Võimalus teha kiiret koostööd meeskonnaliikmete ja välispartneritega on tänapäeva kiires ärimaailmas ülioluline.
Microsoft Office 365 võimaldab organisatsioonidel teha koostööd inimestega väljaspool organisatsiooni. Seda funktsiooni nimetatakse Rühmad ja saate seda kasutada selleks, et anda välistele kaastöötajatele õigus liituda rühmavestlustega, pääseda juurde failidele, kalendrisündmustele ja muule.
Aga kuidas täpselt lubate külalistel oma organisatsiooni gruppidega liituda? Loetleme selles käepärases juhendis järgitavad sammud.
Esiteks, siin on kiire ülevaade protsessist:
- Grupi omanik või grupi liige lisab uue külalise gruppi.
- Grupi omanik on ainus, kes saab külaliste juurdepääsu heaks kiita ja otsustada, millisele sisule ja failidele külaliskasutajad juurde pääsevad.
- Külaliskasutajad saavad kinnitusmeili, mis annab neile juurdepääsu grupivestlustele ja failidele.
Pidage meeles, et külaliste juurdepääsu määravad IT-administraatorid.
Kuidas Office 365 rühmadesse külalisi lisada
Kui külaline, kelle soovite lisada, on teie kataloogis juba pärast kutset, mille nad said, järgige järgmisi samme.
- Mine lehele Halduskeskus → Näita kõike
- Navigeerige Seaded → Organisatsiooni seaded
- Valige Teenused sakk
- Kliki Microsoft 365 rühmad ja lubage välistel kaastöötajatel oma rühmadele juurde pääseda
- Minge tagasi halduskeskusesse ja navigeerige lehele Rühmad → valige Rühmad lehel
- Valige grupp, kuhu soovite uue külaliskasutaja lisada (see peaks olema teie kataloogis nähtav)
- Klõpsake Vaata kõiki ja valige liikmed grupi liikmete haldamiseks
- Valige Lisa liikmeid ja lisage uus külaliskasutaja
- Salvestage muudatused.
Kuidas eemaldada külaliskasutaja Office 365-st
Kui teie meeskond või rühm ei tee enam külaliskasutajaga koostööd, saate ta kiiresti eemaldada gruppi, et blokeerida nende edasine juurdepääs grupiga seotud sisule ja failidele tegevust.
- Minge oma Microsoft 365 halduskeskusesse
- Laienda Kasutajad
- Valige Külaliskasutajad
- Valige kasutaja, kelle soovite eemaldada
- Klõpsake Kustuta vastava külaliskasutaja eemaldamiseks.
Ja nii saavad rühmade omanikud ja IT-administraatorid lubada Office 365 külaliskasutajate juurdepääsu.