Tipos de flujo de trabajo de Automator: comprensión de las diferencias

Bienvenido de nuevo a otra edición de nuestra serie de automatización en curso. Durante las últimas semanas, he estado escribiendo sobre la aplicación Atajos en iPhone y la aplicación Automator en Mac. Hoy, me basaré en esa serie desglosando los diferentes tipos de flujo de trabajo de Automator.

Curiosamente, esta es la primera publicación que he escrito hasta ahora en la que la investigación no ha sido de mucha ayuda. No encuentro nada sobre este tema, ni siquiera de Apple. Sin embargo, ¡más razón para escribir esto, para que tenga la información a mano!

Comprender los distintos tipos de documentos disponibles en Automator es muy importante. Después de todo, lo primero que Automator tiene que hacer al crear un flujo de trabajo es elegir el tipo de flujo de trabajo que desea crear. Si no comprende las diferencias entre ellos, le resultará difícil crear flujos de trabajo que se ejecuten como espera.

Esta será una publicación bastante sencilla. Voy a empezar explicando lo que quiero decir con "tipos de flujo de trabajo de Automator", luego voy a pasar por cada una de las opciones disponibles. Explicaré qué es cada tipo y cuándo debes usarlo.

Puedes pensar en esta publicación más como una hoja de trucos que como un artículo típico. Simplemente marque esta publicación y vuelva a consultarla cuando lo necesite.

Muy bien, ¡comencemos!

¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de trabajo de Automator?

Si es nuevo en Automator, es posible que no sepa que existen diferentes tipos de flujo de trabajo, o incluso a lo que me refiero. Siempre que abra Automator por primera vez para crear un nuevo flujo de trabajo (no editar uno existente), se le presentará la siguiente pantalla:

Como puede ver en la imagen de arriba, hay ocho opciones para elegir:

• Flujo de trabajo
• Solicitud
• Acción rapida
• Complemento de impresión
• Acción de carpeta
• Alarma de calendario
• Complemento de captura de imágenes
• Comandos de dictado

Cada uno crea un tipo diferente de rutina de Automator. Probablemente esté más familiarizado con el tipo de aplicación. Sin embargo, cada uno tiene un rol que probablemente será útil en algún momento.

Comprender para qué sirve cada uno no solo es importante para elegir entre ellos, sino que también puede ampliar lo que pensaba que Automator era capaz de hacer. Por ejemplo, es posible que no supiera que puede asignar rutinas de Automator a comandos de voz. ¡Hablaré sobre cómo funciona eso más adelante en este artículo!

Por ahora, entremos en el primero de los tipos de flujo de trabajo de Automator: ¡Flujos de trabajo!

Tipos de flujo de trabajo de Automator: flujos de trabajo

El primero de los tipos de flujo de trabajo de Automator es, como corresponde, el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo son el tipo de archivo más básico que puede crear en Automator. Todo lo que hacen es realizar una serie de acciones. Solo puede ejecutar un flujo de trabajo desde Automator. Por tanto, es un conjunto de acciones autónomo.

Puede pensar en esto como un archivo de Photoshop. Puede exportar un archivo de Photoshop a un montón de tipos de imágenes diferentes, y puede utilizar esos tipos de imágenes de muchas formas. También puede guardar su imagen como un archivo de Photoshop, pero si lo hace, solo puede usar ese archivo dentro de Photoshop.

En otras palabras, los flujos de trabajo son los más limitados de los tipos de flujo de trabajo. Pero eso no significa que sean inútiles.

¡Lejos de eso, en realidad! Los flujos de trabajo se pueden utilizar para organizar y crear subconjuntos de acciones. Por ejemplo, si crea una secuencia inteligente de pasos, puede guardarlos como un flujo de trabajo y luego usarlos en otras rutinas de Automator.

Parte de lo que hace que los flujos de trabajo sean útiles es que son el único tipo de flujo de trabajo que se puede colocar en medio de otra rutina de Automator como acción. Puede guardar un flujo de trabajo, luego crear una nueva rutina, luego arrastrar y soltar su archivo de flujo de trabajo original en el medio de su nueva rutina.

Cuándo usar flujos de trabajo en Automator

Aunque los flujos de trabajo son un tipo de flujo de trabajo básico y flexible, es posible que solo los use en raras ocasiones.

Esto se debe a que los flujos de trabajo se vuelven significativamente menos útiles debido a la potencia que aportan los otros tipos de flujo de trabajo de Automator. Mientras que los otros tipos se pueden ejecutar en determinadas situaciones, desde menús contextuales o incluso con su voz, los flujos de trabajo se limitan a la aplicación Automator.

Aunque la aplicación Automator es excelente (por eso estoy escribiendo sobre ella), el objetivo es pasar el menor tiempo posible usando la aplicación Automator para que pueda hacer todo el trabajo por usted. Solo por esa razón, probablemente evitará crear flujos de trabajo durante la mayor parte de su tiempo en Automator.

En mi opinión, hay dos momentos para usar Workflows.

El primero es querer agregar una acción personalizada a Automator. Por ejemplo, supongamos que tiene ideas para varias rutinas de Automator que necesitarán obtener una copia de cada número de teléfono en su lista de contactos. Eso podría requerir un poco de secuencia de comandos, así como algunas acciones.

En lugar de crear este conjunto de acciones una y otra vez, puede crear un único flujo de trabajo y arrastrarlo a sus futuros flujos de trabajo. Eso puede ahorrarle mucho tiempo y también puede hacer que Automator sea una aplicación más poderosa.

El segundo escenario en el que veo que los flujos de trabajo son útiles es cuando desea crear rutinas que lo ayudarán mientras usa la aplicación Automator. Por ejemplo, si desea obtener nombres de archivos mientras usa Automator, ejecutar un flujo de trabajo desde la aplicación Automator será menos molesto.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: aplicaciones

El siguiente en la lista de tipos de flujo de trabajo de Automator es Aplicaciones. Aunque no hay evidencia de esto, hasta donde yo sé, supongo que este es el tipo de flujo de trabajo más popular. Piense en Aplicaciones como su pan y mantequilla en Automator.

Las aplicaciones le brindan un ícono de aplicación en el que puede hacer doble clic para ejecutarlo. Puede colocar estos iconos en Finder, en su escritorio o incluso en su Dock.

Incluso puede arrastrar y soltar archivos / carpetas en estos iconos para usarlos como entrada para ese flujo de trabajo.

Por ejemplo, la rutina en la captura de pantalla anterior toma archivos como entrada. Luego adjunta esos archivos a un correo electrónico y los envía a un cliente de mi elección.

Cuándo usar las aplicaciones

Creo que debería usar Aplicaciones todo el tiempo en Automator. Si no sabe qué tipo elegir, elija Aplicaciones de la lista de tipos de flujo de trabajo de Automator.

Son versátiles, sencillos y fáciles de seguir. Si decide que ya no los quiere, puede arrastrarlos a la papelera. Si desea editarlos, puede abrirlos en Automator.

Puede colocar los flujos de trabajo de la aplicación junto al contenido relevante. Por ejemplo, mi aplicación de facturas está en la carpeta donde guardo mis facturas. ¡Fácil!

También puede copiar y pegar flujos de trabajo de aplicaciones donde quiera. Entonces, si quisiera, podría usar diferentes carpetas de facturas para cada uno de mis clientes y simplemente copiar / pegar el ícono de la aplicación en cada una de esas carpetas.

El único inconveniente de las aplicaciones es que no son tan específicas como otros tipos de flujo de trabajo. No puede acceder a ellos desde el menú del botón derecho, no pueden ejecutarse por sí mismos, no pueden sincronizarse con su calendario, etc. Así que los evitaría cuando haya otro tipo que se adapte mejor a sus necesidades.

De lo contrario, son un gran valor predeterminado.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: acciones rápidas

El tercer tipo de flujo de trabajo que vamos a cubrir son las acciones rápidas. Las acciones rápidas fueron mis favoritos de los tipos de flujo de trabajo de Automator, y todavía están muy arriba. Probablemente he creado más acciones rápidas que cualquier otro tipo de flujo de trabajo.

Las acciones rápidas son flujos de trabajo que se pueden ejecutar desde el menú contextual. Aparecen cada vez que hace clic con el botón derecho en un archivo, carpeta, imagen o selección de texto.

Por lo general, utilizarán cualquier elemento en el que haya hecho clic con el botón derecho como entrada para el flujo de trabajo. Entonces, si hace clic con el botón derecho en una imagen, esa imagen se pasará a la Acción rápida. Puede crear acciones rápidas que no hacen esto, aunque esta función es parte de lo que hace que las acciones rápidas sean tan poderosas.

Si bien las acciones rápidas pueden ser un poco más limitadas que algunos de los otros tipos, son increíblemente convenientes. En lugar de automatizar los procesos en su Mac, pienso en Acciones rápidas como una forma de agregar nuevas funciones a su Mac.

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Cuándo usar acciones rápidas

Como acabo de explorar brevemente, querrá utilizar Acciones rápidas en situaciones contextuales. Con eso, quiero decir que estos tipos de flujo de trabajo de Automator funcionan mejor cuando se aplican situacionalmente.

Estas son rutinas que no utilizará todo el tiempo. Pero cuando quiera usarlos, los querrá fácilmente disponibles.

Esto se debe a que se accede a las Acciones rápidas a través del menú contextual. Y como todo lo demás dentro del menú contextual, deben implementarse teniendo en cuenta el contexto. Después de todo, el nombre secundario del menú contextual es "menú contextual".

Puede pensar en Acciones rápidas como "hacer algo" en los archivos y carpetas de su computadora. ¿Quiere cambiar ese tipo de archivo? ¿O modificar ese documento? ¿O reorganizar esa carpeta? Entonces probablemente desee hacerlo haciendo clic con el botón derecho en lugar de buscar un icono para hacer doble clic.

Puede pensar que asignar todos sus flujos de trabajo a Acciones rápidas es el camino a seguir. Puedo ver por qué su cerebro podría ir allí. Sin embargo, esto puede llevar a un menú contextual desordenado y confuso.

Además, las acciones rápidas son más difíciles de editar y eliminar que las aplicaciones o los flujos de trabajo. Eso es porque no tendrá un archivo o icono que pueda encontrar y modificar fácilmente. Los archivos de Acciones rápidas están enterrados en carpetas ocultas en su Mac. No está destinado a editarlos y ajustarlos después de que se hayan creado.

Por todas estas razones, las acciones rápidas son las más adecuadas para eso: ¡acciones rápidas! Rutinas breves de uno o dos pasos a las que desea acceder fácilmente. ¡Y eso es!

Tipos de flujo de trabajo de Automator: complementos de impresión

El siguiente elemento de nuestra lista de tipos de flujo de trabajo de Automator es uno que, sin duda, no he usado antes. No imprimo cosas con mucha frecuencia ni siquiera tengo una impresora. ¡Son demasiados problemas! Entonces, la siguiente información será una experiencia de segunda mano.

Los complementos de impresión son flujos de trabajo que se ejecutan desde el cuadro de diálogo de impresión. Ese es el cuadro que aparece cada vez que intenta imprimir un documento. Tiene opciones como elegir cuántas copias imprimir y elegir entre blanco y negro o color.

Si eso suena un poco inútil, es porque lo es. En mi opinión, de todos modos. A menos que trabaje en una oficina en la que esté imprimiendo cosas todo el día, esta parece una elección extraña para Automator.

Aún así, tendrá acceso a la gama completa de acciones de Automator. Puede hacer cosas que no tienen nada que ver con la impresión si lo desea. Y tampoco tiene acceso a ninguna opción especial específica para la impresión.

La única característica única que tienen los complementos de impresión es que pasan los documentos en el cuadro de diálogo de impresión a Automator como una entrada de PDF.

Entonces, si desea hacer algo como guardar todos sus documentos impresos en una carpeta específica en su Mac, convertirlos en imágenes, o agregar una página adicional al final de un documento antes de imprimirlo, esto es para usted.

Cuándo usar complementos de impresión

Los complementos de impresión son, en mi opinión, los más limitados de los tipos de flujo de trabajo de Automator. Si no imprime cosas con mucha frecuencia, probablemente nunca necesitará ni querrá crear un flujo de trabajo con este tipo. Entonces, si tiene dificultades para pensar por qué querría usar este tipo, probablemente no necesite usarlo.

Por otro lado, si es alguien que ya está obteniendo algunas ideas para este tipo de flujo de trabajo, probablemente sea el usuario objetivo.

Específicamente, creo que el usuario objetivo para este tipo de flujo de trabajo es alguien que imprime documentos con frecuencia. Y si usted es esa persona, probablemente tenga varias tareas de impresión repetitivas que pueda automatizar. Después de todo, imprimir ya es un proceso bastante tedioso y casi autónomo.

¡No hay mucho más que decir aquí! Utilice complementos de impresión siempre que desee crear flujos de trabajo relacionados con la impresión. De lo contrario, elija cualquier otra cosa.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: acciones de carpeta

Los complementos de impresión contrastantes es uno de los tipos de flujo de trabajo de Automator que más utilizo. Las acciones de carpeta son muy útiles para todo tipo de cosas, aunque me tomó un tiempo entenderlas.

Este tipo de flujo de trabajo está realmente automatizado. Se ejecuta en segundo plano, por lo que nunca lo ejecuta manualmente.

En su lugar, adjunta Acciones de carpeta a una carpeta de su elección. Siempre que se agreguen nuevas carpetas o archivos a esa carpeta, se ejecutarán las acciones de carpeta adjuntas.

Esto no solo hará que se ejecuten las acciones de carpeta, sino que también usarán los archivos / carpetas agregados como entrada.

Por ejemplo, tengo una acción de carpeta que reducirá automáticamente las imágenes de mi escritorio que superen los 5 MB. Entonces, cada vez que agrego imágenes a mi escritorio que son más grandes que el tamaño del archivo, se reducen automáticamente. No tengo que hacer nada para que esto suceda.

Cuándo usar acciones de carpeta

Hay dos situaciones en las que las acciones de carpeta son la mejor opción entre los tipos de flujo de trabajo de Automator.

El primero es más obvio. Si desea automatizar ciertas acciones dentro de una carpeta, entonces querrá usar Acciones de carpeta. Esto incluye cosas como:

• Cambiar automáticamente el nombre de los archivos dentro de una carpeta determinada
• Crear una nueva carpeta dentro de otra carpeta cada mes
• Alterar todos los archivos dentro de una carpeta que cumplen con ciertos criterios
• Eliminar archivos dentro de una carpeta después de dos meses
• etc.

El segundo escenario es un poco indirecto. Es para cuando desee crear una rutina completamente automatizada.

Las acciones de carpeta son únicas en el sentido de que son uno de los únicos flujos de trabajo de Automator que son verdaderamente autónomos. No necesitan que los hagas correr. No tienes que recordar ni hacer nada. Simplemente funcionan.

Esto le permite crear algunos flujos de trabajo de Automator bastante complejos que se ejecutan en segundo plano en su máquina. Se necesitará algo de creatividad, pero existen posibilidades exclusivas para este tipo de flujo de trabajo.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: alarmas de calendario

Eso nos lleva a Calendar Alarms. Las alarmas de calendario son flujos de trabajo que se agregan a su calendario de Apple.

Me tomó un tiempo descubrir exactamente cómo funcionaban. No estaba seguro de si se adjuntaron a los eventos de tu calendario, si eran acciones que podrías realizar en los eventos del calendario o si se ejecutaron en el momento que elijas.

¡La respuesta terminó siendo la última opción! Siempre que crea una alarma de calendario, se agrega a su calendario en el momento en que la creó. Para verlo, deberá abrir la aplicación Calendario en Mac.

Una vez que haya decidido lo que hará esta alarma de calendario, podrá decidir cuándo lo hará. Puede hacer esto manipulándolo como lo haría con cualquier otro evento del calendario. Arrástrelo, cambie la fecha y la hora, elija cuánto tiempo durará, establezca la frecuencia con la que desea que se repita (si desea que se repita) y más.

Cuándo usar las alarmas del calendario

Las alarmas de calendario son ideales para cuando desee crear rutinas que se ejecutarán todos los días, semanas, meses o años.

Volviendo a mi ejemplo de factura, podría crear una alarma de calendario que envíe mis facturas por mí cada semana. También podría crear otra alarma de calendario que me haga una nueva factura al comienzo de cada semana, si supiera cómo escribir el guión.

También puede usar las alarmas del calendario para hacer cosas como cerrar y abrir ciertas aplicaciones en momentos específicos. Por ejemplo, puede abrir Slack mientras trabaja y cerrarlo cuando haya terminado sin necesidad de interactuar con él.

Otra situación en la que las alarmas de calendario se vuelven útiles es cuando desea configurar automatizaciones para eventos de calendario que no se repiten. Tal vez tenga una cita próxima, una presentación en el trabajo o planes para el próximo fin de semana. Puede crear una automatización que le enviará a usted y a los participantes del evento una notificación, agregará algo a sus Notas, etc.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: complementos de captura de imágenes

En los tres años que he sido usuario y escritor de Mac, nunca me he encontrado con Image Capture, y mucho menos con Image Capture Plugins. Por eso, también quiero dejar en claro que no tengo mucha experiencia con este tipo de flujo de trabajo.

Para aquellos que (como yo) no conocen Image Capture, es una función en Mac que aparece cada vez que mueves imágenes a tu Mac desde un dispositivo. Eso significa que conectó una cámara directamente a su Mac y está moviendo archivos desde ella a su Mac. Puede ser una cámara literal, así como un iPhone o iPad.

Al igual que los complementos de impresión, los complementos de captura de imágenes son automatizaciones que solo están disponibles en el cuadro de diálogo Captura de imágenes. Son muy específicos.

Sin embargo, si importa imágenes a su Mac con frecuencia, probablemente se estará pateando a sí mismo por no saberlo.

Puede utilizar complementos de captura de imágenes para cambiar automáticamente el nombre de las imágenes a medida que las importa, convertirlas en un diferentes tipos de imagen, recórtelas, cambie su tamaño, aplíqueles filtros, muévalas a carpetas específicas y mucho más.

A pesar de ser tan especializado, puedo ver que los complementos de captura de imágenes son uno de los tipos de flujo de trabajo de Automator más útiles. Para los fotógrafos, esto podría ser una bendición.

Cuándo usar los complementos de captura de imágenes

Nuevamente, no hay mucho que decir aquí. Está bastante claro cuándo usar los complementos de captura de imágenes en lugar de otros tipos de flujo de trabajo de Automator.

El mejor momento para usar los complementos de captura de imágenes es cuando desea automatizar parte de su rutina al usar la captura de imágenes. Si cambia el nombre de los archivos constantemente, recorta ciertas imágenes todo el tiempo u organiza los archivos que está importando, probablemente pueda acelerar todo esto con los complementos de captura de imágenes.

De lo contrario, no debería utilizar complementos de captura de imágenes.

Tipos de flujo de trabajo de Automator: comandos de dictado

El último de los tipos de flujo de trabajo de Automator son los comandos de dictado. Hemos estado haciendo referencia a estos a lo largo de esta publicación y finalmente llegamos a ellos.

Los comandos de dictado son flujos de trabajo que se ejecutan cada vez que dices su frase clave en la función de dictado de tu Mac. Para activar esta función, presione el fn clave dos veces. Apruebe los cuadros de diálogo que aparecen, luego hable con su Mac.

Al crear un comando de dictado, puede elegir una frase clave en la parte superior del editor.

Decir esa frase clave después de activar Dictado activará el flujo de trabajo que adjuntará a esa frase.

Más allá de eso, no hay diferencia entre los comandos de dictado y otros tipos de flujo de trabajo de Automator. Es la activación lo que es distinto.

Cuándo usar los comandos de dictado

Hay algunas razones por las que es posible que desee utilizar los comandos de dictado en lugar de los tipos de flujo de trabajo de Automator más comunes, como Acciones rápidas y Aplicaciones.

El primero es el factor genial. Puede configurar un comando de dictado divertido y luego ejecutarlo frente a sus amigos para impresionarlos.

Por ejemplo, podría mapear este comando de Terminal, que reproduce Star Wars en la aplicación Terminal, a un comando de dictado. Luego, para impresionar a tus amigos, puedes decir: "Computadora, juega Star Wars Episodio IV".

También podrías usar este comando de Terminal para tener una conversación con tu Mac. Simplemente configure una frase clave como, "¿Cómo le va en Computadora?" Luego, obtenga una respuesta automática que diga: "Bien, ¿y usted es usuario?"

Si se pregunta, "¿Por qué alguien querría hacer eso?" puede estar en el blog equivocado.

Otro uso de los comandos de dictado es agregar comandos de voz que Siri aún no tiene. Para ser claros, no puede ejecutar comandos de dictado desde Siri. Pero dado que Siri y Dictation se activan de manera similar, puede abordar los comandos de dictado desde una mentalidad similar.

Por último, los comandos de dictado se pueden utilizar con fines de accesibilidad. Si tú o alguien que conoces depende de los comandos de voz para usar su Mac, esto puede ser extremadamente poderoso para esa persona.

Use los tipos de flujo de trabajo de Automator para cambiar la forma en que usa su Mac

¡Y eso es! Estos son los ocho tipos de flujo de trabajo de Automator diferentes y las diversas situaciones en las que se utilizan mejor. Al elegirlos y combinarlos de manera creativa, puede maximizar su productividad en Mac.

Como se mencionó, he estado cubriendo y continuaré cubriendo más consejos, trucos y guías sobre el uso de las aplicaciones Automator y Shortcuts en Mac y iPhone durante las próximas semanas. Así que asegúrese de sintonizar el blog AppleToolBox para esas publicaciones!

Además, nos acercamos a agosto y septiembre, lo que significa que los rumores sobre el iPhone 13 están a punto de comenzar a llegar. ¡Asegúrate de suscribirte a nuestro boletín para recibir las últimas noticias sobre todo eso!

¡Hasta entonces!