Cómo comparar texto en Excel: los 8 mejores métodos

Si está tratando con una base de datos enorme en una hoja de cálculo de Excel y necesita limpiar la base de datos en busca de entradas duplicadas, puede utilizar las siguientes técnicas para comparar texto en Excel.

La hoja de cálculo de Excel no es solo para mantener cuentas financieras, libretas de direcciones o bases de datos de texto. También puede ayudarlo a analizar los datos para borrar entradas duplicadas. Además, puede usar algunas fórmulas fáciles y funciones lógicas de la hoja de cálculo de Excel para comparar celdas y rangos de celdas para encontrar los valores específicos que está buscando.

Aunque puede rastrear visualmente toda la hoja de cálculo en busca de valores duplicados o de destino, puede que no sea el método ideal cuando la hoja de cálculo de Excel contiene miles de entradas. Además, sus diversas funciones de formato condicional le permiten resaltar celdas automáticamente cuando detecta el valor que está buscando.

Siga leyendo para aprender a comparar texto en Excel. También descubrirá cómo Excel compara el texto en dos columnas usando el formato condicional. ¡Vamos a profundizar en!

Podría haber infinitas razones para realizar una función de comparación de texto en Excel. Sin embargo, los siguientes son los más frecuentes a los que te puedes enfrentar en tu vida personal y profesional:

• Dirige una empresa y creó bases de datos de Excel separadas para clientes de los 50 estados de EE. UU. Ahora, alguien mezcló los nombres de los clientes. Aquí, en lugar de limpiar manualmente la hoja de trabajo, puede usar comparar texto en Excel para encontrar nombres de clientes que se mezclaron entre 50 estados.
• Su negocio tiene dos bases de datos separadas para las direcciones incluidas en la lista negra y en la lista blanca para la entrega de mercancías desde su tienda de comercio electrónico. Un empleado confundió las direcciones. En esta terrible situación, puede usar la función de comparación de cadenas de Excel.
• Creó una lista de compras para todo el mes y mezcló la lista con algunas compras que hizo el mes pasado. Aquí, puede utilizar comparar texto en Excel.
• Si es profesor de secundaria y necesita evaluar las respuestas de los estudiantes frente a las preguntas automáticamente, puede usar la cadena de Excel para comparar columnas y filas.
• Con fines de promoción empresarial, está regalando códigos de descuento a miles de clientes. Ahora, desea volver a dirigirse a los clientes que usaron los códigos de descuento para lanzar suscripciones y productos premium. Puede usar la función de comparación de texto en dos columnas de Excel para hacer coincidir los nombres de los clientes que usaron códigos de promoción de la base de datos maestra de clientes a quienes envió los correos electrónicos de promoción.

Podría haber miles de otras razones para comparar valores y textos en Excel. Cualquiera que sea el motivo, encontrará útiles los siguientes ocho métodos para comparar texto en Excel en dos columnas:

Por ejemplo, solo necesita comparar dos columnas de datos para asegurarse de que tiene todos los suministros que necesita. Aquí, puede hacer coincidir los suministros solicitados con los entregados utilizando el operador de comparación Equals que no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Por lo tanto, puede copiar los datos de referencia de una aplicación y pegarlos en la columna de referencia o suministros solicitados. Luego, puede importar los datos de destino desde otra aplicación y pegar los datos en la columna de destino o suministros recibidos.

No necesita pensar en hacer coincidir los casos y los valores de los textos de las celdas aunque esté importando datos de diferentes aplicaciones. Así es como funciona la comparación que no distingue entre mayúsculas y minúsculas:

• Copie y pegue la siguiente fórmula en la celda donde desea obtener el resultado de la comparación:

=A2=B2

• Golpear Ingresar y Excel mostrará Verdadero o Falso según la referencia y los datos de destino.

• Si la fórmula se ve bien, cópiela y péguela en toda la columna para obtener una idea instantánea de los bienes recibidos frente a los bienes pedidos.

Supongamos que está trabajando en un proyecto donde la distinción entre mayúsculas y minúsculas es una consideración importante al hacer coincidir valores entre columnas en una hoja de cálculo de Excel. En este escenario, no puede usar el operador Igual a para comparar texto en Excel.

En este escenario delicado, puede usar la fórmula EXACTA como se muestra a continuación:

• Cree un encabezado de columna apropiado e ingrese los datos de referencia en las filas debajo de la columna.
• Del mismo modo, cree la columna de datos a evaluar junto a la primera columna y complete los datos en las filas a continuación.

• Una vez hecho esto, pon un signo igual (=) en la celda donde desea un resultado de comparación, VERDADERO o Falso, y escriba la siguiente fórmula:

=EXACTO(B2,C2) (para la misma hoja de cálculo)

=EXACTO(Hoja8!B2,Hoja9!C2) (para diferentes hojas de trabajo)

• También puede seleccionar los datos de referencia o de destino de otra hoja de cálculo del mismo libro de Excel.
• Golpear Ingresar y obtiene una comparación rápida basada en mayúsculas y minúsculas de los textos dados.

Consideremos que desea utilizar la fórmula EXACTA o el operador Igual para comparar texto, pero no desea ver VERDADERO o FALSO como resultado de la comparación. De hecho, desea mostrar textos como Matched y Not Matched. En ese caso, puede anidar cualquiera de las fórmulas anteriores dentro de una función IF como se describe a continuación:

• Introduce un signo igual (=) y comienza la fórmula con SI.
• Luego, ingrese cualquiera de las fórmulas anteriores como el desafío lógico de la función IF.
• Después del desafío lógico, ingrese el texto que se mostrará, como emparejado entre comillas.

• Ponga una coma y luego ponga otro texto que desee que Excel muestre si falla el desafío lógico. En este caso, No coinciden está rodeado de comillas.
• Por lo tanto, la fórmula final queda como se muestra a continuación:

=SI(EXACTO(B2,C2),“Coincidente”,“No coincidente”)

Por ejemplo, necesita encontrar los nombres de los candidatos preseleccionados del Grupo A. Aquí, debe hacer coincidir los nombres del Grupo A con los nombres de la columna de todos los candidatos preseleccionados.

Aquí, puede usar fácilmente la función BUSCARV para permitir que Excel compare texto en dos columnas. Así es como se hace:

• La primera columna de la hoja de trabajo debe contener los nombres de Grupo A.
• En la siguiente columna, puede copiar y pegar los nombres de los candidatos preseleccionados.

• En la columna más externa, puede obtener los resultados de la comparación que mostrarán el nombre de los candidatos que calificaron en la primera ronda.
• Ahora, simplemente copie y pegue la siguiente fórmula donde desee una lista de comparación de Grupo A nombres de los Nombres preseleccionados.

=BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO)

• Para reemplazar el #N / A errores con el texto Failed, use esta fórmula que se menciona a continuación:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Error”)

Consideremos que usted es el coordinador de eventos de una conferencia tecnológica. Debe comparar a los asistentes con una lista de personas registradas para enviar certificados solo a las personas que asistieron al seminario. Así es como puede hacerlo usando la fórmula BUSCARV e IFNA donde está comparando texto entre dos columnas:

• Crear un encabezado de columna para Registrado y poner los nombres en las filas de abajo.
• A la derecha de esta columna, cree otra columna para las personas que realmente asistieron al seminario.

• En la tercera columna, ingrese la siguiente fórmula:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Ausente”)

• Copie y pegue la fórmula hacia abajo para obtener el estado presente o ausente de las personas registradas.

Excel hará coincidir los nombres registrados de la columna de referencia para mostrar los resultados en una tercera columna donde desea los nombres. Además, la fórmula IFNA garantizará que si aparece un error #N/A, Excel reemplaza el código de error con el texto Ausente.

Digamos que necesita comparar textos entre las Columnas A y B, pero no está buscando una coincidencia absoluta. En esta situación, debe usar la fórmula FIND como se describe a continuación:

• Coloque los datos del texto de referencia debajo Columna A y los datos de destino en Columna B.

• En Columna C, ingrese la siguiente fórmula para encontrar y mostrar un valor para la comparación de texto parcial en Excel:

=ENCONTRAR(C2,A2) 

• El ENCONTRAR La función devuelve un error donde no puede encontrar una coincidencia parcial. anidé el ENCONTRAR función dentro de la ES NÚMERO función. Ahora la fórmula mostrará VERDADERO cuando hay una coincidencia parcial y FALSO cuando no hay coincidencia en absoluto.

=ESNUMERO(ENCONTRAR(C2,A2))

Considere que está en una oficina donde está a cargo de revisar todas las compras. Obtiene diferentes requisitos de compra de varios departamentos de la empresa. Es su deber asegurarse de que su organización no envíe órdenes de compra por artículos duplicados.

En este escenario, el formato condicional de Excel puede comparar dos o más columnas de datos y resaltar celdas que contienen valores duplicados. Siga estos pasos para practicar este truco de comparar texto en Excel:

• Compile una base de datos de los textos que desea comparar.
• Seleccione todo el rango y haga clic en Formato condicional sobre el Hogar menú de la cinta de Excel.

• En la lista desplegable, pase el cursor del mouse sobre el Resaltar reglas de celda opción.

• Aparecerán varias reglas de celda. Seleccionar Valores duplicados.
• En la ventana emergente Valores duplicados, puede seleccionar el formato de resaltado haciendo clic en el valores conla lista desplegable.

Si necesita encontrar un conjunto de textos dentro de un grupo de textos, puede usar la función BUSCAR como se muestra aquí:

• Crea una columna de textos de referencia y otra columna de textos de prueba.
• Ahora, ingrese la siguiente fórmula en la tercera columna:

=BUSCAR(C2,A2)

• Golpear Ingresar. Ahora, copia y pega la fórmula en las celdas de la tercera columna.

• Prensa Ingresar para obtener más resultados.

Excel mostrará el número de carácter desde donde encuentra una coincidencia para el texto de prueba en la columna de referencia.

Podría haber muchas otras fórmulas y fórmulas anidadas para unir textos entre dos o más celdas o columnas en Excel. Pero los métodos más fáciles y más utilizados son los mencionados anteriormente en este artículo.

Si conoce alguna otra forma intuitiva de comparar texto en Excel, no olvide mencionar el método en el cuadro de comentarios a continuación. Mientras tanto, puedes aprender cómo usar la fórmula SI-ENTONCES de Excel.