Kuna teie seadmetesse tuleb ja sealt välja tuleb nii palju digitaalset teavet, võib elektrooniliste failide haldamine olla üsna keeruline ülesanne. Need failid liiguvad ühest kohast teise pidevalt ja sageli kiirustades. On hea, et tehnoloogia on nendele probleemidele järele jõudnud.
Failikorraldus 101
Tehnoloogia muudab jagamise, salvestamise ja otsimise tõhusaks ja vähem tülikaks. Nüüd on võimalik sujuv juurdepääs vajalikele failidele. Selles artiklis käsitletakse mõningaid olulisi näpunäiteid, mis aitavad parandada failihalduse tõhusust ja juhendavad teid asjade sortimisel.
1. Improviseerige oma failijagamisprotsessi
Kui räägite tõhusast failikorraldusest, ei pea te silmas ainult salvestusruumi. Parim on käsitleda, kuidas te neid dokumente osakonna liikmetega käsitlete, saadate või jagate.
Esiteks on faksimine standardne dokumentide jagamise meetod, mida kõik ärimaailmas kasutavad igapäevaselt. Rahandus-, õigus- ja valitsusasutused kasutavad seda tavaliselt ühe suhtlusvahendina. Mis siis, kui on olemas viis selle potentsiaali maksimeerimiseks, muutes failide jagamise selliseks tõhusaks protsessiks faksimine ilma faksiaparaadita? Kas see ei aitaks asju teie kontori ümber korraldada?
Kui failide jagamise protsess toimub töökohas, saate luua failiserveri või failijagamisvõrgu. See aitaks inimestel, kellel on juurdepääs, oma faile alla laadida.
2. Hoidke dokumente ühes kohas
Failikorralduse küsimus on ettevõtteid vaevanud juba pikka aega. See valmistab ettevõtetele üha suuremat muret, sest paljud nende elektroonilised failid lähevad ladustamise ja edastamise ajal sageli valesti. See probleem muudab olukorra veelgi keerulisemaks, kuna ettevõtted kipuvad paljusid faile töökaaslastega jagama.
Selle vastu võitlemiseks soovitavad eksperdid luua ühe juurkausta, mis võimaldab hõlpsat juurdepääsu failidele, mida proovite laadida. Selle meetodi puhul salvestage kõik oma tööfailid kausta. PC-kasutajate jaoks on vaikimisi valik Minu dokumendid.
Jagatud keskkonnas saate luua ka jagatud dokumentide kausta. Mõlemad protsessid võimaldavad teie kolleegidel leida olulisi faile kohe algusest peale. Lisaks sillutab see teed lihtsaks varundamiseks ja arhiveerimiseks, kui salvestusruumid otsa saavad.
Loe ka: 13 parimat tasuta failihaldurit Windows 10 jaoks 2021. aastal
3. Vältige failide salvestamist töölauale
See teema on järg ülaltoodud teisele punktile. Pidage meeles, et teie töölaud ei tohiks olla teie failide peamine salvestusruum. Selle asemel peaks see olema puhas ja korras. Paljude failide paigutamine ja nende kõrvale jätmine võib muuta kogu ruumi segaseks.
Lisaks võib tunduda, et tööruumi puhastamine võib olla aeganõudev ettevõtmine. Väga ebakorrapärase töölaua jaoks on soovitatav kasutada rakendusi, mis aitavad dokumente tühjendada ja sortida.
4. Järgige kehtestatud failinimede andmise juhiseid
Enne töö salvestamist pilvesalvestuses olevaid faile või juurkausta, proovige jälgida nende väljakujunenud failinimede andmise skeeme. Tavaliselt püüavad ettevõtted lahendada lahknevuse tuhandete dokumentide vahel, mis liiguvad igas osakonnas, kehtestades reeglid ja juhised failide nimetamiseks. Pange tähele tuttavaid märke, nagu allkriipsud, sidekriipsud ja punktid.
Samuti on soovitatav kasutada standardseid lühendeid ja kirjeldavaid nimesid. Ärge unustage lisada kuupäevi ja vajaduse korral täpsustada. Failide nimetamise eesmärk on sisu õigesti öelda, ilma et oleks vaja neid avada. Võite järgida mõningaid standardseid nimetamiskokkuleppeid, näiteks järgmist.
- dokumendi kuupäeva järgi;
- Dokumendi tüübi järgi; ja
- Osakonna või ettevõtte järgi.
Näiteks kui fail käsitleb hilinenud kirja, võite kasutada midagi, mis vastab teie sõnumile. Kui see kõik võib tunduda üle jõu käiv, pidage alati meeles, et need väikesed üksikasjad aitavad teil faile tuvastada ja otsida.
Loe ka: 11 parimat failipurustaja tarkvara Macile 2021. aastal
5. Tehke regulaarselt failide varukoopiaid
Andmete varundamine on äriprotsesside sujuva kulgemise ja järjepidevuse tagamise ülioluline osa. See kaitseb ettevõtet selliste kahetsusväärsete sündmuste eest nagu andmete kadu, mis võib olla tingitud järgmistest põhjustest:
- Pahavara rünnak;
- ajamite kahjustused;
- Varastatud mälupulgad;
- Lunavara rünnak;
- Salvestuskontode häkkimine; ja
- Faili kustutamine.
Neid asju saab vältida, kui loote varuprotokolli. Oma ettevõtte piisava kaitse tagamiseks peate rakendama kõikehõlmava andmete varundussüsteemi, järgides järgmisi protsesside komplekte.
- Tehke regulaarselt andmete varukoopiaid;
- Andmete salvestamine draivide ja pilveteenuste kohta; ja
- Olge kaustade ja failide jaoks parool
- Hoidke salvestuskettaid privaatses kohas.
Kui andmete kadumine tooks kaasa äritegevuse häirimise, siis varundage vajalikud dokumendid. Kustutatud failid on taastatavad kui installite taastamise tarkvara. Teatud äritehingu üksikasjad on aga tõenäoliselt pöördumatud, kui salvestusfailid on häkitud, kahjustatud või kadunud.
6. Kustutage vanad, mittevajalikud failid
Vanade failide kustutamine võib olla närvesööv tegevus. Siiski peate arvestama, et need mittevajalikud dokumendid lisavad segadust niigi räpane failisüsteemi. Kontrollige oma ettevõtte juhiseid failide kustutamise kohta ja veenduge, et te ei vaja neid ettevõttefaile uuesti.
Kui te pole kindel, looge oma juurkaustas kaust ja nimetage see passiivseks või vanaks. Hoidke need vanad failid kaustas, kuni olete kindel, et seda enam ei kasutata.
7. Looge otseteid ja lemmikuid
Need funktsioonid sobivad suurepäraselt iga päev kasutatavate failide ja kaustade jaoks. Selle asemel, et otsida end läbi lugematute salvestuskohtade, proovige luua neile failidele juurdepääs. See võib asuda Maci kasutajate vahekaardil Finder või arvuti kasutamisel File Exploreri külgribal. Nende valikute kasutamine muudaks failiotsingu imelihtsaks.
Loe ka: 22 parimat tasuta draiverivärskendajat Windows 10, 8, 7 jaoks 2021. aastal [värskendatud]
Lõppmõtted: korraldus on võtmetähtsusega
Oluline on alati meeles pidada, et kõige parem on hoida oma failid ajakohastatud ja korrastatud, et säilitada ühtsus kõikjal, kus oma dokumente salvestate. Teie peamine eesmärk on tagada, et leiate endiselt otsitava failihaldussüsteemist pärast selle loomist.
Lisaks on elektrooniliste failide nõuetekohane haldamine ja korraldamine jagatud keskkonna seadistamisel kahtlemata kriitilise tähtsusega. Kui teie kolleege pole läheduses, saate kiiresti nende loodud faile leida ja neile juurde pääseda.
Igapäevaste toimingute tegemisel kaaluge siin mainitud ideid failide sortimiseks. Pikemas perspektiivis on see teile ja teie organisatsioonile mugav.