Kirjakooste ühendamine Excelist Wordi kahel viisil

Kui teil on raskusi klientidele hulgi- või meilisõnumite saatmisega, isikupärastades iga dokumendi sisu, võib kirjaliit aidata. Kirjakooste jaoks on parim kombinatsioon Excel ja Word. Siit leiate, kuidas kahel lihtsal meetodil kirjakoosteid Excelist Wordi teha.

Kirjakooste on kõige soodsam kontoritöö automatiseerimise vorm laua- ja sülearvutites. Peate lihtsalt konfigureerima Microsoft Wordi rakenduse kohatäitetekstide jaoks andmete toomiseks andmebaasist, näiteks ühe dokumendi Exceli failist.

Kui see on seadistatud, saate ühe klõpsuga luua isikupärastatud kirju, ümbrikke, e-kirju, katalooge, aadressisilte ja nii edasi. Kui õpite Excelist Wordi kirjakooste tegema, saate koostada arveid, igakuiseid arveid, tellimuse üksikasjad ja paljud muud ametlikud dokumendid sadadele ja tuhandetele klientidele mõnes paaris klikid.

Õppides Excelis Wordis kirjaliitmist tegema, saate luua andmerikkaid e-kirju ja vältida inimlikke vigu, mis võivad selliste dokumentide käsitsi loomisel tekkida. Nii et alustame Excelist Wordi kirjakooste tegemise meetoditega.

Excelist Wordi kirjakooste tegemiseks on kaks võimalust. Esimene on käsitsi meetod, mille puhul lisate ise ühe dokumendi kohatäitetekstid ja Word teeb ülejäänu ülejäänud kirjade või meilide jaoks. Siit leiate teavet käsitsi kirjaliitmise juhiste kohta:

Kõigepealt peate looma andmebaasi, millest MS Word hangib andmed kirjakoosteväljadele e-kirjade, kirjade, arvete jne mallis. Exceli andmebaasi tuleb luua nii, et kõik ühe adressaadiga seotud andmed oleksid ühes reas saadaval.

Saate eraldada erinevaid andmeid ühes reas erinevate veerupäiste all. Need veerupäised töötavad Wordi kirjakoosteväljade vastetena. Saate nüüd luua veerupäise, nagu soovite. Kuid hiljem peate tegema veerupäistes väiksemaid muudatusi, et need sobiksid Wordi väljadega.

Allpool leiate põhijuhised Excelis kirjakooste andmebaasi loomiseks. See õpetus koostab väikese või koduettevõtte jaoks arve, kuhu saate saata hulgiarveid ja igakuised arved tuhandetele klientidele soodsalt ilma kulukatele veebilahendustele või kolmandatele osapooltele lootmata agentuurid:

• Looge tühi Exceli fail ja nimetage lehe nimi ümber Arved.
• Peate sellele töölehel sisestama kõik kirjakooste andmed.
• Nüüd looge üksused, mida soovite kirjakoostedokumenti lisada veergude päised. Need toimivad kui Kirjakooste väljad Wordis.
• Tippige samasse reale vastava veerupäise alla kliendi nimi ja kogu muu seotud teave. Kui muudate sama kliendi ridu, ei saa Word liidetud dokumenti õiget teavet sisestada.

• Kui teie kliendibaas suureneb, saate alustada uute klientide nimede lisamist Kliendi veeru päis.
• Samuti saate konkreetsete veerupäiste alla lisada uusi andmeid olemasolevate või uute klientide kohta.
• Iga kord, kui värskendate seda andmebaasi, loob Wordi kirjakooste lisamiseks automaatselt uue kliendidokumendi kliendid, jätke kliendid välja, kui mõned kustutate, ja värskendage ka dokumendi arve vastavalt Exceli teabele andmebaasi.
• Wordi kirjakooste ei impordi numbrivormingut Excelist. Numbrivormingu elementide (nt kümnendkohad, valuutasümbolid jne) säilitamiseks peate sisestama lühikoodi konkreetsetele kirjakoosteväljadele. Mainin koodi ja nippi selle kasutamiseks hiljem selles õpetuses.

See on kõik! Olete edukalt loonud kirjakoosteprojekti jaoks Exceli andmebaasi. Suurepärane töö! Alustame kirjakoostemalli loomisega Microsoft Wordis.

Esiteks peate koostama arve e-kirja või kirja, mille soovite oma klientidele saata. Kiri peab sisaldama teie kohta põhiteavet, nagu allpool näidatud. Need on kõigi meilide ja kirjade jaoks staatilised.

• Sinu nimi
• Teie ettevõtte nimi
• Teie ettevõtte aadress
• Ettevõtte logo (kui on)
• Allkirja rida

Nüüd, kui olete loonud Wordi malli, millele lisate kirjakoosteväljad, vaadake allolevaid samme.

• Klõpsake Wordi lindil vahekaarti Postitused ja seejärel valige Käivitage kirjakooste.

• Alates rippmenüü, valige dokumendi tüüp, mida soovite teha. Valime E-kirjad.
• Nüüd klõpsake uuesti Postitused aga seekord vali Valige Adressaadid.
• Kuna soovite teha kirjakooste Excelist Wordi, valige Kasutage olemasolevat loendit valik.

• Nüüd otsige üles varem Excelis loodud kirjakooste andmebaas ja valige Arved töölehel Valige Tabel Dialoogikast.
• Nüüd peaksite nägema, et Väljade kirjutamine ja sisestamine käsurühm aktiveeritakse Wordi lindimenüüs > Postitused.

Siiani ühendasite Exceli kirjakooste andmebaasi Wordiga. Järgmisena õpime, kuidas täita allolevas kirjakoostemalli dokumendis kohustuslikud väljad.

• Klõpsake nuppu Tervituste liin suvand vahekaardil Kirjad ja looge tervitusrida, mille soovite lisada. The "Tervitusliin" kuvatakse kohatäidetekst.

• Nüüd saate kirjutada avalduse, milles mainitakse arve tasumist. See on staatiline avaldus, mis läheb kõigile adressaatidele.
• Tervitusrea alla saate lisada muid kirjakoostevälju, näiteks Kasutaja email"Kliendi_e-post"; Arve number: «Arve_number»; Arve kuupäev: «Arve_kuupäev», jne.

• Seejärel klõpsake nuppu Sisestage ühendamisväli kirjakoosteprojekti dünaamiliste komponentide lisamise alustamiseks.
• Käsk Insert Merge Field kuvab kõik Exceli andmebaasis saadaolevad veerupäised, mille lisasite kirjakooste dokumendile. Võtke aega soovitud väljade lisamiseks.

• Näiteks saate lisada need liitmisväljad: "Teenused_liin_1"; "Kuupäeva_rida_1"; «Summa_rida_1»; "Teenused_liin_2"; "Kuupäeva_rida_2"; "Summa_rida_2"; «Summa_Kokku_».

• Nüüd, kui olete lisanud kõik dünaamilised väljad, saate oma meili sulgeda, lisades lõpumärkuse ja allkirjarea. Jällegi oleks see staatiline komponent.
• Nüüd saate klõpsata Tulemuste eelvaade Esimese liidetud dokumendi vaatamiseks vahekaardi Postitused all olevat nuppu.

Nagu eelvaates näete, ei näita arve summa valuutat ega koma. Selle lahendamiseks järgige siin kirjeldatud samme.

• Paremklõpsake «Summa_rida_1» kirjakooste välja ja klõpsake Väljakoodide sisse- ja väljalülitamine.

• Nüüd peaksite nägema MERGEFIELD ja seejärel välja.
• Sisestage järgmine kood, nagu on näidatud ülaloleval pildil:

#$0.00

• Nüüd valige väli uuesti, paremklõpsake ja Väljakoodide sisse- ja väljalülitamine.

• Seejärel vaadake eelvaadet, et kontrollida, kas kirjakooste impordib numbrivormingut või mitte.
• Nüüd saate ülaltoodud koodi sisestada teistele kirjakoosteväljadele, mille numbrid on nagu "Summa_rida_2" ja «Summa_Kokku_».

Saate nüüd meilimallis olulised andmed esile tõsta. Wordi kirjakoostevahend kannab vormingut kõigis teistes selles kirjakoosteprojektis loodud dokumentides.

Kui olete valmis, klõpsake Lõpeta ja ühenda > Redigeerige üksikuid dokumente > Kõik aastal Ühendage kirjed Dialoogikast. Klõpsake Okei et luua Exceli andmebaasis iga kliendi jaoks kõik liidetud dokumendid.

Wordi kirjakooste loob ühendatud meilidega uue dokumendi. Seega peate faili eraldi salvestama või saatma kohe meilid.

Teine viis kirjakooste tegemiseks on Microsoft Wordi kirjakoosteviisardi kasutamine. See on aga keeruline meetod. Peate muutma lähteandmebaasi Excelis vastavalt Wordis saadaolevatele kirjakoosteväljadele. Wordis automaatse kirjakooste proovimiseks peate tegema järgmist.

• Looge Wordi dokumendi mall ja seejärel klõpsake nuppu Postitused > Käivitage kirjakooste > dokumendi tüüp, mida soovite koostada.

• Seejärel klõpsake nuppu Käivitage kirjakooste uuesti ja seejärel valige Samm-sammuline kirjakoosteviisard.

• Juhised kuvatakse Wordi parempoolsel navigeerimispaanil kuues etapis.
• Peate täitma esimeses etapis näidatud toimingu ja seejärel klõpsake viisardi järgimiseks nuppu Edasi: Algdokument.

Saate Wordi kirjakoostefunktsiooni kasutades andmeid Excelist automaatselt Wordiga liita. Selleks peab teil Exceli fail kaasas olema. Seejärel looge uus Wordi dokument ja alustage oma meili või meili kirjutamist. Kohtades, kuhu peate Excelist väärtusi importima, klõpsake väljal Sisesta kirjakooste ja lisage vajalik väärtus.

Enne seda peate lisama Exceli andmebaasi, valides valikud Postitused > Valige saajad > Kasuta olemasolevat loendit ja valige Exceli fail. Kui olete mallidokumendi käsitsi loonud, viige kirjaliitmine lõpule ja Word loob kõik muud meilid või kirjad vastavate adressaatide jaoks automaatselt.

Saate luua Exceli andmetest kirjakooste, nagu tavaliselt uue kontaktide loendi või Outlooki kontaktide jaoks. Kuid Exceli töölehe andmete kasutamiseks toimige järgmiselt.

• Salvestage Exceli fail ja Wordi kirjakoostemall kohalikku salvestusruumi.
• Avage Wordi fail ja klõpsake valikul Postitused.
• Nüüd valige suvand Vali saajad ja klõpsake nuppu Kasuta olemasolevat loendit.
• Nüüd liikuge draivile, kus Exceli fail on, valige see ja klõpsake siis nuppu Ava.
• See on kõik! Olete edukalt linkinud Exceli faili kirjakooste jaoks.

Samm-sammulise kirjakoosteviisardi järgi on Wordis kirjakooste tegemiseks järgmised kuus sammu:

• Valige dokumendi tüüp, nagu kirjad, ümbrikud, kataloogid jne.
• Valige algdokument nagu praegune dokument või olemasolev dokument
• Valige adressaadid olemasolevast loendist (Excel), Outlooki kontaktidest või uuest loendist
• Kirjutage oma kiri
• Vaadake oma kirjade eelvaadet
• Viige liitmine lõpule

Nüüd teate, kuidas koostada kirjakooste Excelist Wordi, järgides käsitsi meetodit või Wordi kirjakooste viisardit. Proovige mõnda meetodit, olenevalt oma kirjakooste dokumendist, andmebaasist ja vajalikust isikupärastamise astmest.

Ärge unustage allpool kommenteerida, kui teate muid lihtsaid meetodeid, kuidas Excelis Wordis kirjakoosteid teha. Samuti võib teile meeldida teada kuidas printida Excelist silte MS Wordi kirjakooste abil ja liita mitme dokumendi kommentaarid ja muudatused.