Microsoft Excel es una excelente herramienta para almacenar información de direcciones y contactos de clientes, lo que la convierte en una opción ideal para crear y organizar una lista de direcciones postales de sus contactos. Sin embargo, si desea imprimir etiquetas para sobres, tarjetas de felicitación, etc., desde una lista de direcciones que creó en Microsoft Excel, debe utilizar la función "Combinar correspondencia" de Microsoft Word.
Más específicamente, Microsoft Word ofrece la potente función llamada "Combinación de correspondencia" que facilita la creación e impresión de etiquetas desde una hoja de cálculo de Excel.
En esta guía, le mostraremos paso a paso cómo crear una lista de direcciones postales en Microsoft Excel y cómo imprimir etiquetas de esta lista utilizando la función "Combinar correspondencia" de Microsoft Word.
Cómo imprimir etiquetas desde un archivo de lista de direcciones de Excel usando Word Mail Merge.
Paso 1. Prepare la Lista de Correo en Excel para la Impresión de Etiquetas.
Antes de crear e imprimir etiquetas postales, debe configurar correctamente su lista de direcciones en Excel. Esto implica ingresar encabezados de columna para cada elemento de requisito que desee agregar a las etiquetas, como nombre, apellido, dirección, código postal, etc.
Veamos cómo hacer una lista de direcciones en Excel para imprimir etiquetas postales:
1. Abra Microsoft Excel y cree un nuevo libro.
2. Ingrese los siguientes encabezados de columna para cada elemento que debe incluir la dirección del destinatario:
- Nombre de pila
- Apellido
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código postal
3. Ahora complete la información respectiva debajo del encabezado de cada columna.
4. Cuando termine, asegúrese de que no haya filas o columnas vacías y guarde la hoja de trabajo.
Paso 2. Asigne un nombre a la lista de correo (opcional).
Después de crear su lista de correo en Excel, es útil darle un nombre. Al nombrar el conjunto de datos, puede consultarlo fácilmente cuando lo conecte al documento de Word para combinar correspondencia.
1. Para nombrar la lista de correo, seleccione la lista de direcciones, incluidos los encabezados.
2. Ve a la Fórmulas pestaña y haga clic en Definir nombre del grupo Nombres definidos.
3. Introduzca un nombre para la tabla en el Nombre cuadro y haga clic DE ACUERDO.*
* Nota: Si un nombre consta de varias palabras, utilice un guión bajo "_" entre ellas y evite utilizar espacios o guiones.
4. Ahorrar y cerca Microsoft Excel.
Paso 3. Configure un documento de combinación de correspondencia en Word.
Ahora es el momento de configurar un documento de combinación de correspondencia en Microsoft Word para imprimir sus etiquetas.
1. Abra un documento de Word en blanco.
2. Desde el Envíos pestaña, haga clic Iniciar combinación de correspondencia y seleccione el Etiquetas opción del menú desplegable.
3. Elija el proveedor de su etiqueta y el número de producto en el Opciones de etiqueta ventana de diálogo.
4. A continuación, haga clic en el Detalles en la esquina inferior izquierda de la ventana.
5. Proceda a ajustar los márgenes, la altura, el ancho, el paso y el tamaño de la etiqueta si es necesario y haga clic en DE ACUERDO.
6. Después de eso, haga clic DE ACUERDO en el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta para guardar los cambios.
Etapa 4. Habilite la conversión de formato de archivo entre Excel y Word.
Para conectar su documento de Word a la hoja de cálculo de Excel con la lista de direcciones, debe asegurarse de que la conversión de formato de archivo entre los dos programas de Microsoft esté habilitada.
1. En Word, haga clic en el Archivo pestaña, luego seleccione Opciones en la parte inferior de la barra lateral izquierda.
2. En la ventana Opciones de Word, seleccione el Avanzado en el panel izquierdo.
3. Ahora, desplácese hacia abajo hasta el génerosl sección, verifique el Confirmar la conversión de formato de archivo al abrir opción y haga clic DE ACUERDO.
Paso 5. Seleccione la lista de direcciones de Excel para sus etiquetas.
Ahora proceda a "vincular" el documento de Word con su lista de direcciones de Excel.
1. En el documento de Word, vaya a la Envíos pestaña nuevamente, haga clic Seleccionar destinatarios y luego elegir Utilice una lista existente en el menú desplegable.
2. Localice y seleccione el archivo de Excel que contiene la lista de correo y luego haga clic en Abierto.
3. En el cuadro de diálogo Confirmar fuente de datos, seleccione Archivos de base de datos OLE DB y haga clic DE ACUERDO.
4. Luego, seleccione la lista de correo nombrada o la hoja de trabajo que contiene la lista de direcciones y haga clic en DE ACUERDO.
5. El documento de Word ahora está lleno de etiquetas de dirección que indican "Próximo registro".
Paso 6. Edite la lista de destinatarios para la combinación de correspondencia.
Una vez vinculado el documento de Word a la lista de correo de Excel, proceda a revisar y editar, si es necesario, la lista de destinatarios antes de la fusión final.
1. En Envíos pestaña, haga clic Editar lista de destinatarios.
2. La ventana "Destinatarios de combinación de correspondencia" mostrará todos los destinatarios de su lista de direcciones. Proceda a ordenar, filtrar o eliminar destinatarios si es necesario desmarcando la casilla junto a cualquier destinatario que no desee incluir. Luego, haga clic DE ACUERDO para confirmar.
Paso 7. Personalizar campos de combinación de correspondencia (elementos de etiqueta)
Ahora, proceda a personalizar los elementos de las etiquetas y su apariencia según sus necesidades.
1. Clickea en el Bloque de direcciones opción en el Envíos grupo "Escribir e insertar campos" de la pestaña.
2. Continúe y especifique el formato del nombre del destinatario, eligiendo el que desee de la lista de opciones disponibles en "Insertar el nombre del destinatario en este formato".
3. A continuación, haga clic en Campos de coincidencia para hacer coincidir los campos correctos de la lista de direcciones de Excel.
4. En la ventana "Coincidir campos", asegúrese de que los campos requeridos para las etiquetas estén asignados correctamente a los campos correspondientes (encabezados de columna) en la lista de direcciones de Excel.
Si no coinciden, use el botón desplegable al lado de cada campo y seleccione el encabezado de columna correcto de la lista de direcciones de Excel. Luego, haga clic DE ACUERDO para confirmar las coincidencias.
5. Luego haga clic DE ACUERDO nuevamente para aplicar los cambios.
6. Ahora el «Bloque de direcciones» El marcador de posición aparecerá en la primera etiqueta.
7. Hacer clic Actualizar etiquetas (sobre el Envíos pestaña) para actualizar todas las demás etiquetas en el documento de Word.
Paso 8. Obtenga una vista previa de sus etiquetas y finalice la combinación de correspondencia.
Ahora veamos cómo quedarán las etiquetas una vez impresas.
1. En la pestaña Correo, haga clic en Vista previa de resultados botón.
2. Ahora mire cómo aparecerán las etiquetas si se imprimen. Si desea cambiar su apariencia, seleccione la primera etiqueta y use las herramientas Formato de texto en Hogar pestaña. Cuando termine, haga clic en Actualizar etiquetas en Envíos para aplicar el formato a todas las etiquetas.
3. si todo parece DE ACUERDO, Ve a la Envíos pestaña, haga clic en Finalizar y fusionar opción y seleccione Editar documentos individuales en el menú desplegable.
4. En la ventana Combinar en nuevo documento, seleccione Todo en Fusionar registros y haga clic en DE ACUERDO.
5. Aparecerá un nuevo documento con las etiquetas de correo generadas a partir de su lista de direcciones de Excel y podrá editar, formatear, imprimir y guardar este documento como lo haría con cualquier otro documento de Word.
Paso 9.Consejo adicional: agregue bordes a las etiquetas. (Opcional)
Para que sea más fácil cortar las etiquetas (si aún no están cortadas), agrégueles bordes.
1. Haga clic en el más (+) en el lado superior izquierdo del documento para seleccionar todas las etiquetas.
2. Luego, haga clic en el Borde icono en el menú flotante y elija Todas las fronteras de las opciones.
3. Se agregarán bordes entre cada etiqueta para facilitar su corte.
4. Ahora sus etiquetas están listas para imprimir.
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