Jos Outlook 2019/365 -postilaatikkosi on täynnä, sinulle lähetetään sähköpostiviesti, jossa kerrotaan, että postilaatikkosi lähestyy kiintiötä. Jos et pienennä postilaatikkosi kokoa, et voi lähettää sähköpostia ja saat sähköpostin, jossa sanotaan "Postilaatikkosi ylittää kokorajoituksensa".
Sähköpostikiintiön määrittää yleensä organisaatiosi Microsoft Exchange -järjestelmänvalvoja. Joissakin tapauksissa järjestelmänvalvojat voivat antaa sinulle enemmän tilaa, jos otat heihin yhteyttä. Voit myös käyttää Outlookin Omat kansiot -ominaisuutta tallentaaksesi Outlook-kohteet paikallisesti kiintolevyllesi. Omassa kansiossa olevia kohteita ei lasketa mukaan kiintiösi.
Tietysti on parasta pitää asiat siistinä ja siivota osa asioista, joita et koskaan tarvitse. Voit puhdistaa postilaatikkosi seuraavasti.
Vaihtoehto 1 – Cleanup Tool
Huomautus: Nämä vaiheet koskevat Outlookin Windows-versiota. Tämä ominaisuus ei ole saatavilla macOS-versiossa.
- Mene "Tiedosto” > “Puhdistustyökalut” > “Postilaatikon siivous“.
- Kohdasta "Postilaatikon puhdistus"-näytössä, voit valita "Etsi kohteita vanhempia kuin"tietyn määrän päiviä tai"Etsi kohteita suurempia kuin”tietyn koon. Henkilökohtaisesti yritän löytää kohteita, jotka ovat suurempia kuin 250 kilotavua ja valitse sitten "Löytö…“.
- Ohjattu toiminto etsii viestejä, jotka täyttävät hakuehdot. Kohdasta "Tarkennettu haku" -näytössä voit poistaa ei-toivotut kohteet.
Kun olet poistanut ei-toivotut kohteet, muista tyhjentää "Poistetut kohteet" -kansiota napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Tyhjä kansio“.
Vaihtoehto 2 – Manuaalinen poisto
- Kun tarkastelet sähköpostisi Outlookissa, napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostiosoitetta vasemmassa ruudussa ja valitse "Datatiedoston ominaisuudet“.
- Valitse "Kansion koko…”-painiketta.
- Katso, mitkä kansiot ovat suurimmat. Käytä näitä tietoja kohdistaaksesi kansioihin, joista voit poistaa sähköpostiviestit manuaalisesti.
