Nunca parece haber un final para los correos electrónicos, las llamadas y las tareas que deben realizarse en un día. Es prácticamente imposible estar al tanto de su trabajo sin un poco de ayuda. Creamos una lista de 8 trucos esenciales para el lugar de trabajo centrados en la tecnología para ayudar a aumentar la productividad y mantener la cordura.
1. Configure su teléfono en "No molestar"
Casi todo el mundo tiene el instinto de revisar su teléfono inmediatamente cuando siente la vibración en su bolsillo o escucha el suave ping de su teléfono. Con solo configurar su teléfono en No molestar durante las partes clave de su día, puede ayudar a eliminar distracciones innecesarias.
Lo más probable es que, sea lo que sea, pueda esperar.
2. Utilice "Voz a texto" para dictar
Pocas personas pueden escribir tan rápido como pueden hablar. Al utilizar software como Dragon o Watson de IBM, podrá realizar tareas de manera mucho más eficiente.
Actualmente, hay varias versiones disponibles. Entonces, incluso si estás en una industria que tiene una gran cantidad de jerga o vernáculo específico, como el campo médico, aún puedes obtener uno que reconozca cada palabra que dices.
3. Utilice filtros de luz azul o anteojos
Este truco puede salvarle la vida. Un número creciente de estudios están demostrando que la cantidad de tiempo que los humanos pasan frente a fuentes emisoras de luz azul puede tener efectos negativos. Estos pueden variar desde dolores de cabeza y fatiga visual hasta problemas para dormir.
Los anteojos de luz azul o los filtros de monitor pueden ayudar a aliviar estos problemas con un costo mínimo.
4. Utilice programas de conferencias telefónicas en línea
Programas como Slack y Whatsapp pueden ser un gran beneficio para la productividad de un equipo. Ofrecen la posibilidad de estar siempre conectados. Ahora, no hay que esperar a recibir una respuesta por correo electrónico. Puede configurar grupos individuales para incluir solo a los miembros del equipo necesarios. Dado que existen aplicaciones de escritorio y móviles, puede configurar reuniones independientemente de dónde se encuentre su equipo actualmente.
Si se necesita una videollamada, hay una gran cantidad de opciones que incluyen MS Team, Zooom o Skype for Business. Todos ellos ofrecen formatos fáciles de usar para que su equipo pueda trabajar en conjunto.
5. Compartir calendarios de Outlook
Este truco es probablemente uno de los más fáciles de pasar por alto. Siempre que hay una reunión, tratar de encontrar el momento más oportuno puede resultar complicado. Simplemente compartiendo un calendario de Outlook, cada miembro del equipo podrá ver lo que otros miembros están haciendo. Esto disminuirá la cantidad de comunicación necesaria para programar reuniones y, como beneficio adicional, es una manera fácil de recordar el cumpleaños de todos.
6. Uso de macros para agilizar el flujo de trabajo
El uso de macros realmente puede ayudar a optimizar las tareas repetitivas que forman parte de su día. Microsoft Suite y Google Docs son capaces de ejecutar macros personalizadas. Dedique unos minutos a aprender lo que pueden hacer para que pueda ver cómo su productividad aumenta rápidamente.
7. Crear listas de tareas prioritarias a diario
Al crear una lista de tareas pendientes priorizadas para usted y su equipo, puede asegurarse de que todos estén concentrados.
Hay muchas aplicaciones que le ayudarán a hacer esto. Simplemente busque su tienda de aplicaciones preferida. Luego, comience por crear una lista de todo lo que debe hacerse con la fecha límite para cada artículo de línea. A continuación, divida los elementos en categorías; urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y ni importante ni urgente.
Una vez que haya hecho esto, será fácil decidir qué debe hacerse y qué puede esperar. Admitámoslo: mucho de lo que podemos hacer es lo que puede esperar.
8. Tome pausas tecnológicas
Si bien esto no es técnicamente un truco tecnológico, es un gran truco mental. Una vez por hora, tómate un breve descanso. Levántese de su escritorio y estírese o camine hacia el enfriador de agua. Simplemente alejándose de la tecnología por unos minutos, puede reiniciar y comenzar la tarea de manera mucho más efectiva.
Sin embargo, hay una clave para este truco. No te tomes un descanso de la tecnología usando tu teléfono o revisando tu correo electrónico.
Eso es un descanso de la tarea, no un descanso de la tecnología. Pruébelo, y si no siente que puede levantarse una vez por hora, pruebe el Regla 20-20-20. Se trata de tomar un descanso cada 20 minutos para concentrarse en algo que está a 20 pies de distancia durante 20 segundos. Simplemente concentrarse en algo más lejano durante unos segundos puede ayudarlo a mantenerse enfocado.
Pensamientos finales
En el mundo actual, todos intentamos ser lo más eficaces posible. Prueba estos trucos. Verá absolutamente un aumento en su productividad.