Una de las formas más rápidas de compartir información con colegas y colaboradores externos es enviar enlaces a páginas web o archivos específicos. Todo lo que necesitan hacer es hacer clic en esos enlaces y acceder a los recursos que compartió con ellos. Si a menudo comparte archivos con usuarios no autenticados, puede configurar los enlaces para que caduquen después de un período específico. De esta manera, puede evitar el acceso no autorizado.
Cómo configurar enlaces para que expiren automáticamente
Los administradores de TI pueden configurar reglas específicas que requieran que los usuarios de Office y OneDrive ingresen un tiempo de vencimiento particular para los vínculos que comparten con usuarios externos. Si olvida hacerlo, aparecerá una alerta en la pantalla que dice: "La política de su organización requiere que este vínculo caduque.”
Los administradores también pueden configurar un valor de tiempo de espera obligatorio específico, después del cual todos los enlaces dejan de estar disponibles para los usuarios externos. Si es un administrador de TI y desea configurar los enlaces de OneDrive y SharePoint para que caduquen después de un período determinado, siga los pasos a continuación.
Cómo configurar enlaces para que caduquen para usuarios externos
- Vaya al Centro de administración de OneDrive.
- Navegar a Configuración avanzada para enlaces que se pueden compartir.
- Luego ubique la sección que dice El enlace debe caducar dentro de este número de días.
- Ingrese la fecha en la que desea que ese enlace caduque.
Una vez que se haya alcanzado el valor de tiempo de espera obligatorio, los enlaces ya no estarán disponibles para los usuarios externos.
Alternativamente, también puede usar el Centro de administración de SharePoint para realizar el trabajo.
- Iniciar sesión en Centro de administración de SharePoint.
- Ir a Políticas.
- Seleccione Vínculos a archivos y carpetas.
- Luego ve a Elija permisos y opciones de vencimiento para los enlaces de Cualquiera.
- Ir a Estos enlaces deben caducar dentro de estos días.
- Ingrese el valor de tiempo de espera obligatorio.
Para más información, ver Mejores prácticas para compartir archivos y carpetas con usuarios no autenticados.
Conclusión
Para evitar el acceso y el uso compartido de enlaces no autenticados, puede editar la configuración de uso compartido en OneDrive y SharePoint y configurar los enlaces para que caduquen después de una determinada cantidad de días. Utilice esta opción cuando comparta enlaces con usuarios externos.
¿Con qué frecuencia establece que los enlaces caduquen? ¿Existen otros consejos y trucos que utilice para evitar compartir enlaces no autorizados? Comparta sus ideas en los comentarios a continuación.