Tekijä: tiedostojen järjestäminen kansioihin, löydät ne nopeammin. Riippuen siitä, mitä palvelua käytät, voit jopa lisää niihin väriä. Dropbox käyttää myös kansioita auttaakseen sinua pitämään tiedostosi järjestyksessä ja helpottamaan niiden löytämistä. Voit jopa luoda alikansioita, jos sen avulla pysyt ajan tasalla.
Vaikka et olisikaan tekninen, voit helposti luoda ja poistaa kansioita. Dropbox ei piilota näitä vaihtoehtoja alas asetuksista. Löydät ne helposti pääsivulta.
Kuinka luoda ja poistaa kansio Dropboxissa
Et voi poistaa kansiota, jota et ole luonut, joten sinun on napsautettava Luo-vaihtoehtoa luodaksesi kansion Dropboxiin. Kun valikko tulee näkyviin, valitse kansiovaihtoehto.
Seuraavalla sivulla sinun on nimettävä kansio ja päätettävä, kenellä on sen käyttöoikeus. Voit valita kahdesta vaihtoehdosta: Vain sinä tai Tietyt ihmiset. Jos päätät jakaa kansion muiden kanssa, sinun on lisättävä heidän sähköpostinsa seuraavassa vaiheessa. Luo sinisellä Luo-painikkeella aloittaaksesi uuden kansion käytön.
Kun kansio on luotu, näet kolme pistettä oikealla. Napsauttamalla niitä pääset käyttämään vaihtoehtoja, kuten:
- Jaa
- Kopioi linkki
- Avaa sisään
- ladata
- Lisää automaatiota
- Poistaa
- Nimeä uudelleen
- Liikkua
- Kopio
- Tähti
- Kiinnitä Dropboxiin
- Toiminta
Lisää automaatio -vaihtoehdon avulla voit järjestää kansiossasi olevia tiedostoja eri tavoin. Voit valita esimerkiksi seuraavista vaihtoehdoista:
- Valitse luokka, jonka mukaan tiedostot lajitellaan – Kun tiedosto lisätään, se järjestetään kansioihin, jotka on ryhmitelty kuukauden tai vuoden mukaan.
- Aseta sääntö, joka nimeää tiedostot uudelleen – Kun lisäät tiedoston, se nimetään uudelleen päivämäärän mukaan, alkukirjaimet kirjoitetaan isoilla kirjaimilla ja erottimet veloitetaan välilyönnillä/alaviivalla/viivoilla.
- Muunna tiedostot PDF-tiedostoiksi – Muuntaa tiedoston PDF-tiedostoiksi.
- Valitse kuvamuoto, johon tiedostot muunnetaan – Kun lisäät tuetuksi merkityn tiedoston, Dropbox muuntaa sen automaattisesti JPG- TAI PNG-muotoon.
- Valitse tiedostomuoto, johon videot muunnetaan – Kun valitset tiedostotyypit, jotka haluat Dropboxin tunnistavan, voit tallentaa ne MP4- tai MOV-muodossa.
- Pura tiedostot – Tekee niin kuin nimi sanoo
- Valitse tiedostomuoto, johon äänitiedostot muunnetaan – Kun olet valinnut äänitiedostotyypit, joita haluat tiedostojesi tukevan, voit tallentaa Dropboxin ne MP3 WAV- tai M4A-muotoon.
Kansion tyhjentäminen
Jos sinun on koskaan poistettava kansio, valitse se niin, että se on korostettu, ja napsauta yläreunassa olevaa Poista-vaihtoehtoa.
Tunnisteiden lisääminen Dropbox-kansioihin
Hetken kuluttua voit luoda niin paljon kansioita, että niiden löytäminen voi olla haastavaa. Löydät ne helposti hakupalkista lisäämällä tunnisteita. Voit lisätä tunnisteen mihin tahansa kansioon napsauttamalla kansion vasemmalla puolella olevaa ruutua. Laatikko tulee näkyviin, kun asetat kohdistimen sen päälle. Oikeassa ruudussa näet tämän tahdin, jossa voit lisätä tunnisteita.
Kun seuraavan kerran etsit kyseistä tunnistetta, Dropbox näyttää sinulle luettelon kaikista käytettävissä olevista kansioista, joissa on kyseinen tunniste.
Kun luot tunnisteita, muista, että niiden tulee olla alle 32 merkkiä pitkiä ja että niissä voi olla vain alaviivoja, kirjaimia ja numeroita. Voit lisätä enintään 20 tunnistetta yhteen kansioon. Sen lisäksi, että käytät yläreunassa olevaa hakupalkkia, näet myös luomasi tunnisteet oikeassa ruudussa. Napsauta yhtä tunnistetta, ja Dropbox näyttää sinulle kaikki kansiot, joissa on kyseinen tunniste.
Tunnisteiden poistaminen
Jos sinun on poistettava tunniste kansiosta, valitse kansio valitsemalla ruudun vasemmalla puolella oleva valintaruutu. Napsauta nyt oikeanpuoleisessa ruudussa näkyvän tagin X-merkkiä. Siinä kaikki. Jos muista kansioista on poistettava tunniste, toista prosessi jokaiselle kansiolle.
Yhden Dropbox-kansion laittaminen toisen sisään
On myös mahdollista siirtää kansio toiseen, jos se on jotain, joka sinun on tehtävä. Valitsi kansion korostettuna, napsauta yläreunassa olevia pisteitä ja valitse Siirrä-vaihtoehto.
Sinun on valittava seuraavassa ikkunassa kansio, johon haluat siirtää sen.
Älä unohda napsauttaa sinistä Siirrä-painiketta viimeistelläksesi ja tallentaaksesi muutokset. Voit myös tehdä kansiosta helpommin löydettävän kiinnittämällä sen. Napsauta oikealla olevia pisteitä ja valitse Kiinnitä Dropboxiin -vaihtoehto.
Kun olet kiinnittänyt kansion, löydät ne kiinnitetyt kansiot oikeanpuoleisesta ruudusta Kiinnitetyt kohteet -kohdasta.
Kuinka jakaa Dropbox-kansiosi
Tiedät mitä he sanovat, ¨jakaminen on välittämistä¨. Kun sinulla on kansio haluavat jakaa, aseta kohdistin kansion päälle, jonka haluat jakaa. Share-painike tulee näkyviin; siinä on nuoli, joka osoittaa ylöspäin.
Seuraavassa vaiheessa sinun on lisättävä sähköpostit. Mutta yksi asia on tarkasteltava, mitä nämä ihmiset saavat tehdä tiedostolla. Oletuksena se asetetaan sellaiseksi, että kuka tahansa voi muokata. Napsauta avattavaa valikkoa, jotta he voivat vain tarkastella kansiota, eivät muokata.
Klikkaamalla Asetukset saat linkin muokkausta ja katselua varten. Voit myös hallita käyttöoikeuksia ja valita kansion jäsenten tai vain omistajan välillä.
Kuinka nähdä Dropbox-toimintasi
Dropbox-toimintasi tarkasteleminen voi olla hyödyllistä. Loit esimerkiksi niin monia kansioita ja muita asioita, ettet muista yhden nimeä. Aktiviteetin katselu -vaihtoehdossa voit suodattaa toimintaasi tekemiesi toimintojen perusteella. Voit suodattaa esimerkiksi seuraavien asioiden mukaan:
- Lisätty
- Poistettu
- Muokattu
- Siirretty tai nimetty uudelleen
- Kääritty uudelleen
Johtopäätös
Kuten näet, voit tehdä paljon Dropbox-kansioillesi. Voit helposti luoda niin monta kuin tarvitset ja poistaa ne. Voit määrittää Dropboxin muuttamaan tiedostosi valitsemiisi muotoihin, kun uusi tiedosto lisätään. Sitten on mahdollisuus lisätä yksi kansio toiseen, jotta se on helppo löytää. Miten pidät kansiot järjestyksessä? Jaa ajatuksesi kanssani alla olevissa kommenteissa, ja älä unohda jakaa artikkelia muiden kanssa sosiaalisessa mediassa.