Cuando está trabajando en un documento con un equipo, ese archivo pasará por varios borradores. Pero, ¿y si te gustó un borrador anterior? Si simplemente reemplazó el texto antiguo con texto nuevo y no guardó un borrador de esa versión específica, puede considerarlo perdido. Pero no tiene por qué ser así, gracias a Google Docs.
Una de las muchas opciones útiles que tiene Google Docs es ver las diferentes versiones del documento s. De esa manera, si aún le gusta cómo se creó un borrador anterior, aún puede recuperarlo. A continuación, se muestran dos formas en las que puede ver diferentes versiones de su archivo de Google Docs.
Cómo utilizar el modo de sugerencias para ver ediciones
Con el modo de sugerencias, puede ver todas las ediciones que ha realizado su equipo en un color diferente para que pueda notar la diferencia más fácilmente. También verá una versión resumida de las modificaciones al costado, y puede aceptar o rechazar un cambio sugerido.
Para comenzar, haga clic en el ícono de lápiz en la parte superior derecha y elija la opción Sugerir.
Una vez que elija esta opción, verá un breve mensaje que le informa que la opción de sugerencia se ha habilitado. Si alguna vez desea cambiar a otra opción, haga clic en el lápiz verde. Esta opción le permite hacer precisamente eso, sugiera. Todo el texto que agregue no cambiará la versión original. Si alguna vez desea cambiar una sugerencia, simplemente haga clic en y el cursor comenzará a parpadear.
Cómo revisar la sugerencia de edición en Google Docs
Cuando haya llegado el final del día, será el momento de revisar esas sugerencias. Clickea en el Pestaña herramientas en la parte superior y haga clic en Revisar sugerencias. Verá opciones para aceptar o rechazar las sugerencias. No verá una lista de sugerencias allí; Google Docs resaltará directamente en el documento donde está la sugerencia.
Puede desplazarse por la edición sugerida haciendo clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Sabrá que lo está, ya que Google Docs destacará el lugar en el que se encuentra. Al elegir Vista previa Aceptar todo, verá todas las ediciones sugeridas en el documento, y todo lo que tiene que hacer para aceptarlas es hacer clic en el gran botón azul Aceptar todo.
Cuando elige la opción Vista previa denegar todo, todas las sugerencias desaparecerán del documento. Para terminar, simplemente haga clic en el botón Rechazar todo. Si ya aceptó o rechazó las sugerencias, pero se arrepintió de haberlo hecho, puede regresar haciendo clic en la flecha hacia atrás para realizar nuevos cambios.
Historial de versiones
También puede ver diferentes versiones de su archivo yendo a:
- Expediente
- Historial de versiones
- Ver historial de versiones
A la derecha, verá todas las diferentes versiones del archivo. Haga clic en los puntos y podrá nombrar esa versión específica o hacer una copia de ella. También verá cosas como la fecha y hora de la última edición. Aquí es donde encontrará la opción para restaurar esta versión, pero también la verá en un gran botón azul en la parte superior.
También verá los nombres de todos los que editaron el archivo en una fecha específica. Al habilitar Mostrar solo versiones con nombre, puede encontrar rápidamente las versiones que ha nombrado. Todos los demás se eliminarán pero no se borrarán.
Para hacer un comentario sobre una sugerencia que ha hecho, resalte el texto que desea comentar y haga clic en la opción Comentar. Será el último de la lista. Para hacer cambios en su comentario, haga clic en los puntos a la derecha y elija Editar. También puede vincular a este comentario y eliminarlo si cambia de opinión mientras esté allí.
Para responder un comentario de un compañero de equipo, haga clic en el comentario. Ingrese su texto y haga clic en el botón Responder o Resolver. Cuando esté listo para descargar su archivo, vaya a Archivo> Descargar, puede elegir entre una gran variedad de formatos.
Puede elegir entre:
- Palabra
- Formato OpenDocument
- Formato de texto Rick
- Texto sin formato
- Página web
- EPUB
Androide
Para hacer lo mencionado anteriormente, pero en su dispositivo Android, deberá acceder a diferentes opciones. Para sugerir una edición y ver las dos versiones, toque el lápiz en la parte inferior derecha, pero antes de comenzar a escribir, toque los puntos en la parte superior derecha y elija el Sugerir cambios opción.
Al igual que en el escritorio, todo lo que sugieras estará en un color diferente.
Cómo comentar en un archivo de Google Docs - Android
Si tienes algo que decir, dilo. Puede comentar en el archivo de Google Docs en su dispositivo Android presionando prolongadamente n la palabra o frase que desea comentar, seguida de los puntos. Ahora debería ver la opción agregar comentario.
Sabrá dónde está su comentario, ya que estará resaltado. Para ver tu comentario y otros, tóquelo. Elija Ver comentario y debería ver lo que escribió. Puede editar, eliminar u obtener un enlace para compartir para el comentario tocando los puntos. Si se ha resuelto el problema detrás del comentario, puede tocar la opción Resolver para que desaparezca.
Si tocó accidentalmente la opción de resolución, verá (por unos segundos) la opción de deshacer. Toque para volver a abrir el comentario. Debería ver un mensaje cerca del comentario que lo ha abierto. Para ver otros comentarios, toque las flechas para avanzar y retroceder.
Asegúrese de estar seguro de la sugerencia que hará, ya que el autor o los autores recibirán una notificación por correo electrónico con cada sugerencia. Incluso si cambia de opinión, todavía lo entienden. Si eres el autor y no quieres recibir una notificación por cada pequeña sugerencia, puedes desactivarla yendo a la configuración de Google Drive:
- Ir a Configuración
- Notificaciones
- Desmarcando la casilla de ambas opciones
Cómo compartir un documento de Google Docs
Pensaste que lo tenías todo editando el documento y recuerdas que olvidaste agregar a alguien. Para compartir su archivo de Google Docs, haga clic en el botón azul Compartir en la parte superior derecha.
Haga clic en donde dice Agregar personas y grupos y agregue su contacto. Recuerde otorgar permisos de edición a ese contacto haciendo clic en el menú desplegable a la derecha. Asegúrate de elegir la opción de edición.
Cómo cambiar los permisos de edición en Google Docs
Si alguien ha ganado ser eliminado de un documento, puede hacer clic en el botón compartir. Debajo de la opción para agregar a alguien, verá todos los usuarios que ya agregó.
A la derecha, verá un menú desplegable donde puede elegir otra opción.
También tendrá la opción de un vínculo donde cualquier persona con el vínculo puede acceder al archivo o solo las personas que haya agregado. Verá opciones para cambiar esta configuración o copiar el enlace para compartir. Al hacer clic en la rueda dentada, puede cambiar configuraciones como:
- Los editores pueden cambiar los permisos y compartir.
- Los espectadores y comentaristas pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar.
Conclusión
Al ver los cambios, el archivo pasa, puede ver si los cambios mejoraron el documento. Los comentarios también pueden ser útiles para mejorar un archivo, y ahora sabe cómo agregarlos o modificarlos. ¿Trabaja con frecuencia con otras personas en documentos de Google Docs o rara vez? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación y no olvide compartir el artículo con otras personas en las redes sociales.