Kuidas teha Excelis rippmenüüd

Andmesisestusülesannete veatuks ja kiireks muutmiseks peate õppima, kuidas Excelis ripploendit koostada.

Excel on võimas andmesisestustarkvara. Saate seda kasutada isiklike ja professionaalsete andmesisestusvajaduste jaoks, nagu kontoritarvete loendite loomine, majapidamistarvete loendite koostamine, väikeettevõtte või kodu jaoks inventari loomine ja palju muud.

Iga andmesisestustöö puhul peate sisestama väikesed andmed, nagu nimed, aadressid, kogused, asukohad, hinnad jne. Kui keegi seda andmebaasi auditeerib, võib ta soovida sisestada selliseid kommentaare nagu auditeeritud, ootel audit, leitud viga jne.

Kui teie või teie töötaja hakkate seda käsitsi tegema, võtab eesmärgi saavutamine päevi. Seetõttu peate andmete jäädvustamiseks Exceli lehe automatiseerima. Exceli ripploendi käsk on põhiline automatiseerimine, mida saate kasutada ilma Visual Basicu Exceli kodeerimist õppimata. Lugege edasi, et õppida, kuidas Excelis rippmenüüga loendit koostada.

Mis on Microsoft Exceli rippmenüü?

Exceli rippmenüü on Exceli rakenduse andmete valideerimise tööriist. Selleks peate valima ripploendi jaoks andmete vahemiku või loendi. Seejärel rakendage andmete sisestamise soovituste saamiseks lihtsalt sihtlahtris või lahtrivahemikus rippmenüü jaoks käsk Andmete valideerimine.

Rippmenüüd välistavad andmesisestusülesande puhul arvamise. Samuti ei tee te Exceli ripploendi funktsiooni kasutamisel kirjavigu ega muid vigu. See on ka Microsft Exceli kõige laialdasemalt kasutatav andmesisestuse automatiseerimistööriist.

Siin on mõned stsenaariumid, mille puhul saate seda andmete kontrollimise käsku rakendada.

• Loote Excelis andmebaasi ja vajate andmesisestusoperaatoreid, et sisestada vajalikud andmed, ilma prügita.
• Soovite, et andmesisestuse operaatorid kasutaksid Exceli töölehel teabe sisestamisel ainult kategoriseeritud andmeid.
• Loote Excelis tasuta võrgu- või võrguühenduseta vorme ja soovite, et kasutaja sisestaks ainult vormis saadaolevad andmed ja ei midagi muud.
• Teie andmebaas sisaldab korduvaid nimesid, telefoninumbreid, aadresse jne. Olenevalt nendest andmetest maksate ka arveid või arveid. Seetõttu on täpsus projekti jaoks väga oluline. Sellisel juhul peate kasutama Exceli ripploendeid.
• Loote majapidamistarvete jaoks Exceli lehte ja soovite, et pereliikmed teeksid kirjeid ainult lubatud kaupade loendist.
• Teie andmesisestusmeeskonnale meeldib palju kasutada kiirklahve ja selleks pakuvad Exceli ripploendid võrreldamatut mugavust.
• Loote kontoritarvete või ostutaotluste andmebaasi ja soovite, et töötajad koostaksid ostutaotlusi ainult eelnevalt kinnitatud kirjatarvete, IT-riistvara või tarvikute jaoks.

Excelis loendi koostamiseks rippmenüü nooltega on kaks võimalust. Üks kasutab eelkonfigureeritud andmevahemikku ja teine ​​tipib valikud käsitsi. Allpool leiate juhised Exceli kõige automatiseeritud rippmenüü jaoks.

• Looge Excelis uus tööleht ja nimetage see Andmebaas.
• Nüüd looge lahtrisse veerupäis A1 vastavalt tüübile või muule teile meelepärasele nimele. Näiteks annan rippmenüü loendile veeru päise IT riistvara selles õpetuses.
• Nüüd kopeerige ja kleepige andmed kusagilt mujalt või sisestage käsitsi, et täita veerupäise all olevad lahtrid rippmenüüst soovitud üksustega.
• Sisestan IT-seadmete ostusoovi valikuid, nagu monitor, kõlar, RAM, protsessor, arvutiümbris, graafikaprotsessor, toiteallikas ja nii edasi.

Siiani olete edukalt loonud andmebaasi, millest Exceli andmete valideerimise käsk näitab ripploendi valikuid või valikuid. Nüüd loome tegeliku rippmenüü, järgides siin mainitud samme:

• Valige lahter, kuhu soovite Excelis ripploendi luua.
• Nüüd klõpsake nuppu Andmed vahekaarti Exceli lindimenüü.
• Aastal Andmetööriistad käsu jaotises klõpsake nuppu Andmete valideerimine rippmenüü nool.
• Avaneb mõne valikuga kontekstimenüü. Vali Andmete valideerimine.
• Nüüd peaksite nägema Andmete valideerimise käsk tööriist töölehel, kuhu soovite Exceli jaoks ripploendi lisada.
• See sisaldab kolme vahekaarti. Need on sisendsõnum, sätted ja veahoiatus.
• Klõpsake Seaded.
• all Valideerimiskriteeriumid valikut, klõpsake alloleval ripploendil Lubama menüü.
• Vali Nimekiri rippmenüüst.
• Vaikimisi on Lahtrisisene rippmenüü ja Ignoreeri tühi linnuke tuleks kontrollida. Kui ei, siis kontrollige neid.
• Klõpsake aknas ülesnoolt Allikas valdkonnas. The Andmete valideerimine dialoogiboks minimeeritakse nüüd õhukeseks tühja väljaga ribaks.
• Mine lehele Andmebaasi tööleht ja valige Exceli ripploendist lahtrivahemik.
• Valige viimase üksuse alt mõned tühjad lahtrid. See aitab teil loendit laiendada ilma allikat uuesti muutmata.
• Excel täidab ripploendi lähteandmed automaatselt. Peate lihtsalt klõpsama nuppu alla nool õhukesel Andmete valideerimine baar.
• Nüüd peaksite uuesti nägema laiendatud andmete valideerimise dialoogiboksi. Kuid seekord näete lähteandmete vahemikku Allikas valdkonnas.
• Lihtsalt klõpsake OKEI, ja oletegi valmis.

Palju õnne! Olete Excelis loonud oma esimese ripploendi. Nüüd kopeerige see lihtsalt mujale, kus peate näitama samu üksusi, kui töötaja või mõni muu kasutaja sisestab andmesisestuslehele andmeid.

Võite andmebaasi töölehe lukustada, et keegi ei saaks andmesisestuse töölehe ripploendites olevat valikute loendis muudatusi teha. Loendiüksuste kaitsmiseks järgige neid kiireid samme.

• Valige lukustatavad lahtrivahemikud.
• Paremklõpsake ja seejärel valige Lahtrite vormindamine.
• Mine lehele Kaitse vahekaart ja märkige ruut Lukustatud valik.
• Klõpsake Okei kohaldada Lahtrite vormindamine muudatusi.
• Nüüd minge lehele Ülevaade vahekaart Exceli lindil.
• Valige Kaitselehte ikooni.
• peal Kaitselehte dialoogiboksis sisestage tühjale väljale parool.
• Sisestage parool uuesti ja Excel lukustab töölehe lõplikult.

Kui soovite lühikest rippmenüüd, nagu Jah/ei, Auditeeritud/Ei auditeeritud, Määratud/Avatud, Täielik/Puudulik jne, saate andmevahemiku meetodi asemel kasutada käsitsi loendit. See säästab aega. Loendiüksuste abil saate Excelis ripploendi luua järgmiselt.

• Rippmenüü kuvamiseks klõpsake lahtril.
• Valige Andmete valideerimine alates Andmed lindimenüü vahekaart.
• all Lubama menüü, klõpsake Nimekiri.
• Nüüd tippige lihtsalt üksuste loendisse Allikas valdkonnas.
• Eraldage kindlasti kõik üksused komaga.
• Klõpsake Okei ripploendi rakendamiseks.

See on lihtsaim ja kiireim viis Excelis lihtsa ripploendi loomiseks. Esimene meetod on aga usaldusväärsem, kui kasutate ohtralt ripploendeid.

Tühi rippmenüü ei pruugi andmesisestusoperaatoritele palju öelda. Peate lisama konkreetsed juhised, et nad ei teeks vigu. Saate Exceli ripploenditesse juhiste sõnumi lisada järgmiselt.

• Klõpsake mis tahes lahtrit, mis sisaldab aktiivset Andmete valideerimise käsk.
• Nüüd minge lehele Andmed vahekaart > Andmete valideerimine > klõpsake Andmete valideerimine.
• Sees Andmete valideerimine dialoogiboksis klõpsake nuppu Sisestage teade sakk.
• Sisestage väike tekst Pealkiri ja seejärel üksikasjalik sõnum Sisestage teade valdkonnas.
• Klõpsake Okei muudatuste rakendamiseks.

Nüüd, kui kasutaja valib aktiivse ripploendi andmete valideerimise käsuga lahtri, näeb ta teadet selle kohta, kuidas lahter ripploendi üksuste abil täita.

Kui keegi teeb Exceli andmesisestuslehe rippmenüüde kasutamisel vea, saate kuvada ka veateate. See tagab, et kasutaja võtab tõrke lahendamiseks meetmeid ega jäta lahtrit vahele. Siin on juhised veateate kuvamise aktiveerimiseks.

• Järgige varem mainitud samme, kuni saate selle Andmete valideerimine Dialoogikast.
• Nüüd valige Veahoiatus sakk.
• Valige an Vea stiil kolmest valikust: Stopp, Hoiatus ja Teave.
• Seejärel sisestage selle jaoks lühike tekst Pealkiri selle Veahoiatus.
• Nüüd sisestage üksikasjalik sõnum Veateade valdkonnas.

Suur töö! Kui on aktiveeritud Kuva veateade, kuvatakse töölehel veadialoogiboks, kui keegi tippib midagi muud peale Exceli ripploendis mainitud üksuste.

Nüüd teate, kuidas Excelis loendit koostada kahel erineval viisil rippmenüüga. Saate proovida oma töötajate abistamiseks Exceli ripploendite koostamise viise ja andmesisestusvorme.

Exceli rippmenüüde abil saate luua ka intuitiivse kodutarvete loendi toidukaupade, riistvara, riiete, kommunaalteenuste ja muu jaoks.

Ärge unustage allpool kommenteerida, kui teate mõnda muud lahedat viisi Excelis rippmenüü koostamiseks.

Järgmisena õppige seda tegema toob Excelis esile ridade või veergude peitmise ja mõned Exceli kalendrimallid igaks aastaks.