Después de someterse a actualizaciones de software recientes para ciertas versiones de Microsoft Excel en el verano de 2017, Microsoft asignó el control de cambios como una característica heredada. Para facilitar su uso, puede agregarlo a su barra de herramientas de acceso rápido para rastrear cada archivo. Alternativamente, puede agregar la cinta de Excel mediante la creación de un nuevo grupo y agregarlo a este nuevo grupo.
Al igual que con Word, Microsoft actualizó su programa con la inclusión de una nueva función de coautoría en para permitir el intercambio de libros de trabajo en línea y el historial de cambios entre compañeros de trabajo, compañeros, amigos, familiares, etc. Los libros de trabajo compartidos se han diseñado para permitir a los usuarios acceder y editar juntos una vez que reciben la aprobación.
Supongamos, por ejemplo, que solicitó a alguien que revisara o colaborara en un proyecto de Excel con usted. Es un mecanismo bastante sencillo ya que Excel virtualmente le permite marcar errores ortográficos (y tiene un corrector ortográfico), insertar comentarios en el margen, etc. electrónicamente, y relativamente similar al de un documento de Word.
La única excepción a tener en cuenta es que Excel resaltará las celdas alteradas, mientras que en Word observará alteraciones en palabras y oraciones. Sin embargo, hay dos cosas a tener en cuenta antes de comenzar.
Si su hoja de Excel contiene una tabla, la función Control de cambios se niega a funcionar en una hoja de cálculo. Para permitir el uso, se le pedirá que habilite "Cambio de camino"En los libros de trabajo seleccionando primero la tabla preexistente, luego seleccione"Ficha Diseño"Y luego elija el"Convertir al rango. " Si necesita ediciones de otros usuarios, los libros de trabajo deberán compartirse en una ubicación disponible para ambos.
Debido al hecho de que las versiones difieren con respecto al nivel de actualizaciones, es posible que no pueda ver esta función en la cinta predeterminada. Pero no se preocupe. Simplemente agregue el "Cambio de camino”Al menú de la cinta de opciones siguiendo los pasos a continuación:
- En el menú de la cinta, use el mouse para hacer clic con el botón derecho en prácticamente cualquier lugar y elija la opción "Personaliza la cinta”Opción emergente.
- Desde el "Personaliza la cinta"Pantalla de diálogo, arrastre el mouse a la"Elija comandos de"Ruta en el panel derecho: una"menú desplegable / lista”Debería aparecer, desde donde deberá seleccionar el“Todos los comandos" o "Comandos que no están en la cinta" opción.
- Desde el paralelo "Personaliza la cinta”, Ingresará en un menú desplegable. Esto en sí mismo debería establecerse en "Pestañas principales”Ya en el modo predeterminado (es decir, la lista de desplazamiento ubicada debajo debe mostrar las pestañas principales de antemano). Después de esta verificación, haga clic en el + cartel ubicado junto a "Revisar”En la lista, continúe haciendo clic en la opción“ Nuevo grupo ”debajo de la lista. Esto resultará en la adición de un nuevo grupo al "Revisar" Sección.
- Luego, para cambiar el nombre de este grupo recién creado, simplemente haga clic con el botón derecho en "Nuevo grupo”Línea, cámbiela por el nombre que desee y siéntase libre de agregar un icono si así lo desea. En aras de la demostración, lo cambiaremos a "Cambio de camino. " (Excel agregará por sí mismo un "Personalizado"Después de su nombre, solo cuando se trata de esta lista.) Si hace clic y luego arrastra el"Grupo XYZ, ”Puede reubicarlo en otra área dentro de la Lista de revisión.
- Una vez que haya resaltado el Grupo de control de cambios, proceda a elegir dos comandos de la lista de comandos disponible en el lado izquierdo:
- “Resaltar cambios”
- “Aceptar / rechazar cambios”
Para mover cada uno de los comandos al grupo, debe hacer clic en "Agregar" Botón.
Observará que una vez que Nuevo grupo ahora está en la cinta. A continuación, debe:
- Pegar "Resaltar cambios"Comando.
- “Seguimiento de cambios durante la edición”Aparecerá, use su mouse para hacer clic y marcarlo. Repita para "Resaltar cambios en la pantalla.”
- Para terminar, haga clic en "OK.”
Una vez finalizadas estas tareas, se realizará un seguimiento de todas y cada una de las modificaciones realizadas en la hoja de cálculo de Excel deseada y resaltado a través de un indicador de borde azul único y en la esquina superior izquierda un pequeño triángulo azul que aparecerá en el editado células. Además de adaptarse a la facilidad de uso, el programa asigna un color diferente para identificar el uso de la plataforma multiusuario.
Además, si mueve el cursor del mouse sobre una celda ya editada, obtiene acceso a lo siguiente:
- Fecha
- Autor
- Hora en que se cambió el documento
- Resumen emergente de los cambios registrados, para revisar antes de aceptar las revisiones realizadas de forma permanente.
Debe tener en cuenta que solo se archivará y presentará la alteración más reciente en este resumen emergente.
Ahora, después de que cada posible editor / participante haya completado su parte, puede continuar para aceptar / rechazar los cambios propuestos como parte de la tarea.
- Haga clic en "Revisar"De la parte superior de"Cinta"Menú y haga clic en el"Aceptar rechazar"Comando.
- Una vez que la ventana emergente de Excel se vuelva a confirmar con el "Guardar el libro de trabajo"Función de declaración, haga clic en"OK.”
- Excel marcará la celda editada original y, al mismo tiempo, mostrará junto a este resaltado la opción Seleccionar cambios a "Aceptar o rechazar" caja de diálogo.
- Estará al tanto de todos los cambios actuales que se realizan dentro de la lista mostrada. De lo mencionado anteriormente, puede seleccionar la versión editada preferida o puede seguir con la original. Elija lo que tenga sentido para usted. Una vez que haya decidido, haga clic en "Aceptar”Después de elegir de la lista la mejor versión.
Sin embargo, si cree que ninguna de las versiones enumeradas es de su agrado, repita el proceso pero cámbielo haciendo clic en el botón "Rechazar" opción. Después de la decisión, siguiendo este comando, el cursor se moverá automáticamente a la siguiente celda editada para su posterior procesamiento. - Si la alteración por la que está optando debe llevarse a cabo en toda la hoja de cálculo (por ejemplo, todos los símbolos y símbolos se cambian a un formato específico), haga clic en "Aceptar todo" botón. Con este comando, todas las ediciones seleccionadas se corrigen y aceptan en ese instante.
- Ahora, es posible que desee volver a activar el "Cambio de camino”Función desactivada. Para hacerlo, vuelva a la "Grupo de revisión", Y dirígete hacia el"Cambio de camino" grupo. Haga clic en "Resaltar cambios"Y simplemente desmarque la casilla previamente marcada con la etiqueta"Seguimiento de cambios durante la edición ...”