna de retorno: La columna de devolución es donde va a especificar qué datos desea que se devuelvan. Por ejemplo, si está buscando a alguien Pago por hora (Columna A), entonces es posible que desee obtener el valor contenido en la Columna B, que tiene la cantidad en dólares que ganan. En otras palabras, este es el valor que especificará qué dato devolverá esta función.
• Partido cercano: Este parámetro le permite elegir cuánto margen le da a los datos que encuentra su fórmula BUSCARV. Por ejemplo, digamos que está buscando el número "5.5", pero la fórmula encuentra "5.6" en su lugar. Puedes usar Coincidencia cercana para decidir si esto se mostraría como un error o si desea contarlo como lo suficientemente preciso.

¡Y eso es! BUSCARV puede ser un poco complicado de dominar, pero una vez que lo haga, será una herramienta verdaderamente poderosa en su arsenal. Así que pasa mucho tiempo con él hasta que te sientas cómodo usándolo. Descubrí que las comunidades de Reddit para Excel y Numbers tienen mucha información sobre cómo funciona BUSCARV, si necesita lectura adicional.

Colaborar con compañeros de trabajo

Una de las técnicas avanzadas más simples que vamos a cubrir en este tutorial sobre Numbers en Mac es la colaboración. En actualizaciones recientes, Apple agregó la capacidad para que los usuarios colaboren entre sí en Numbers.

Hacer esto es una manera súper fácil y excelente de hacer que usted y su equipo sean más productivos. Para hacer esto, simplemente haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas y comparta el acceso a su hoja de cálculo con otros a través de correo electrónico, mensaje de texto o AirDrop.

Las personas con las que está colaborando deberán tener un dispositivo Apple, preferiblemente una Mac o iPad, aunque también funcionará un iPhone.

Cuando colabore en un archivo de Numbers, podrá ver las ediciones y contribuciones exactas que otros han realizado. Esto es excelente para compartir documentos con personas, trabajar en el mismo archivo usando diferentes dispositivos o en diferentes momentos y mantener conectado a su equipo de trabajo.

Agregar AppleScript a Números

Por último, pero no menos importante, una técnica bastante avanzada para Numbers en Mac es usar AppleScript con sus hojas de cálculo. Para aquellos que no lo saben, AppleScript es un lenguaje de secuencias de comandos básico de Apple que se puede usar para automatizar ciertas tareas.

Para aquellos que están familiarizados con Excel, es posible que tengan experiencia con macros. Las macros le permiten automatizar tareas básicas, como ingresar números o actualizar información. Es un gran ahorro de tiempo y está integrado en Excel.

Desafortunadamente, Apple aún no ha incorporado una función similar a Numbers. En su lugar, deberá confiar en AppleScript.

La buena noticia es que AppleScript es bastante simple. Si ya tiene algo de experiencia en programación, entonces debería poder aprenderlo bastante rápido. Y si no lo hace, puede aprender los conceptos básicos o copiar el código que otros han escrito en línea.

Como mucho de lo que hay en este artículo, no tenemos tiempo para profundizar en todas las cosas que puede hacer con AppleScript en Numbers. Solo sepa que si se encuentra realizando muchas tareas repetitivas en Numbers, puede usar AppleScript para comenzar a descargar ese trabajo en su computadora.

Numbers en Mac: convertirse en un profesional

¡Y eso es! Al dominar las técnicas descritas en esta publicación, puede comenzar a mejorar sus habilidades en Numbers en Mac y progresar para convertirse en un verdadero profesional. Si bien algunos de estos conceptos pueden ser difíciles de entender al principio, es muy probable que termines usando muchas de estas cosas a diario.

Estas son excelentes técnicas para aprender si está buscando trabajar en Numbers o Excel para ganarse la vida. Y para aquellos que solo necesitan Números para proyectos en casa, esto les permitirá hacer una gran cantidad de cosas nuevas. ¡Déjame saber en los comentarios a continuación cómo planeas usar estas diversas técnicas!

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¡Hasta la próxima!