Las mejores rutinas de Automator para Mac

Bienvenido de nuevo a otra publicación de mi serie de tutoriales de Automator. Esta es la segunda publicación de esta serie y hoy cubriremos las mejores rutinas de Automator para Mac.

Automator es una aplicación que comencé a usar en los últimos meses y ya ha simplificado el uso de mi Mac en un grado significativo.

Hoy, quiero compartir con ustedes algunas de las rutinas que han ayudado a hacer eso posible. Si está entusiasmado con el uso de Automator pero no está seguro de por dónde empezar, ¡esta publicación es para usted!

También quería agregar que incluiré descripciones y tutoriales para cada rutina en este artículo. Al investigar para esta publicación, descubrí que otros artículos similares solo enumeran ideas para las rutinas de Automator en lugar de mostrarle cómo hacerlas. Voy a explicar ambos, así que esto es en parte un tutorial, en parte una lista inspiradora.

Muy bien, ¡manos a la obra!

¿Cuáles son las mejores rutinas de Automator para Mac?

Primero, en caso de que esta sea su primera parada en mi serie de tutoriales de Automator, quería darle una explicación rápida de cuáles son las mejores rutinas de Automator.

Para aquellos que no lo sepan, Automator es una aplicación de Mac integrada. Lo obtienes gratis cada vez que compras una Mac, al igual que Pages o Numbers.

Sin embargo, a diferencia de esas aplicaciones, Automator tiene una función bastante única. Le permite crear rutinas automatizadas (también conocidas como "flujos de trabajo").

Por ejemplo, supongamos que envía un correo electrónico a un cliente todos los viernes para facturarle el trabajo. Puede crear una rutina en Automator que le enviará automáticamente este correo electrónico.

Hay mucho más en Automator que solo eso, pero esa es una explicación simple. Si desea una descripción más detallada de cómo funciona Automator, consulte esta publicación anterior ¡Escribí sobre el tema!

Las mejores rutinas de Automator para Mac

Muy bien, con eso fuera del camino, estamos listos para explorar las mejores rutinas de Automator para Mac. Si bien puede haber rutinas de Automator que sean mejores para usted que no están en esta lista, creo que los flujos de trabajo que se enumeran a continuación serán útiles para la mayor cantidad de usuarios.

Todas estas son rutinas realmente simples, ¡así que no se deje intimidar! Vamos a mojarnos los pies y aprender algunos de los conceptos básicos de la automatización de tu Mac.

Cambia automáticamente el fondo de tu escritorio

El primero es uno que considero que es principalmente por diversión. Dicho esto, sigue siendo genial.

Esencialmente, este elemento de nuestra lista de las mejores rutinas de Automator cambiará automáticamente el fondo de su escritorio a lo que quiera, cuando quiera.

Ahora, vale la pena mencionar que puede configurar el fondo de su escritorio para que se reproduzca aleatoriamente en las Preferencias del sistema en función de algunos factores básicos, como cambiar cada vez que inicia sesión.

Sin embargo, con esta rutina de Automator, podrá configurarla para que cambie sin necesidad de abrir Preferencias del sistema.

Por ejemplo, puede crear una opción de clic derecho que le permita cambiar a un fondo específico cuando lo desee. O puede crear una carpeta que cambie automáticamente el fondo a cualquier imagen que acaba de colocar en esa carpeta.

Cómo cambiar el fondo de tu Mac con las mejores rutinas de Automator

Voy a guiarte a través de estas dos opciones, comenzando por agregar una opción de clic derecho para cambiar tu fondo.

Abra Automator y cree un Nuevo documento con el Acción rapida escribe.

En la barra de búsqueda, escriba "Obtener elementos específicos del buscador" y arrastre la acción correspondiente al editor.

Haga clic en el Agregar…, luego navegue hasta la foto que desea asignar a esta rutina. Esta es la foto a la que cambiará su fondo cada vez que ejecute esta rutina.

A continuación, escriba "Establecer la imagen del escritorio" en la barra de búsqueda y arrastre la acción correspondiente al editor. Esto tomará la foto que acaba de seleccionar y la establecerá como fondo.

A continuación, seleccione Expediente, Ahorrary asigne el título correspondiente a su nueva acción rápida. Aparecerá como una opción de clic derecho, así que asegúrese de darle un nombre que recuerde. Por ejemplo, si está asignado a una foto de perros, asígnele un nombre como "Cambiar el fondo del escritorio a perros".

¡Y eso es! Ahora debería poder hacer clic con el botón derecho en casi cualquier lugar de su Mac, vaya a Servicios en el menú contextual y elija su rutina recién creada.

Una cosa que debe saber acerca de las Acciones rápidas es que generalmente debe hacer clic con el botón derecho en un archivo, carpeta o texto para que aparezcan en el menú contextual. De lo contrario, no estarán disponibles.

Para una personalización máxima, recomendaría agregar otra Acción rápida para una foto diferente; digamos que es un fondo de pantalla de gatos. A continuación, puede guardar esa acción rápida como "Cambiar el fondo del escritorio a gatos", lo que le permite cambiar entre los dos cuando lo desee desde el menú contextual.

Copie su portapapeles a un archivo de texto

El segundo lugar de nuestra lista de las mejores rutinas de Automator es uno que le ayudará a visualizar y almacenar el contenido de su portapapeles. Para aquellos que no lo saben, su portapapeles es donde se almacenan los elementos que copia / corta hasta que los pega.

Este flujo de trabajo de Automator tomará el texto que ha copiado y lo almacenará en un nuevo archivo de texto en su escritorio. Puede modificarlo para guardar el archivo donde quiera, solo usaremos el escritorio para simplificar.

Una cosa a tener en cuenta es que esta rutina creará un nuevo archivo de texto cada vez que la ejecute. No agregará todo lo que copie al mismo archivo de texto; eso requeriría algunas secuencias de comandos, que son un poco más avanzadas de lo que planeamos obtener en esta publicación.

Cómo copiar su portapapeles a un texto en el escritorio de su Mac

Primero, crea un Nuevo documento en Automator que usa el Solicitud escribe.

A continuación, en la barra de búsqueda, escriba "Obtener contenido del portapapeles" y arrastre la acción correspondiente al editor de Automator.

Luego, escriba "Nuevo archivo de texto" en la barra de búsqueda y, nuevamente, arrastre esta acción al editor debajo Obtener contenido del portapapeles.

En el Guardar como: campo, puede establecer el nombre del archivo. Elegiría algo como "Contenido del portapapeles". En el Dónde: campo, puede elegir dónde se guardará el archivo. Una vez más, dejaremos este conjunto en el escritorio para simplificar, pero siéntase libre de moverlo a donde quiera.

A continuación, haga clic en Expediente, luego Ahorrar. A diferencia de la rutina anterior, que era una acción rápida en el menú contextual, este flujo de trabajo será el icono de una aplicación que guarde. Para ejecutar este flujo de trabajo, haga doble clic en el icono de la aplicación.

Con eso en mente, recomiendo ponerle un título y guardarlo en una ubicación que facilite su uso. Honestamente, el escritorio no es una mala opción. Y también puede arrastrarlo al Dock si lo desea.

Una vez que lo haya guardado, copie algo de texto y haga doble clic en el ícono de la aplicación del flujo de trabajo. Debería ver aparecer un nuevo archivo de texto en su escritorio en solo unos segundos.

¡Y eso es!

Abra un grupo de sitios web a la vez

El tercero en nuestra lista de las mejores rutinas de Automator es uno de mis favoritos. Vale la pena mencionar que esta es una función que se agregará en macOS Monterey este otoño (Grupos de pestañas). Por lo tanto, solo será útil durante los próximos meses, a menos que no quiera o no pueda actualizar a Monterey.

Dicho esto, ¡sigue siendo bastante bueno!

Este flujo de trabajo abrirá un grupo de sitios web preestablecidos cuando lo desee. Por ejemplo, puede configurarlo para que abra todas sus cuentas de redes sociales. O, si utiliza un conjunto de sitios web para trabajar, puede abrirlos todos en un instante.

Es otro fácil de crear, ¡así que entremos en él!

Cómo abrir un grupo de sitios web usando una de las mejores rutinas de Automator

Crear un Nuevo documento en Automator y elija el Solicitud tipo de flujo de trabajo. ¡Sabes qué hacer!

En la barra de búsqueda, escriba "Obtener URL especificadas" y arrastre la acción correspondiente al editor de Automator.

Además, en caso de que aún no lo haya descubierto, puede explorar todas las acciones en Automator haciendo clic en las opciones del panel izquierdo de Automator. Creo que es más rápido escribirlo en la barra de búsqueda si ya sabe qué acción necesita. De todos modos, ¡volvamos al tutorial!

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, www.apple.com se incluye en su lista de sitios web de forma predeterminada. Si no lo quiere allí, selecciónelo y haga clic en el Eliminar botón.

Asimismo, puede agregar los sitios web que desea abrir haciendo clic en el Agregar botón. Si ya tiene Safari abierto, el Agregar El botón pegará automáticamente la URL de su pestaña actual en esta sección.

Una vez que haya enumerado todos los sitios web que desea que abra este flujo de trabajo, escriba "Mostrar páginas web" en la barra de búsqueda y suelte la acción correspondiente después de Obtener URL especificadas acción.

Todo lo que queda por hacer es Expediente, Ahorrary asigne un nombre a este flujo de trabajo. Luego, haga doble clic en el ícono de la aplicación para este flujo de trabajo (estará ubicado donde decidió guardarlo) y asegúrese de que funcione.

¡Y eso es! Aunque esto pronto será reemplazado por una función integrada de macOS, estoy seguro de que puede ver por qué es una de las mejores rutinas de Automator.

Copiar todas las URL de una sección de texto

¡Este es uno de mis favoritos en esta lista de las mejores rutinas de Automator porque lo hice! Así es, probablemente no encontrará este flujo de trabajo de Automator súper original y único en ningún otro lugar.

¡Es broma, por supuesto! Esta es otra rutina simple que se encontrará usando todo el tiempo. Yo lo hago, al menos.

Esta será otra acción rápida, lo que significa que estará en el menú contextual. Le permite seleccionar un bloque de texto y copiar todas las URL de ese bloque de texto en una lista. Luego puede pegar esas URL, sin el resto del texto, en una lista ordenada.

La única limitación de esto es que no copia hipervínculos, solo URL. Para aquellos que no conocen la diferencia, aquí está:

• URL:https://appletoolbox.com
• Hipervínculo:AppleToolBox

Este flujo de trabajo copiará la URL anterior, pero no el hipervínculo. ¡Aún así, lo uso casi todos los días!

Si eso no le parece útil, ¡no se preocupe! Puede configurar fácilmente esta rutina para copiar fechas, direcciones de correo electrónico, direcciones o números de teléfono. ¡Así es cómo!

Cómo extraer URL de un bloque de texto usando Automator

Abre un Nuevo documento en Automator y seleccione Acción rapida para su tipo de flujo de trabajo.

En la barra de búsqueda, escriba "Extraer datos de texto" y arrastre esta acción al editor.

En el Extraer, encontrará un menú desplegable que tiene las opciones que acabo de enumerar anteriormente: URL, fechas, direcciones de correo electrónico, direcciones y números de teléfono. Me limitaré a las URL, pero siéntete libre de elegir la que más uses. Y, por supuesto, siempre puede crear una Acción rápida separada para cada uno de ellos.

A continuación, escriba "Copiar al portapapeles" y arrastre esta acción al editor como último paso.

Finalmente, Expediente y Ahorrar esta acción con un título fácil de recordar. Usé "Copiar URL". Una vez guardado, puede resaltar un montón de texto y elegirlo del Servicios sección del menú contextual.

¡Y eso es!

Envíe fácilmente un nuevo correo electrónico utilizando una de las mejores rutinas de Automator

Muy bien, sé que dije que el último era mi favorito, pero en realidad, probablemente sea este. Esta es verdaderamente una de las mejores rutinas de Automator. Independientemente de quién sea usted, probablemente pueda hacer un uso serio de este.

Este flujo de trabajo enviará automáticamente un correo electrónico a la persona que elija cada vez que lo ejecute. También puede elegir el asunto y el contenido del correo electrónico, lo que le brinda mucho control.

Y agregaré un paso adicional que me gusta usar, que es agregar un archivo adjunto al correo electrónico automáticamente. Utilizo esto para enviar facturas cada semana, ¡así que este paso adicional es particularmente útil para mí!

Cómo enviar un correo electrónico usando Automator

Lo primero es lo primero, crea un Nuevo documento en Automator usando el Solicitud tipo de flujo de trabajo.

A continuación, escriba "Nuevo mensaje de correo" y arrastre la acción correspondiente al editor.

Siempre que ejecute este flujo de trabajo, aparecerá un borrador de su correo electrónico antes de enviarlo. Por lo tanto, si deja alguno de estos campos en blanco, tendrá una oportunidad adicional de completarlos antes de enviar el mensaje.

Dicho esto, el objetivo es completar tantos como sea posible con anticipación para aumentar el poder automático de este flujo de trabajo.

Para mí, eso significa completar el Para: y Mensaje: los campos. También completo el Tema: campo usando variables para la fecha actual. De esa forma, este correo electrónico se verá un poco menos automatizado de lo que es.

Puede encontrar variables haciendo clic en Variables en la esquina superior izquierda de la pantalla. Yo uso el Mes actual variable, seguida de un espacio, luego la Día actual, seguido de una coma y un espacio, luego el Año corriente. Puse esto en el Tema: campo, por lo que el correo electrónico siempre se verá actualizado.

¡Y eso es todo! Puede guardar este flujo de trabajo donde quiera. Yo uso el mío para enviar facturas, así que lo tengo guardado en la carpeta "Facturas" en Finder.

Como se mencionó, quería incluir un paso adicional para enviar archivos adjuntos automáticamente. Utilizo esto para adjuntar automáticamente una factura, aunque, por supuesto, puede usarlo como desee.

Para hacer esto, escriba "Agregar archivos adjuntos al mensaje frontal" en la barra de búsqueda y agregue esto en el editor después de la Nuevo mensaje de correo acción.

¡Y eso es!

Todo lo que tiene que hacer desde aquí es arrastrar y soltar el archivo que desea adjuntar a su correo electrónico en el icono de la aplicación para este flujo de trabajo. Por ejemplo, llamé a este flujo de trabajo "Enviar facturas". Así que cada semana arrastro las facturas en PDF de mis clientes a este icono y presiono el Enviar botón.

¡Y eso es!

Cambiar el tamaño de una foto al instante con un clic derecho

Acercándonos al final de nuestra mejor lista de rutinas de Automator es otro flujo de trabajo que uso todos los días. Es una rutina que te permite hacer clic derecho en una foto y reducir / aumentar el tamaño en el porcentaje que decidas.

Para subir imágenes a mis artículos, generalmente las comprimo usando TinyPNG. Es una excelente manera de reducir el tamaño de los archivos sin perder una calidad notable. Sin embargo, el problema con este sitio web es que no acepta archivos de más de 5 MB. Así que solía reducir la escala de las imágenes en Photoshop antes de comprimirlas con TinyPNG.

¡Ahora, solo uso esto! No he abierto Photoshop en meses gracias a esta acción rápida. Es un gran ahorro de tiempo.

Lo único que quiero señalar es que no recomendaría esto como una alternativa a la compresión. Es simplemente aplastar (o estirar) las imágenes sin un algoritmo de compresión inteligente. Entonces, a diferencia de un servicio de compresión como TinyPNG, esto conducirá a una caída notable en la calidad. ¡Tenga esto en cuenta siempre que lo use!

Cómo cambiar el tamaño de las fotos desde el menú contextual usando una de las mejores rutinas de Automator

Crear un Nuevo documento en Automator usando el Acción rapida escribe. En la barra de búsqueda, escriba "Escalar imágenes" y arrastre esa acción al editor.

Es posible que vea una ventana emergente que le advierte que esto cambiará las imágenes en las que realiza esta acción. Eso le permite saber que una vez que escale sus archivos de imágenes a un nuevo tamaño, este flujo de trabajo los cambiará permanentemente.

Para mí, ese es el objetivo de este flujo de trabajo, ya que intento ahorrar espacio en mi computadora. Entonces hago clic No agregue. Pero si desea conservar la foto original en su computadora, haga clic en Agregar para agregar automáticamente un paso que conservará sus originales.

Una vez que haya pasado por esa ventana emergente, notará que esta acción está configurada en la opción Al tamaño (píxeles). Si tiene en mente un tamaño de píxel exacto para cambiar el tamaño de sus imágenes, siga adelante y apéguese a esto. Sin embargo, mi objetivo es reducir las imágenes a la mitad de su tamaño, así que cambio esta opción a Por porcentaje.

También verá que en la captura de pantalla anterior cambié el porcentaje de "100" a "50". Eso reduce la imagen en un 50%. Si desea aumentar el tamaño, agregue el porcentaje en el que desea aumentarlo a 100. Entonces, si desea que sea un 50% más grande, use "150". Si desea duplicar el tamaño de una imagen, hágalo "200".

Una vez que lo haya hecho, Expediente, Ahorrary asigne a este flujo de trabajo el nombre que desee. Fui con "Reducir la imagen a escala". Una vez guardada, haga clic derecho en una imagen, vaya a Acciones rápidas, y debería ver su flujo de trabajo disponible allí.

¡Y eso es!

Mantenga ordenada su carpeta de Descargas

Por último, pero no menos importante, en esta lista de las mejores rutinas de Automator hay una que mantendrá organizada su carpeta de Descargas. Este flujo de trabajo moverá archivos de su carpeta Descargas después de que hayan estado allí durante mucho tiempo y los colocará en la Papelera.

Esta rutina también utilizará un nuevo tipo de flujo de trabajo que aún no hemos cubierto, y eso es Acciones de carpeta.

A diferencia de las acciones y aplicaciones rápidas, este tipo de flujo de trabajo se ejecutará solo. No tiene que hacer nada para que funcione; hará su trabajo en segundo plano todo el tiempo.

Piense en ello como lo haría con las reglas del buzón de iCloud. Siempre que agregue un nuevo archivo o carpeta a la carpeta a la que aplica Acciones de carpeta, sus Acciones de carpeta se ejecutarán automáticamente.

Y, por supuesto, puedes aplicar esta rutina y otras similares en la carpeta que quieras.

¡Esta bien vamos!

Cómo mantener limpia su carpeta de Descargas con una de las mejores rutinas de Automator

Lo primero es lo primero, crea un Nuevo documento en Automator y elija Acciones de carpeta para su tipo de flujo de trabajo.

En la barra de búsqueda, escriba "Buscar elementos del buscador" y arrástrelo al editor.

Probablemente notará en la captura de pantalla anterior que algunas de mis opciones son diferentes a las suyas. ¡Cambiémoslos para que coincidan!

Primero, cambie el menú desplegable junto a La acción de carpeta recibe archivos y carpetas agregados a al Descargas carpeta. Puede hacer esto haciendo clic en Otro… en el menú desplegable y navegando a la carpeta Descargas.

Después de eso, cambie el Buscar menú desplegable al Descargas carpeta.

A continuación, cambie el Cualquier contenido menú desplegable para Fecha de última modificación. En esta rutina, esta opción eliminará cualquier archivo / carpeta que no haya sido modificado en los últimos X días. Podrías cambiarlo a Fecha de creacion o Fecha de la última apertura Si te gusta. Ambos eliminarán sus archivos / carpetas después de X días, pero según diferentes factores. Lo vamos a dejar en Fecha de última modificación!

Cuando cambie ese menú desplegable a una opción basada en fecha, obtendrá un nuevo menú desplegable para elegir. Dirá es hoy para comenzar. Cámbielo a no esta en el ultimo.

Aparecerá un nuevo cuadro después de eso. Puede cambiarlo a la cantidad de días / meses / años que desee. yo recomiendo 45 días, pero puede configurarlo en la cantidad que desee. Ese es el tiempo que permanecerán sus archivos en la carpeta Descargas antes de que se eliminen.

Antes de agregar la siguiente acción, queremos modificar esta una vez más. Haga clic en el pequeño Opciones botón y verifique el Ignore la entrada de esta acción caja. Si no marca esto, esta rutina eliminará inmediatamente todos los archivos / carpetas en su carpeta de Descargas que no se hayan modificado en 45 días. Sin embargo, si lo marca, comenzará a contar desde que guardó la rutina.

El último paso es escribir "Mover elementos del buscador a la papelera" en la barra de búsqueda y arrastrar la acción correspondiente al editor.

Expediente, Ahorrar, ¡y acaba!

Cómo eliminar acciones rápidas y otras mejores rutinas de Automator de tu Mac

¡Y eso es! Esas son, en mi opinión, las mejores rutinas de Automator para el uso diario de Mac.

Por supuesto, puede llegar un momento en que esté listo para eliminar estas rutinas de su Mac.

Para las rutinas guardadas como flujos de trabajo y aplicaciones, puede eliminarlas ubicándolas en el Finder y arrastrándolas a la papelera. ¡Fácil!

Sin embargo, si está intentando eliminar las acciones rápidas, eso puede ser un poco más complicado. Me tomó un tiempo encontrar información para eliminarlos en línea, así que no se sienta mal si no está seguro de cómo hacerlo. Apple hizo que fuera un poco molesto.

Primero, abre Descubridor. Luego, en la barra de menú, haga clic en Ir, sostener el opción clave y elija Biblioteca. Es una opción secreta, por lo que la verá desaparecer y reaparecer cuando presione el botón opción llave.

Una vez que esté en el Biblioteca, desplácese hacia abajo y abra el Servicios carpeta. Aquí verá todos los Acciones rápidas que ha creado.

Para eliminarlos, arrástrelos a la Papelera. O puede cambiarles el nombre como lo haría con cualquier otro archivo. Y si desea editarlos en Automator, haga clic derecho sobre ellos, haga clic en Abrir con, y elige Automator.

¡Y eso es! Ahora sabe cómo eliminar las mejores rutinas de Automator y cómo crearlas.

¿Podrás seguir usando las mejores rutinas de Automator después de que los Atajos lleguen a Mac?

Si miraste WWDC21, entonces sabrá que la aplicación Accesos directos en iPhone llegará a Mac. Cubrí esta historia en detalle aquí si quieres saber mas.

Para aquellos que no lo sepan, la aplicación Atajos existe en iOS desde hace algunos años. Permite a los usuarios crear automatizaciones simples que se integran con el sistema iOS.

¿Suena familiar?

Es cierto: Shortcuts es, en muchos sentidos, solo una actualización visual de Automator. Mi experiencia ha sido que Shortcuts es, al menos en la superficie, más limitado que Automator. Sin embargo, puede usar secuencias de comandos en cada uno, lo que le brinda opciones casi ilimitadas. Entonces, si puede codificar, las limitaciones de cualquiera de las aplicaciones son bastante superficiales.

Si le preocupa que Shortcuts vaya a reemplazar a Automator por completo, puede estar tranquilo. Esta próxima actualización de macOS ejecutará ambas aplicaciones al mismo tiempo: Automator aún no va a ninguna parte. Incluso podrá importar sus flujos de trabajo de Automator existentes en accesos directos.

Dicho esto, creo que Apple eventualmente reemplazará Automator con accesos directos en una versión de macOS después de macOS Monterey. Nuevamente, exploro esto con más detalle en mi publicación completa sobre el tema. aquí!

Empiece a utilizar las mejores rutinas de Automator hoy

Gracias por consultar esta publicación sobre las mejores rutinas de Automator para Mac. He estado ahorrando cada vez más tiempo a medida que exploro Automator de nuevas formas. Con suerte, esta publicación no solo le brindó algunos flujos de trabajo que puede usar, sino también la inspiración para comenzar a crear los suyos propios.

Para obtener más guías, consejos y noticias sobre todo lo relacionado con Apple, echa un vistazo al resto del blog de AppleToolBox. Cubriré más tutoriales y guías para Automator, así como accesos directos, ¡así que asegúrese de estar atento!