Kun laitteellesi tulee niin paljon digitaalista tietoa, sähköisten tiedostojen hallinta voi olla melkoinen tehtävä. Nämä tiedostot liikkuvat paikasta toiseen taukoamatta ja usein kiireellä. On hyvä, että tekniikka on tarttunut näihin ongelmiin.
Tiedoston järjestys 101
Teknologia tekee jakamisesta, tallentamisesta ja hakemisesta tehokasta ja vähemmän vaivaa. Saumaton pääsy tarvittaviin tiedostoihin on nyt mahdollista. Tässä artikkelissa käsitellään joitain tärkeitä vinkkejä, jotka auttavat parantamaan tiedostojen hallinnan tehokkuutta ja opastaa sinua lajittelemaan asioita.
1. Improvisoi tiedostojen jakamisprosessia
Kun puhut tehokkaasta tiedostojen järjestämisestä, et tarkoita vain tallennusta. On parasta selvittää, miten käsittelet, lähetät tai jaat näitä asiakirjoja osaston jäsenten kanssa.
Ensinnäkin faksaus on tavallinen asiakirjojen jakamismenetelmä, jota kaikki yritysmaailmassa käyttävät päivittäin. Rahoitukseen, lakiin ja hallitukseen kuuluvat instituutiot käyttävät tätä tapana yhtenä kommunikointivälineenä. Entä jos on olemassa tapa maksimoida sen potentiaali ja tehdä tiedostojen jakamisesta tehokas prosessi, kuten faksi ilman faksilaitetta? Eikö se auttaisi järjestämään asioita toimistosi ympärillä?
Jos tiedostonjakoprosessi tapahtuu työpaikalla, voit perustaa tiedostopalvelimen tai tiedostonjakoverkon. Se auttaisi ihmisiä, joilla on pääsy tiedostoihinsa.
2. Säilytä asiakirjoja yhdessä paikassa
Ongelma tiedostojen järjestämisestä on vaivannut yrityksiä jo pitkään. Se on kasvava huolenaihe yritysten keskuudessa, koska monet heidän sähköisistä tiedostoistaan menevät usein väärin säilytyksen ja siirron aikana. Tämä ongelma mutkistaa tilannetta entisestään, koska yrityksillä on tapana jakaa monia tiedostoja työtovereiden kanssa.
Tämän torjumiseksi asiantuntijat suosittelevat yhden juurikansion luomista, jotta voit helposti päästä käsiksi tiedostoihin, joita yrität hakea. Tallenna tässä menetelmässä kaikki työtiedostosi kansioon. PC-käyttäjille oletusasetus on Omat asiakirjat.
Jaetussa ympäristössä voit myös luoda Jaetut asiakirjat -kansion. Molempien prosessien avulla kollegasi voivat löytää tärkeät tiedostot alusta alkaen. Lisäksi tämä mahdollistaa helpon varmuuskopioinnin ja arkistoinnin, kun tallennustilat ovat vähissä.
Lue myös: 13 parasta ilmaista tiedostonhallintaa Windows 10:lle vuonna 2021
3. Vältä tiedostojen tallentamista työpöydälle
Tämä aihe on jatkoa yllä olevaan toiseen kohtaan. Muista, että työpöytäsi ei saa olla tiedostojesi ensisijainen tallennustila. Sen sijaan sen tulee olla siisti ja siisti. Useiden tiedostojen sijoittaminen ja jättäminen pois voi saada koko tilan näyttämään sotkuselta.
Lisäksi voi tuntua, että toimintatilan siivoaminen voi olla aikaa vievää työtä. Jos työpöytä on erittäin epäjärjestynyt, on suositeltavaa käyttää sovelluksia, jotka auttavat tyhjentämään ja lajittelemaan asiakirjoja.
4. Noudata vahvistettuja tiedostojen nimeämisohjeita
Ennen kuin tallennat työsi tiedostoja pilvitallennustilassasi tai juurikansioon, yritä tarkkailla niiden vakiintuneita tiedostojen nimeämisjärjestelmiä. Yleensä yritykset yrittävät ratkaista erilaisuutta tuhansien asiakirjojen välillä, jotka liikkuvat kussakin osastossa, luomalla säännöt ja ohjeet tiedostojen nimeämiselle. Ota huomioon tutut merkit, kuten alaviivat, viivat ja pisteet.
On myös suositeltavaa käyttää tavallisia lyhenteitä ja kuvaavia nimiä. Muista lisätä päivämäärät ja tarkentaa tarvittaessa. Tiedostojen nimeämisen tavoitteena on kertoa sisältö oikein ilman, että niitä tarvitsee avata. Voit noudattaa joitain vakionimeämiskäytäntöjä, kuten seuraavia:
- Asiakirjan päivämäärän mukaan;
- Asiakirjan tyypin mukaan; ja
- Osaston tai yrityksen mukaan.
Jos tiedosto koskee esimerkiksi myöhässä olevaa kirjettä, voit käyttää jotain, joka vastaa viestiäsi asianmukaisesti. Jos kaikki nämä saattavat tuntua ylivoimaisilta, muista aina, että nämä pienet yksityiskohdat auttavat sinua tiedostojen tunnistamisessa ja hakemisessa.
Lue myös: 11 parasta tiedostonsilppuriohjelmistoa Macille vuonna 2021
5. Suorita tiedostojen varmuuskopiot säännöllisesti
Tietojen varmuuskopiointi on tärkeä osa liiketoimintaprosessien sujuvuuden ja jatkuvuuden varmistamista. Se suojaa yritystä valitettavilta tapahtumilta, kuten tietojen katoamiselta, joka voi johtua seuraavista:
- Haittaohjelmahyökkäys;
- Asemien vauriot;
- Varastetut tallennusasemat;
- Ransomware-hyökkäys;
- Tallennustilien hakkerointi; ja
- Tiedoston poisto.
Nämä asiat voidaan välttää, jos luot varmuuskopioprotokollan. Yrityksesi riittävän suojan takaamiseksi sinun on otettava käyttöön kattava tietojen varmuuskopiointijärjestelmä seuraavien prosessien mukaisesti:
- Suorita tietojen varmuuskopiointi säännöllisesti;
- Tallenna tietoja asemiin ja pilvipalveluihin; ja
- Käytä salasanaa kansioita ja tiedostoja varten
- Pidä tallennusasemat yksityisessä paikassa.
Jos tietojen katoaminen johtaisi liiketoiminnan häiriöihin, varmuuskopioi tarvittavat asiakirjat. Poistetut tiedostot ovat palautettavissa jos asennat palautusohjelmisto. Tietyt liiketapahtuman tiedot ovat kuitenkin todennäköisesti peruuttamattomia, jos tallennustiedostot hakkeroidaan, vahingoittuvat tai katoavat.
6. Poista vanhat, tarpeettomat tiedostot
Vanhojen tiedostojen poistaminen voi olla hermoja raastava asia. Sinun on kuitenkin myös otettava huomioon, että nämä tarpeettomat asiakirjat lisäävät sotkua jo ennestään sotkuiseen tiedostojärjestelmään. Tarkista yrityksesi ohjeet tiedostojen poistamisesta ja varmista, ettet tarvitse näitä yritystiedostoja uudelleen.
Jos olet epävarma, luo kansio juurikansioosi ja nimeä se "ei-aktiiviseksi" tai "vanhaksi". Säilytä vanhat tiedostot kansioon säilytystä varten, kunnes olet varma, että sitä ei enää käytetä.
7. Luo pikakuvakkeita ja suosikkeja
Nämä ominaisuudet sopivat erinomaisesti tiedostoille ja kansioihin, joita käytät päivittäin. Sen sijaan, että kaivaisit läpi lukemattomia tallennuspaikkoja, yritä luoda pääsy näihin tiedostoihin. Se voi olla Mac-käyttäjien Finder-välilehden tai File Explorerin sivupalkin ympärillä, jos käytät tietokonetta. Näiden vaihtoehtojen käyttäminen tekisi tiedostohausta helppoa.
Lue myös: 22 Paras ilmainen ohjainpäivitys Windows 10:lle, 8:lle, 7:lle vuonna 2021 [Päivitetty]
Loppuajatuksia: Organisaatio on avainasemassa
On tärkeää aina muistaa, että on parasta pitää tiedostosi ajan tasalla ja järjestyksessä, jotta pysyt yhtenäisenä missä tahansa säilytät asiakirjasi. Ensisijainen tavoitteesi on varmistaa, että löydät etsimäsi edelleen tiedostonhallintajärjestelmästä sen luomisen jälkeen.
Lisäksi sähköisten tiedostojen asianmukainen hallinta ja järjestäminen ovat epäilemättä kriittisiä jaetussa ympäristössä. Jos kollegasi eivät ole paikalla, voit nopeasti etsiä ja käyttää heidän luomiaan tiedostoja.
Kun teet jokapäiväisiä tehtäviäsi, harkitse tässä mainittuja ideoita tiedostojen lajitteluun. Pitkällä aikavälillä se on kätevä sinulle ja organisaatiollesi.