Si tiene dificultades para enviar correos electrónicos o correos masivos a clientes y clientes personalizando el contenido de cada documento, la combinación de correspondencia puede ayudar. Para combinar correspondencia, la mejor combinación es Excel y Word. Encuentre aquí cómo combinar correspondencia de Excel a Word en dos métodos sencillos.
La combinación de correspondencia es la forma más económica de automatización del trabajo de oficina en computadoras de escritorio y portátiles. Solo necesita configurar la aplicación Microsoft Word para obtener datos para textos de marcador de posición de una base de datos como un archivo de Excel para un documento.
Una vez configurado, puede crear cartas, sobres, correos electrónicos, directorios, etiquetas de direcciones, etc. personalizados con un solo clic. Si aprende cómo hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word, puede crear facturas, facturas mensuales, detalles de suscripción y muchos otros documentos oficiales para cientos y miles de clientes en unos pocos clics
Al aprender cómo hacer una combinación de correspondencia en Word desde Excel, puede crear correos electrónicos y correos electrónicos ricos en datos y evitar errores humanos que representan un riesgo al crear dichos documentos manualmente. Entonces, comencemos con los métodos para hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word.
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: método manual
Hay dos formas de hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word. El primero es el método manual en el que usted mismo agrega los textos de marcador de posición para un documento y Word hace el resto para el resto de correos o correos electrónicos. Conozca los pasos para la combinación manual de correspondencia aquí:
Crear la fuente de datos en una hoja de cálculo de Excel
En primer lugar, debe crear una base de datos desde la cual MS Word obtendrá datos en los campos de combinación de correspondencia dentro de la plantilla de correo electrónico, correo, factura, etc. Debe crear la base de datos de Excel de tal manera que todos los datos relacionados con un destinatario estén disponibles en una sola fila.
Puede separar varios datos en una sola fila bajo diferentes encabezados de columna. Estos encabezados de columna funcionarán como la contrapartida de los campos de combinación de correspondencia en Word. Puede crear el encabezado de la columna como desee ahora. Pero luego, debe realizar modificaciones menores en los encabezados de las columnas para que coincidan con los campos en Word.
Encuentre a continuación los pasos básicos para crear una base de datos para combinar correspondencia en Excel. Este tutorial creará una factura para un negocio pequeño o doméstico donde puede enviar facturas masivas y facturas mensuales a miles de clientes de forma asequible sin depender de costosas soluciones en línea o de terceros agencias:
- Cree un archivo de Excel en blanco y cambie el nombre de la hoja a Facturas.
- Debe completar todos los datos para la combinación de correspondencia en esta hoja de cálculo.
- Ahora cree los elementos que desea incluir en el documento de combinación de correspondencia como encabezados de columna. Estos funcionarán como Campos de combinación de correspondencia en palabra.
- Escriba un nombre de cliente y toda la demás información relacionada bajo el encabezado de la columna respectiva en la misma fila. Si cambia filas para el mismo cliente, Word no podrá completar la información correcta en el documento combinado.
- A medida que aumenta su base de clientes, puede comenzar a agregar nuevos nombres de clientes bajo el Encabezado de la columna del cliente.
- Además, puede agregar nuevos datos para clientes existentes o nuevos en los encabezados de columna específicos.
- Cada vez que actualice esta base de datos, la combinación de correspondencia de Word creará automáticamente un nuevo documento de cliente para agregar clientes, omita clientes si elimina algunos, y también actualice las cifras en el documento según la información del Excel base de datos.
- La combinación de correspondencia de Word no importará el formato de número de Excel. Para mantener los elementos de formato de número, como decimales, símbolos de moneda, etc., debe insertar un código corto en campos de combinación de correspondencia específicos. Mencionaré el código y el truco para usarlo más adelante en este tutorial.
¡Eso es todo! Ha creado correctamente la base de datos de Excel para el proyecto de combinación de correspondencia. ¡Gran trabajo! Comencemos a crear la plantilla de combinación de correspondencia en Microsoft Word.
Cree un correo electrónico o correo para su cliente
Primero, debe redactar el correo electrónico o correo de factura que desea enviar a sus clientes y clientes. La carta debe contener alguna información básica sobre usted como se muestra a continuación. Estos son estáticos para todos los correos electrónicos y correos.
- Su nombre
- el nombre de tu empresa
- tu dirección comercial
- Logotipo de la empresa (si lo hay)
- Una línea de firma
Combinar correspondencia de Excel a Word
Ahora que creó la plantilla de Word en la que agregará campos de combinación de correspondencia, veamos los pasos a continuación:
- Haga clic en la pestaña Correos en la cinta de opciones de Word y luego seleccione Iniciar combinación de correspondencia.
- Desde el la lista desplegable, elija el tipo de documento que desea realizar. seleccionemos Mensajes de correo electrónico.
- Ahora, vuelve a hacer clic Correos pero esta vez elige Seleccionar destinatarios.
- Dado que desea realizar una combinación de correspondencia de Excel a Word, seleccione el Usar una lista existente opción.
- Ahora, ubique la base de datos de combinación de correo creada anteriormente en Excel y seleccione el Facturas hoja de trabajo en el Seleccionar tabla caja de diálogo.
- Ahora, deberías ver que el Escribir e insertar campos el grupo de comandos se activa en el menú de la cinta de Word > Correos.
Hasta ahora, conectó la base de datos de Excel para la combinación de correspondencia a Word. A continuación, aprenderemos cómo completar los campos obligatorios en el documento de plantilla de combinación de correspondencia a continuación:
- Haga clic en el Línea de saludos en la pestaña Correos y cree la línea de saludo que desea agregar. El «Línea de saludo» aparecerá el texto del marcador de posición.
- Ahora, puede escribir una declaración mencionando el pago de la factura. Esta será una declaración estática que irá a todos los destinatarios.
- Debajo de la línea de saludo, puede agregar otros campos de combinación de correspondencia como Correo electrónico del usuario"Correo electrónico del cliente"; Número de factura: «Número_factura»; Fecha de la factura: «Fecha_factura», etc.
- Luego, haga clic en el Insertar campo de combinación opción para comenzar a agregar los componentes dinámicos del proyecto de combinación de correspondencia.
- El comando Insertar campo de combinación mostrará todos los encabezados de columna disponibles en la base de datos de Excel que agregó al documento de combinación de correspondencia. Tómese su tiempo para agregar los campos que desee.
- Por ejemplo, puede agregar estos campos de combinación: «Servicios_Línea_1»; «Fecha_Línea_1»; «Cantidad_Línea_1»; «Servicios_Línea_2»; «Fecha_Línea_2»; «Cantidad_Línea_2»; "Monto total_".
- Ahora que agregó todos los campos dinámicos, puede cerrar su correo electrónico agregando un comentario de cierre y una línea de firma. Nuevamente, este sería un componente estático.
- Ahora puede hacer clic en el Vista previa de resultados debajo de la pestaña Mailings para ver el primer documento combinado.
Como puede ver en la vista previa, el monto de la factura no muestra la moneda ni los puntos decimales. Para resolver esto, siga los pasos descritos aquí:
- Haga clic derecho en el «Cantidad_Línea_1» campo de combinación de correspondencia y haga clic en Alternar códigos de campo.
- Ahora, debería ver MERGEFIELD y luego el campo.
- Ingrese el siguiente código como se muestra en la imagen de arriba:
#$0.00
- Ahora, seleccione el campo nuevamente, haga clic derecho y Alternar códigos de campo.
- Luego, vea la vista previa para confirmar si la combinación de correspondencia está importando el formato de número o no.
- Ahora puede ingresar el código anterior en otros campos de combinación de correspondencia con números como «Cantidad_Línea_2» y "Monto total_".
Puede resaltar datos importantes en la plantilla de correo electrónico ahora. La combinación de correspondencia de Word incluirá el formato en todos los demás documentos que cree en este proyecto de combinación de correspondencia.
Una vez listo, haga clic en Terminar y fusionar > Editar documentos individuales > Todo en el Fusionar registros caja de diálogo. Hacer clic DE ACUERDO para crear todos los documentos combinados para cada cliente en la base de datos de Excel.
La combinación de correspondencia de Word creará un nuevo documento con los correos electrónicos combinados. Por lo tanto, debe guardar el archivo por separado o enviar correos electrónicos de inmediato.
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: Asistente para combinar correspondencia
La segunda forma de realizar una combinación de correspondencia es mediante el asistente de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Sin embargo, este es un método complicado. Debe modificar la base de datos de origen en Excel de acuerdo con los Campos de combinación de correspondencia disponibles en Word. Esto es lo que debe hacer para probar la combinación automática de correspondencia en Word:
- Cree la plantilla del documento de Word y luego haga clic en Correos > Iniciar combinación de correspondencia > el tipo de documento que desea producir.
- Luego, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia de nuevo y luego seleccione Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
- Las instrucciones aparecerán en seis pasos en el panel de navegación del lado derecho de Word.
- Debe realizar la tarea que se muestra en el primer paso y luego hacer clic en Siguiente: Documento inicial para seguir el asistente.
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: preguntas frecuentes
¿Cómo combino automáticamente datos de Excel a Word?
Puede combinar datos en Word desde Excel automáticamente mediante la función de combinación de correspondencia de Word. Para esto, debe tener el archivo de Excel con usted. Luego, cree un nuevo documento de Word y comience a escribir su correo electrónico o correo. En los lugares donde necesita importar valores de Excel, haga clic en el campo Insertar combinación de correspondencia y agregue el valor requerido.
Antes de hacer esto, debe agregar la base de datos de Excel yendo a Correos > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y elegir el archivo de Excel. Una vez que cree el documento de plantilla manualmente, finalice la combinación de correspondencia y Word creará todos los demás correos electrónicos o correos electrónicos automáticamente para los destinatarios respectivos.
¿Cómo creo una combinación de correspondencia a partir de datos de Excel?
Puede crear una combinación de correo a partir de datos de Excel como lo hace normalmente para una nueva lista de contactos o contactos de Outlook. Pero, para utilizar datos de una hoja de cálculo de Excel, siga estos pasos:
- Guarde el archivo de Excel y la plantilla de combinación de correspondencia de Word en el almacenamiento local.
- Abra el archivo de Word y haga clic en Correos.
- Ahora, elija la opción Seleccionar destinatarios y haga clic en Usar una lista existente.
- Ahora navegue a la unidad donde se encuentra el archivo de Excel, selecciónelo y luego haga clic en Abrir.
- ¡Eso es todo! Ha vinculado con éxito el archivo de Excel para la combinación de correspondencia.
¿Cuáles son los seis pasos de la combinación de correspondencia?
De acuerdo con el Asistente para combinar correspondencia paso a paso, los siguientes son los seis pasos para la combinación de correspondencia en Word:
- Seleccione el tipo de documento como cartas, sobres, directorios, etc.
- Seleccione el documento inicial como el documento actual o el documento existente
- Seleccionar destinatarios de una lista existente (Excel), contactos de Outlook o una lista nueva
- escribe tu carta
- Vista previa de sus cartas
- Completa la fusión
Conclusión
Ahora ya sabe cómo combinar correspondencia de Excel a Word siguiendo el método manual o el asistente de combinación de correspondencia de Word. Pruebe cualquiera de los métodos dependiendo de su documento de combinación de correspondencia, base de datos y el grado de personalización que necesita.
No olvide comentar a continuación si conoce otros métodos sencillos sobre cómo combinar correspondencia en Word desde Excel. También te puede interesar saber cómo imprimir etiquetas desde Excel usando combinación de correspondencia de MS Word y combinar comentarios y cambios de varios documentos.