Poder colaborar rápidamente con miembros del equipo y socios externos es crucial en el acelerado mundo empresarial actual.
Microsoft Office 365 permite a las organizaciones colaborar con personas ajenas a la organización. Esta característica se llama Grupos y puede usarlo para otorgar a los colaboradores externos el derecho a unirse a conversaciones grupales, acceder a archivos, eventos de calendario y más.
Pero, ¿cómo permite que los invitados se unan a los grupos de su organización? Enumeraremos los pasos a seguir en esta práctica guía.
Primero, aquí hay una descripción general rápida del proceso:
- El propietario del grupo o un miembro del grupo agrega al nuevo invitado al grupo.
- El propietario del grupo es el único que puede aprobar el acceso de invitados y decidir a qué tipo de contenido y archivos pueden acceder los usuarios invitados.
- Los usuarios invitados reciben un correo electrónico de confirmación que les otorga acceso a las conversaciones y archivos del grupo.
Tenga en cuenta que el acceso de invitados lo configuran los administradores de TI.
Cómo agregar invitados a grupos de Office 365
Si el invitado que desea agregar ya existe en su directorio después de una invitación que recibió, estos son los pasos a seguir:
- Ve a la Centro de administración → Mostrar todo
- Navegar a Ajustes → Configuración de la organización
- Selecciona el Servicios pestaña
- Haga clic en Grupos de Microsoft 365 y permita que los colaboradores externos accedan a sus grupos
- Regrese al Centro de administración y navegue hasta Grupos → seleccione el Grupos página
- Seleccione el grupo al que desea agregar un nuevo usuario invitado (debería estar visible en su directorio)
- Hacer clic Ver todo y seleccione el Miembros pestaña para administrar los miembros del grupo
- Seleccione Añadir miembros y agregue el nuevo usuario invitado
- Guarde los cambios.
Cómo eliminar un usuario invitado de Office 365
Si su equipo o grupo ya no colabora con un usuario invitado, puede eliminarlo rápidamente del grupo para evitar que accedan a contenido y archivos relacionados con el actividad.
- Vaya a su centro de administración de Microsoft 365
- Expandir Usuarios
- Seleccione Usuarios invitados
- Seleccione el usuario que desea eliminar
- Hacer clic Borrar para eliminar el usuario invitado respectivo.
Y así es como los propietarios de grupos y los administradores de TI pueden habilitar el acceso de usuarios invitados en Office 365.