Koronaviruspandemia on tuonut mukanaan uusia haasteita, erityisesti mitä tulee kotityöskentelyyn. Se voi olla erityisen vaikeaa, kun sinulla on tiimi, joka yrittää työskennellä yhdessä projektin parissa. Virtuaalisesta yhteistyöstä on tullut uusi normaali nykyaikaisessa työympäristössä, kun tiimit yrittävät työskennellä useista paikoista tai jopa mantereilta.
Google Docs on loistava yhteistyötyökalu, joka on joustava tiimityöskentelyyn ja jota on helppo käyttää jopa älypuhelimilla. Mutta tämän joustavuuden ansiosta sähköpostin integrointi on edelleen tarpeen. Sähköpostista on tullut keskeinen liiketoiminnan viestintäväline. Useita sähköposteja siirretään roskakoriin, ja jotkin on parempi arkistoida. Kun työskentelet vahvistavien työkalujen kanssa, joidenkin muutosten on ehkä ryhdyttävä toimiin tai muiden tiimin jäsenten on tarkasteltava niitä. Tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen kokouskutsujen seuraamiseen, aikataulujen lähettämiseen sähköpostitse ja paljon muuta.
Sähköpostin integrointi Google-dokumentteihin
Googlella on joitain ominaisuuksia, jotka auttavat yhdistämään Google-dokumentit ja sähköpostit. Noudata alla olevia ohjeita ensimmäisen vaihtoehdon kohdalla.
Ota asiakirjan luonti käyttöön
Kirjaudu Gmail-tiliisi ja napsauta oikean yläkulman lähellä olevaa hammaspyörän muotoista kuvaketta. Napsauta tämän jälkeen asetukset. Napsauta lähellä yläosan keskustaa Labs-välilehteä ja vieritä hitaasti alas. Luo asiakirja napsauttamalla Ota käyttöön vieressä. Tallenna tämän jälkeen tehdyt muutokset. Joten seuraavan kerran, kun haluat tallentaa sähköpostisi Google-dokumentteihin, napsauta vain lisää-painiketta. Tämä painike on viestin lukupaneelin yläosassa keskellä. Napsauta sitten Luo asiakirja. Välilehti avautuu, ja sieltä sitä on erittäin helppo muokata tai tallentaa. Voit jopa viedä pdf-muotoon tai muihin tiedostomuotoihin.
Google-dokumentin liite
Toinen vaihtoehto on napsauttaa Tiedosto-välilehteä Google-dokumentissa, vieritä alas ja saat "Sähköposti liitteenä" -vaihtoehdon. Kun valitset tämän vaihtoehdon, sähköpostin ponnahdusikkuna tulee näkyviin alla olevan kaavion mukaisesti. Täällä voit lisätä sen jäsenen sähköpostiosoitteen, jolle haluat lähettää asiakirjan, ja sinulla on myös etuoikeus kirjoittaa viesti tekstiin ennen asiakirjan jakamista. Google on helpottanut tätä integrointia. Sähköpostin lähettämiseen käytetään Gmail-tiliä, jota käytetään Google-dokumenttien käyttöön.
Voit myös integroida ja muuntaa Google-dokumentteja sähköposteiksi lisäämällä Google chrome -laajennuksen Chrome-verkkokaupasta ja valitsemalla sitten laajennuksen. Kun olet ladannut Google-laajennuksen, lisää se. Näet painikkeen, jossa lukee "Avaa Gmailissa". Kun napsautat tätä painiketta, saat ponnahdusikkunan, jossa lukee "Olemme muuntamassa Google-dokumentti sähköpostiin." Tämän jälkeen saat vahvistuksen, että Google-dokumenttisi on lähetetty Gmail- tai Google-sovelluksena sähköposti.
Chrome-laajennus
Voit myös integroida sähköpostit Google-dokumentteihin lisäämällä Chrome-laajennuksen sähköpostien muokkaamiseen Google-dokumenteissa, saat Chrome-laajennuksen. Tämä laajennus tarjoaa ylellisyyden sähköpostien muokkaamiseen Google-dokumenteissa. Kun olet ladannut laajennuksen, napsauta Lisää laajennus.
Kun avaat sähköpostitarkistuksen ja napsautat "Muokkaa Google-dokumenteissa" -kuvaketta Google-sovellussähköpostissa tai Gmailissa. Saatat saada ilmoituksen, jossa pyydetään valtuuttamaan Google Driven käyttöoikeus. Valitse Lisää Google Drive -tili -vaihtoehto. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun haluat tallentaa sähköpostit Google Driveen, kun olet muokannut sähköposteja Google-dokumenteissa. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, varsinkin kun työskentelet projektin parissa suuren tiimin kanssa.
Nauti helpommasta ja vahvistavasta työnkulusta
Nämä ovat niitä harvoja tapoja integroida Google-asiakirjoja ja sähköposteja. Voit nauttia lisäominaisuuksista ja optimoida tuottavuuden työskentelemällä saumattomasti ja tekemällä yhteistyötä verkossa muiden projektitiimien kanssa.