Kuidas Macis numbreid kasutada: täiustatud tehnikad

Paar nädalat tagasi käsitlesime põhilised tehnikad Numbersi kasutamiseks Macis. Kui see postitus jäi vahele, uurisime Numbersi funktsioone, nagu valemid, mallid, lehed ja sortimine.

Täna laiendame seda postitust, hõlmates täiustatud tehnikaid. Kui te pole selles esimeses postituses käsitletud teemadega kursis, soovitan teil see enne selle läbi töötamist kindlasti läbi lugeda. Neile, kes tunnevad numbritega rahulolu ja soovivad oma tööalaseid teadmisi täiendada, on see postitus teie jaoks.

Selles postituses vaatleme täiustatud tehnikaid, nagu diagrammide, pivot-tabelite loomine, filtreerimise ja tingimusvormingu lisamine ning Numbersi kombineerimise võimaluste uurimine AppleScript. See on natuke "taseme tõus", nii et olge valmis ja alustame!

Numbrite kasutamine Macis: täiustatud tehnikad

Pivot-tabelid

Esimene asi, mida me käsitleme, on funktsioon, mis on Maci Numbersi jaoks suhteliselt uus: Pivot-tabelid. Varem oli see funktsioon, mida said nautida ainult Exceli kasutajad. Kuid viimaste värskenduste käigus on Apple toonud Maci pivot-tabelid.

Mis on pivot-tabelid? Neile, kes ei tea, on pivot-tabel omamoodi nagu standardne andmetabel, välja arvatud see, et see on interaktiivne. Pivot-tabeli interaktiivsed aspektid võimaldavad teil tabelis olevaid andmeid kiiresti korraldada, läbi filtreerida, sortida ja paremini mõista.

Näiteks näete tüüpilises Numbersi tabelis mitut rida ja veerge andmeid, millest olenemata korrastatusest on tõenäoliselt raske kiiresti ülevaadet saada. Nii saate selle andmetabeli vastendada liigendtabeliks, mis näitab teile kiiresti andmete kokkuvõtteid, näitab seoseid teie andmete vahel ja palju muud.

Numbersis liigendtabeli loomiseks vajate esmalt tabelit või andmevahemikku. Andmevahemik on lihtsalt andmerida või veerg, samas kui tabel on rida ridu ja veerge.

Valige oma vahemik või tabel ja seejärel klõpsake Pivot tabel ekraani ülaosas tööriistaribal. Teil palutakse valida üks neljast valikust.

• Uuel lehel: See loob uue lehe, mis sisaldab teie liigendtabelit. See eraldab teie tabeli ja pöördtabeli visuaalselt, et asjad korras hoida.
• Praegusel lehel: See lisab liigendtabeli praegu kasutatavale lehele, võimaldades teil vaadata oma tabelit ja pivot-tabelit samal ajal.
• Valitud lahtrite jaoks uuel lehel: Kui te ei soovi tabeli abil liigendtabelit luua, saate selle asemel valida vahemiku. Kui valite selle valiku, loote uuel lehel oma vahemiku jaoks liigendtabeli.
• Valitud lahtrite jaoks praegusel lehel: Lõpuks, nagu oodatud, võtab see suvand teie valitud lahtrite vahemiku ja loob nende jaoks teie praegusel numbrite lehel pöördetabeli.

Parim viis pivot-tabelitega tutvumiseks on hakata neid looma ja nendega katsetama. Meil ei ole selles postituses aega sellest palju põhjalikumaks minna, kuid teeme tulevase postituse pivot-tabelite kohta, et neid üksikasjalikumalt uurida. Nii et jääge sellega kursis!

Diagrammide koostamine

Järgmine täiustatud tehnika, mida soovite Macis Numbersi kasutamisel õppida, on diagrammide loomine. Kuigi diagrammid pole Numbersi kasutamisel tingimata vajalikud, on need suurepärane visualiseerimistööriist.

Neile, kes pole diagrammidega tuttavad, on see viis andmete tabelisse võtmiseks ja visuaalsemaks kuvamiseks. See on suurepärane nii kiire ülevaate saamiseks kui ka andmete näitamiseks mittetehnilistele isikutele. Näiteks kui olete numbrites kulusid jälginud ja peate neid kulusid konverentsi ajal näitama, saate luua diagrammi ja näidata seda esitluses.

Numbersis diagrammi loomine on ülilihtne. Valige lihtsalt Diagramm tööriistaribalt ja valige oma andmestiku jaoks 2D, 3D või interaktiivne diagramm. Kui te pole kindel, mida kasutada, on tõenäoliselt kõige parem jääda 2D-valiku juurde.

Jällegi pole meil selles postituses piisavalt aega, et diagrammi loomisega põhjalikult tutvuda. Kuid üldiselt on sektordiagrammid ja tulpdiagrammid suurepärane valik. Sektordiagrammid aitavad näidata protsente ja koguseid, samas kui tulpdiagrammid on visuaalses hierarhias asjade võrdlemiseks paremad.

Nii nagu pivot-tabelite puhul, aitab see ka erinevate diagrammivalikutega katsetada. Seega looge andmestik ja alustage selle andmestiku põhjal diagrammide koostamist.

Samuti! Viimane nõuanne. Kui loote diagrammi, millel on X- ja Y-telg (nt tulpdiagrammidel on see olemas), proovige hoida X-teljel konstantseid numbreid ja Y-teljel muutuvaid numbreid. Näiteks on levinud tava panna X-teljele ajamuutujad (kuud, aastad, nädalad, kvartalid jne) ja finantsväärtused Y-teljele (valuutad, tulud, kulud, kahjumid, kasv jne).

Tingimuslik esiletõstmine Maci rakenduses Numbers

Teine oluline tehnika, mida Maci rakenduses Numbers õppida, on tingimuslik esiletõstmine. Nagu olete ehk juba märganud, saate oma lahtrites sisu vormindada. Saate muuta lahtri taustavärvi, muuta fondi värvi ja tüüpi jne.

Nagu diagramme, saab ka vormindamist kasutada andmete visuaalseks korraldamiseks. Värvikoodide andmekirjete abil saate kiiresti eristada positiivseid ja negatiivseid väärtusi, kuupäevi ja dollarisummasid, kliente jne.

Loomulikult võib kogu selle vormingu käsitsi muutmine võtta palju aega. Siin tulebki sisse tingimuslik esiletõstmine. See võimaldab teil luua automaatseid reegleid, mis muudavad koheselt teie lahtrite vormingut. Nii et kui teil on kliendid A, B ja C, saate luua reeglid nii, et kõik A kirjed on rohelised, kõik B kirjed on sinised ja kõik C kirjed on punased.

Tingimuslike esiletõstmisreeglite seadistamiseks valige lahter, lahtrite vahemik või terve veerg/rida. Seejärel klõpsake Vorming numbrite ekraani paremas ülanurgas. See peaks kuvama (mitte peitma) ekraani paremas servas paneeli Vorming.

Valige selle paneeli ülaosas Kamber. Seejärel klõpsake Tingimuslik esiletõstmine…

Valige Lisage reegel. Seejärel saate luua reegli, mis põhineb numbritel, tekstil, kuupäevadel ja nii edasi. Igal reeglitüübil on oma parameetrid, seega valige see, mis teie vajadustele kõige paremini vastab. Näiteks kui soovite, et iga lahter tekstiga "Klient A" oleks roheline, peaksite selle valima Tekst > On…

Loomulikult saate neid reegleid vastavalt oma vajadustele muuta. Kui seadistate selle nii nagu mina, siis iga kord, kui sisestate nende tingimuslike esiletõstmise reeglitega lahtrisse "Klient A", muutub taustavärv koheselt roheliseks.

Selguse huvides ei muuda see tingimata teie andmete või tabeli funktsiooni. See lihtsalt aitab asju visuaalselt selgeks teha ja säästab teie aega.

Numbrite vormindamine

Sarnaselt tingimusliku esiletõstmisega on numbrite vormindamine Maci rakenduses Numbers. Vaikimisi näevad kõik numbrid, mille sisestate numbritesse, suhteliselt sarnased. Siiski ei tohiks kõiki numbreid vormindada ühtemoodi. Teil on kuupäevad, kellaajad, valuutad ja protsendid.

Nende arvude väljanägemise tagamiseks saate määrata erinevate lahtrite ja vahemike vormindamise reeglid. Selle seadistamiseks soovite veenduda, et Vorming külgriba on avatud ja soovite valida Kamber uuesti sellel külgribal.

Märkate, et külgriba selle jaotise ülaosas on sildistatud rippmenüü Andmevorming. Kui valite selle rippmenüü, näete järgmisi valikuid.

Siin tuleb vaid valida vorming, mida soovite valitud lahtrite jaoks kasutada. Edaspidi vormindatakse teie lahtrid automaatselt sobivalt.

Ja kui valite Number rippmenüüst saate isegi valida kuvatavate kümnendkohtade arvu. See võib olla tõesti kasulik teabe kuvamisel nii, nagu soovite.

Filtreerimine

Teine kasulik kuvamisvalik rakenduses Numbers Macis on filtreerimine. Filtreerimine, sarnane pivot-tabelitega, võimaldab teil kuvada ainult teie jaoks asjakohast teavet. Näiteks saate filtreerimist kasutada selleks, et peita kulud, mida te ei saa endale lubada, näidata ainult kliente, kellele olete võlgu, või kuvada kõik tulevased kirjed.

Teisisõnu, see võimaldab teil täita kõik oma andmed ja seejärel filtreerida need valitud reeglite alusel.

Filtreerimisreeglite loomisel on teil kaks võimalust.

• Kiired filtrid: Need on automaatselt loodud filtreerimisreeglid, mis kuvatakse tabelisse sisestatud andmete põhjal. Need on kasulikud, kui soovite lihtsalt teatud teabe kiiresti välja filtreerida ja ei soovi tingimata oma andmekogumit teatud viisil korraldada.
• Filtreerimise reeglid: Teisest küljest on filtreerimisreeglid reeglid, mille kehtestate oma tabeli/andmestiku jaoks. Need on püsivamad, struktureeritumad ja neile pääseb juurde alati, kui neid vajate.

Kiirfiltrite kasutamiseks valige andmeveerg või konkreetne lahter, hõljutage kursorit vastava veerutähe kohal ja klõpsake seejärel veerutähe kõrval kuvatavat noolt. See avab rippmenüü, mille leiate Kiire filter valikuid.

Valige see, seejärel valige nähtavate andmete muutmiseks saadaolevate filtreerimisvalikute hulgast. Andmeid ei kustutata ega muudeta, need on lihtsalt vaate eest peidetud.

Filtreerimisreeglite jaoks valige veerg, rida või lahtrid, mida soovite filtreerida. Seejärel paremklõpsake neid ja valige Kuva filtrisuvandid.

Järgmisena saate külgribal (mis oleks pidanud muutuma, et kuvada filtreerimissuvandid) lisada filtri enda valitud veergu. Nii nagu tingimusliku esiletõstmise puhul, saate luua reegleid, mis võimaldavad teil andmeid strateegiliselt näidata/peida.

COUNTIF-i valdamine Maci rakenduses Numbers

Maci Numbersi üks võimsamaid funktsioone on COUNTIF. Tehniliselt on ka teisi IF-funktsioone, kuid kui olete aru saanud, kuidas COUNTIF töötab, saate ka ülejäänu välja mõelda.

Sisuliselt võimaldab COUNTIF kasutajatel rakendada valemit arvude vahemikule, aga ka välistada numbreid, mis ei vasta teatud tingimustele. Nii et "COUNT" numbrid "KUI", kui need vastavad teie tingimustele.

Näiteks võite seda kasutada ainult selleks, et loendada müüki, mis on suurem kui 100 dollarit, ignoreerida kliente, kes on kulutanud vähem kui 10 dollarit, või vaadata ainult makseid, mida pole töödeldud.

Funktsiooni COUNTIF kasutamiseks klõpsake nuppu Sisestage siis ekraani ülaosas Valem, siis Uus valem. See muudab külgriba, et kuvada kõik teile saadaolevad valemid. Sisestage selle külgpaneeli otsinguribale "IF" ja klõpsake nuppu tagasi.

Kui teete seda, näete selliseid funktsioone nagu IF, SUMIF, AVERAGEIF ja loomulikult COUNTIF. Need on kõik funktsioonid, mis kasutavad ära IF-funktsiooni, seega valige lihtsalt see, mis sobib teie vajadustega.

Märkate, et on ka "-IFS" funktsioone. Need töötavad enam-vähem samamoodi, välja arvatud see, et need võimaldavad teil kontrollida mitut kogumit mitme kogu jaoks, mitte ühte kogumit ühe tingimuse jaoks.

Kasutades VLOOKUP

Järgmine on VLOOKUP. VLOOKUP on Exceli põhifunktsioon ja see on funktsioon, millega Macis Numbersi kasutavad inimesed soovivad tutvuda. Kui olete, leiate, et kasutate seda funktsiooni kogu aeg.

Neile, kes ei tea, on VLOOKUP funktsioon, mis võimaldab teil otsida konkreetset andmeosa, mis vastab teisele andmele. Näiteks võite otsida kliendilt tasutud tunnitasu (veerg B) (veerg A).

Sealt saate kasutada otsitud väärtust mõnes teises funktsioonis. Seega on see suurepärane viis andmestiku ümber asuvate andmete korraldamise ja ülekandmise alustamiseks.

VLOOKUP-i kasutamiseks vaatate uuesti läbi viimases käsitletud tehnikas tehtud sammud. Valige Sisestage ekraani ülaosas, seejärel valige Valem ja Uus valem. See peaks muutma teie külgpaneeli, et kuvada valemivaliku paneel.

Tippige selle paneeli otsinguribale "VLOOKUP" ja vajutage tagasi klaviatuuril. Peaksite kohe nägema VLOOKUP.

Jätkake ja valige VLOOKUP, et alustada valemi loomist teie valitud lahtris.

Selle funktsiooni toimimiseks peate sisestama järgmised andmed:

• Otsima: Siin sisestate väärtuse, mida soovite leida. Saate sisestada numbri või REGEX-stringi. Kui te pole REGEXiga tuttav, see postitus viib teid hoogu.
• Veergude vahemik: Järgmine jaotis on lahtrite valik, mida kavatsete otsida. Seega määrake, milliseid lahtreid soovite leida Otsima sisu sisse.
• Tagastusveerg: Tagastusveerg on koht, kus saate määrata, milliseid andmeid soovite tagastada. Näiteks kui otsite kellegi oma Tunnitasu (Veerg A), siis võiksite tegelikult tõmmata veerus B sisalduva väärtuse, mis sisaldab nende teenitud dollarisummat. Teisisõnu, see on väärtus, mis määrab, millise andmeosa see funktsioon tagastab.
• Sule vaste: See parameeter võimaldab teil valida, kui palju tegevusruumi annate andmetele, mille VLOOKUP valem leiab. Näiteks oletame, et otsite numbrit "5,5", kuid valem leiab selle asemel numbri "5,6". Sa võid kasutada Tihe vaste et otsustada, kas see kuvatakse veana või soovite seda lugeda piisavalt täpseks.

Ja see ongi kõik! VLOOKUP võib olla veidi keeruline selgeks saada, kuid kui teete seda, on see teie arsenalis tõeliselt võimas tööriist. Nii et veetke sellega palju aega, kuni tunnete end mugavalt selle kasutamises. Olen avastanud, et Exceli ja Numbersi Redditi kogukondadel on VLOOKUPi toimimise kohta palju teadmisi, kui vajate lisalugemist.

Tehke koostööd töökaaslastega

Üks lihtsamaid täiustatud tehnikaid, mida selles õpetuses Maci numbrite kohta käsitleme, on koostöö. Viimastes värskendustes on Apple lisanud kasutajatele võimaluse Numbersis üksteisega koostööd teha.

See on ülilihtne ja suurepärane viis enda ja teie meeskonna produktiivsemaks muutmiseks. Selleks klõpsake lihtsalt nuppu Tehke koostööd nuppu tööriistaribal ja jagage juurdepääsu oma arvutustabelile teistega e-posti, tekstisõnumi või AirDropi teel.

Inimestel, kellega koostööd teete, peab olema Apple'i seade, eelistatavalt Mac või iPad, kuigi töötab ka iPhone.

Numbersi faili kallal koostööd tehes näete täpseid muudatusi ja kaastöid, mida teised on teinud. See sobib suurepäraselt dokumentide jagamiseks inimestega, sama failiga töötamiseks, kasutades erinevaid seadmeid või erinevatel aegadel, ja töökoha meeskonnaga ühenduses hoidmiseks.

AppleScripti lisamine numbritesse

Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsaks, on Numbersi Macis üsna arenenud tehnika kasutada arvutustabelitega AppleScripti. Neile, kes ei tea, AppleScript on Apple'i põhiline skriptikeel, mida saab kasutada teatud toimingute automatiseerimiseks.

Neil, kes tunnevad Excelit, võib teil olla kogemusi makrodega. Makrod võimaldavad teil põhitoiminguid, nagu numbrite sisestamine või teabe värskendamine, automatiseerida. See on suurepärane ajasäästja ja see on Excelisse sisse ehitatud.

Kahjuks pole Apple veel Numbersiga sarnast funktsiooni sisse ehitanud. Selle asemel peate lootma AppleScriptile.

Hea uudis on see, et AppleScript on üsna lihtne. Kui teil on juba programmeerimiskogemus, peaksite selle üsna kiiresti omandama. Ja kui te seda ei tee, võite õppida põhitõdesid või kopeerida koodi, mille teised on veebis kirjutanud.

Nagu paljudel selles artiklis kirjeldatutel, pole ka meil aega uurida kõike, mida saate AppleScriptiga numbrites teha. Pidage meeles, et kui leiate end Numbersis palju korduvaid toiminguid tegemas, võite kasutada AppleScripti, et alustada nende tööde arvutisse laadimist.

Numbrid Macis: professionaaliks saamine

Ja see ongi kõik! Selles postituses kirjeldatud tehnikaid omandades saate hakata oma oskusi täiustama rakenduses Numbers Macis ja liikuda tõeliseks professionaaliks saamise suunas. Kuigi mõnda neist kontseptsioonidest võib alguses olla raske ümber pöörata, on tõenäoline, et hakkate kasutama palju neid asju igapäevaselt.

Need on suurepärased tehnikad, mida õppida, kui soovite elatise nimel töötada Numbersis või Excelis. Ja neile, kes vajavad lihtsalt numbreid koduste projektide jaoks, võimaldab see teil teha palju uusi asju. Andke mulle allolevates kommentaarides teada, kuidas kavatsete neid erinevaid tehnikaid kasutada!

Kui soovite rohkem teavet, uudiseid ja juhendeid kõigi Apple'i asjade kohta, vaadake ülejäänud AppleToolBoxi ajaveebi.

Näeme järgmine kord!