Numeroiden käyttäminen Macissa: Kehittyneet tekniikat

Muutama viikko sitten käsiteltiin perustekniikat Numbersin käyttämiseen Macissa. Jos et missannut tämän viestin, tutkimme Numbersin ominaisuuksia, kuten kaavoja, malleja, taulukoita ja lajittelua.

Tänään aiomme laajentaa tätä viestiä kattamalla kehittyneempiä tekniikoita. Jos et ole perehtynyt ensimmäisen postauksen aiheisiin, suosittelen, että luet sen ennen kuin käsittelet tätä. Niille, jotka ovat kuitenkin tottuneet käyttämään Numbersia ja haluavat laajentaa työtietoaan, tämä viesti on sinua varten.

Tässä viestissä tarkastelemme edistyneitä tekniikoita, kuten kaavioiden, pivot-taulukoiden, suodatuksen ja ehdollisen muotoilun lisääminen sekä Numbersin yhdistämismahdollisuuksien tutkiminen AppleScript. Tämä on hieman "tason nousu", joten valmistaudu ja aloitetaan!

Numbersin käyttö Macissa: Kehittyneet tekniikat

Pivot-taulukot

Ensimmäinen asia, jonka käsittelemme, on ominaisuus, joka on suhteellisen uusi Numbersissa Macissa: Pivot-taulukot. Aiemmin tämä oli ominaisuus, josta vain Excel-käyttäjät voivat nauttia. Mutta viimeaikaisissa päivityksissä Apple on tuonut pivot-taulukoita Maciin.

Mitä pivot-taulukot ovat? Niille, jotka eivät tiedä, pivot-taulukko on tavallaan kuin tavallinen tietotaulukko, paitsi että se on interaktiivinen. Pivot-taulukon interaktiivisten ominaisuuksien avulla voit nopeasti järjestää, suodattaa, lajitella ja ymmärtää taulukossasi olevia tietoja paremmin.

Esimerkiksi tyypillisessä Numbers-taulukossa näet useita rivejä ja sarakkeita tietoja, joista on todennäköisesti vaikea saada nopeasti näkemyksiä riippumatta siitä, kuinka järjestäytynyt. Voit siis yhdistää tämän tietotaulukon pivot-taulukkoon, joka näyttää nopeasti yhteenvedot tiedoista, näyttää datasi väliset suhteet ja paljon muuta.

Pivot-taulukon luomiseksi Numbersissa tarvitset ensin taulukon tai tietoalueen. Tietoalue on vain tietorivi tai -sarake, kun taas taulukko on sarja rivejä ja sarakkeita.

Valitse alue tai taulukko ja napsauta sitten Pivot-taulukko näytön yläreunassa olevassa työkalupalkissa. Sinua pyydetään valitsemaan yksi seuraavista neljästä vaihtoehdosta:

• Uudella taulukolla: Tämä luo uuden arkin, joka sisältää pivot-taulukon. Tämä erottaa pöydän ja pivo-taulukon visuaalisesti pitääkseen asiat järjestyksessä.
• Nykyisellä taulukolla: Tämä lisää pivot-taulukon tällä hetkellä käyttämääsi taulukkoon, jolloin voit tarkastella taulukkoasi ja pivot-taulukkoa samanaikaisesti.
• Uuden taulukon valitut solut: Jos et halua luoda pivot-taulukkoa taulukon avulla, voit sen sijaan valita alueen. Jos valitset tämän vaihtoehdon, luot pivot-taulukon alueellesi uudelle taulukolle.
• Nykyisen arkin valitut solut: Lopuksi, kuten odotettiin, tämä vaihtoehto ottaa valitsemasi solualueen ja luo niille pivot-taulukon nykyiselle Numbers-arkkillesi.

Paras tapa tutustua pivot-taulukoihin on aloittaa niiden luominen ja kokeilu. Meillä ei ole tässä viestissä aikaa mennä paljon syvemmälle kuin tämä, mutta teemme pivot-taulukoita koskevan postauksen, jossa tutkimme niitä tarkemmin. Pysy siis kuulolla!

Kaavioiden luominen

Seuraava edistynyt tekniikka, jonka haluat oppia käyttäessäsi Numbersia Macissa, on kaavioiden luominen. Vaikka kaavioita ei välttämättä tarvita Numbersia käytettäessä, ne ovat loistava visualisointityökalu.

Niille, jotka eivät tunne kaavioita, ne ovat tapa ottaa tiedot taulukkoon ja näyttää ne visuaalisella tavalla. Tämä on loistava tapa saada nopeat oivallukset ja näyttää tietosi ei-teknisille henkilöille. Jos olet esimerkiksi pitänyt kirjaa kuluista Numbersissa ja haluat näyttää nämä kulut konferenssin aikana, voit luoda kaavion ja näyttää sen esityksessä.

Kaavion luominen Numbersissa on erittäin helppoa. Valitse vain Kartoittaa vaihtoehto työkalupalkista ja valitse tietojoukollesi 2D, 3D tai interaktiivinen kaavio. Jos et ole varma, mitä valita, on luultavasti parasta käyttää 2D-vaihtoehtoa.

Jälleen kerran, meillä ei ole tarpeeksi aikaa tässä viestissä mennä kaavion luomiseen perusteellisesti. Mutta yleensä ympyräkaaviot ja pylväskaaviot ovat loistava valinta. Ympyräkaaviot auttavat näyttämään prosentteja ja määriä, kun taas pylväskaaviot ovat parempia visuaalisen hierarkian asioiden vertaamiseen.

Aivan kuten pivot-taulukoiden kanssa, se auttaa kokeilemaan erilaisia ​​kaaviovaihtoehtoja. Luo siis tietojoukko ja ala tehdä kaavioita sen perusteella.

Myös! Vielä viimeinen neuvo. Kun luot kaaviota, jossa on X- ja Y-akseli (esimerkiksi pylväskaavioissa on tämä), yritä pitää vakiot luvut X-akselilla ja muuttuvat numerot Y-akselilla. Esimerkiksi on yleinen käytäntö asettaa aikamuuttujat X-akselille (kuukaudet, vuodet, viikot, neljännekset jne.) ja taloudelliset arvot Y-akselille (valuutat, tulot, kulut, tappiot, kasvu jne.).

Ehdollinen korostus Macin Numbersissa

Toinen tärkeä Macin Numbersissa hallittava tekniikka on ehdollinen korostus. Kuten olet ehkä jo huomannut, voit muotoilla sisällön soluissasi. Voit muuttaa solun taustaväriä, fontin väriä ja tyyppiä ja niin edelleen.

Kuten kaavioita, muotoilua voidaan käyttää tietojen järjestämiseen visuaalisesti. Värikoodattujen tietojen avulla voit nopeasti erottaa positiiviset ja negatiiviset arvot, päivämäärät ja dollarimäärät, asiakkaat ja niin edelleen.

Tietenkin kaiken tämän muotoilun muuttaminen manuaalisesti voi viedä paljon aikaa. Siinä ehdollinen korostus tulee esiin. Sen avulla voit luoda automaattisia sääntöjä, jotka muuttavat välittömästi solujesi muotoilua. Joten jos sinulla on asiakkaat A, B ja C, voit luoda sääntöjä siten, että kaikki A-merkinnät ovat vihreitä, kaikki B-merkinnät ovat sinisiä ja kaikki C-merkinnät ovat punaisia.

Jos haluat määrittää ehdolliset korostussäännöt, valitse solu, solualue tai kokonainen sarake/rivi. Napsauta sitten Muoto Numerot-näytön oikeassa yläkulmassa. Tämän pitäisi näyttää (ei piilottaa) Muoto-paneeli näytön oikealla puolella.

Valitse tämän paneelin yläreunasta Cell. Napsauta sitten Ehdollinen korostus…

Valitse Lisää sääntö. Voit sitten luoda säännön, joka perustuu numeroihin, tekstiin, päivämääriin ja niin edelleen. Jokaisella sääntötyypillä on omat parametrinsa, joten valitse tarpeitasi parhaiten vastaava. Jos esimerkiksi haluat jokaisen solun, jossa on teksti "Asiakas A", olevan vihreä, valitset Teksti > On…

Voit tietysti muuttaa näitä sääntöjä tarpeidesi mukaan. Jos kuitenkin määrität sen kuten minä, aina kun kirjoitat "Client A" soluun näillä ehdollisilla korostussäännöillä, taustaväri muuttuu välittömästi vihreäksi.

Selvyyden vuoksi tämä ei välttämättä muuta tietojesi tai taulukosi toimintaa. Se vain auttaa tekemään asiat selkeästi visuaalisesti ja säästää aikaa.

Numeroiden muotoilu

Samanlainen kuin ehdollinen korostus, on numeroiden muotoilu Macin Numbersissa. Oletusarvoisesti kaikki numeroihin syöttämäsi luvut näyttävät suhteellisen samanlaisilta. Kaikkia numeroita ei kuitenkaan pidä muotoilla samalla tavalla. Sinulla on päivämäärät, kellonajat, valuutat ja prosentit.

Voit varmistaa, että nämä luvut näyttävät siltä, ​​miltä ne on tarkoitettu, asettamalla sääntöjä eri solujen ja alueiden muotoilulle. Jos haluat määrittää tämän, sinun tulee varmistaa, että Muoto sivupalkki on auki, ja haluat valita Cell taas tässä sivupalkissa.

Huomaat, että sivupalkin tämän osion yläosassa on avattava valikko Tietojen muoto. Kun valitset kyseisen avattavan valikon, näet seuraavat vaihtoehdot:

Sinun tarvitsee vain valita muotoilu, jota haluat käyttää valituille soluille. Siitä eteenpäin solut muotoillaan automaattisesti asianmukaisesti.

Ja jos valitset Määrä avattavasta valikosta voit jopa valita näytettävien desimaalien määrän. Tämä voi olla todella hyödyllistä, kun haluat näyttää tiedot haluamallasi tavalla.

Suodatus

Toinen hyödyllinen näyttövaihtoehto Numbersissa Macissa on suodatus. Suodattamalla, kuten pivot-taulukoilla, voit näyttää vain sinulle merkitykselliset tiedot. Suodatuksen avulla voit esimerkiksi piilottaa kulut, joihin sinulla ei ole varaa, näyttää vain asiakkaat, joille olet velkaa, tai näyttää kaikki tulevat merkinnät.

Toisin sanoen sen avulla voit täyttää kaikki tietosi ja sitten suodattaa ne valitsemiesi sääntöjen perusteella.

Kun luot suodatussääntöjä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Pikasuodattimet: Nämä ovat automaattisesti luotuja suodatussääntöjä, jotka näkyvät taulukkoon antamiesi tietojen perusteella. Ne ovat hyödyllisiä, kun haluat vain suodattaa nopeasti tietyt tiedot etkä halua välttämättä järjestää tietojoukkoasi tietyllä tavalla.
• Suodatussäännöt: Suodatussäännöt puolestaan ​​ovat sääntöjä, jotka määrität taulukollesi/tietojoukollesi. Ne ovat pysyvämpiä, jäsenneltympiä ja niitä voi käyttää aina kun tarvitset niitä.

Jos haluat käyttää pikasuodattimia, valitse tietosarake tai tietty solu, vie hiiri vastaavan sarakkeen kirjaimen päälle ja napsauta sitten sarakkeen kirjaimen vieressä olevaa nuolta. Tämä tuo esiin pudotusvalikon, josta löydät Nopea suodatin vaihtoehtoja.

Valitse se ja valitse sitten käytettävissä olevista suodatusvaihtoehdoista muuttaaksesi näkyviä tietoja. Tietoja ei poisteta tai muuteta, ne vain piilotetaan näkyvistä.

Valitse suodatussääntöjä varten sarake, rivi tai solut, jotka haluat suodattaa. Napsauta sitten niitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä suodatinasetukset.

Seuraavaksi sivupalkissa (jonka olisi pitänyt muuttua näyttämään suodatusasetukset) voit lisätä suodattimen valitsemaasi sarakkeeseen. Aivan kuten ehdollisen korostuksen kanssa, voit luoda sääntöjä, joiden avulla voit näyttää tai piilottaa tietoja strategisesti.

COUNTIF: n hallitseminen Macin Numbersissa

Yksi Macin Numbersin tehokkaimmista toiminnoista on COUNTIF. Teknisesti on olemassa muita "IF"-toimintoja, mutta kun ymmärrät kuinka COUNTIF toimii, voit selvittää myös loput.

Pohjimmiltaan COUNTIF antaa käyttäjille mahdollisuuden soveltaa kaavaa lukualueeseen, mutta myös sulkea pois luvut, jotka eivät täytä tiettyjä ehtoja. Joten "COUNT" numerot "JOS" ne täyttävät ehdot.

Voit esimerkiksi käyttää tätä laskeaksesi vain yli 100 dollaria myyntisi, jättää huomiotta asiakkaat, jotka ovat käyttäneet alle 10 dollaria, tai tarkastella vain maksuja, joita ei ole käsitelty.

Jos haluat käyttää COUNTIF-funktiota, napsauta Lisää sitten näytön yläreunassa Kaava, sitten Uusi kaava. Tämä muuttaa sivupalkin näyttämään kaikki käytettävissäsi olevat kaavat. Kirjoita tämän sivupaneelin hakupalkkiin "IF" ja paina palata.

Kun teet tämän, näet toimintoja, kuten IF, SUMIF, AVERAGEIF ja tietysti COUNTIF. Nämä ovat kaikki toimintoja, jotka hyödyntävät IF-ominaisuutta, joten valitse vain tarpeisiisi sopiva.

Huomaat, että on myös "-IFS"-toimintoja. Nämä toimivat suurin piirtein samalla tavalla, paitsi että niiden avulla voit tarkistaa useita kokoelmat useille kokoelmille yhden ehdon yksittäisen kokoelman sijaan.

VLOOKUPin käyttö

Seuraava on VLOOKUP. VLOOKUP on Excelin perusominaisuus, ja se on sellainen, johon Numbersia Macissa käyttävät haluavat tutustua. Kun olet, huomaat käyttäväsi tätä ominaisuutta koko ajan.

Niille, jotka eivät tiedä, VLOOKUP on toiminto, jonka avulla voit etsiä tiettyä dataa, joka vastaa toista dataa. Voit esimerkiksi etsiä asiakkaalta veloitetun tuntihinnan (sarake B) (sarake A).

Sieltä voit käyttää etsimääsi arvoa toisessa funktiossa. Joten se on loistava tapa aloittaa tietojen järjestäminen ja siirtäminen tietojoukkosi ympärille.

Käyttääksesi VLOOKUPia, aiot käydä uudelleen vaiheissa, jotka tehtiin viimeksi käsitellyssä tekniikassa. Valitse Lisää näytön yläreunasta ja valitse sitten Kaava ja Uusi kaava. Tämän pitäisi muuttaa sivupaneelisi näyttämään kaavan valintapaneeli.

Kirjoita tämän paneelin hakupalkkiin "VLOOKUP" ja paina palata näppäimistölläsi. Sinun pitäisi nähdä VLOOKUP ilmestyy välittömästi.

Siirry eteenpäin ja valitse VHAKU aloittaaksesi kaavan luomisen valitsemaasi soluun.

Jotta tämä toiminto toimisi, sinun on täytettävä seuraavat tiedot:

• Etsiä: Syötä tähän arvo, jonka haluat löytää. Voit syöttää numeron tai REGEX-merkkijonon. Jos et ole tutustunut REGEXiin, Tämä postaus saa sinut vauhtiin.
• Sarakkeiden alue: Seuraava osio on niiden solujen valinta, joista aiot etsiä. Joten määritä, mitkä solut haluat löytää Etsiä sisältö sisään.
• Palautussarake: Palautussarakkeessa aiot määrittää, mitä tietoja haluat palauttaa. Esimerkiksi, jos etsit jonkun Tuntipalkka (Sarake A), saatat haluta vetää sarakkeen B sisältämän arvon, jossa on heidän ansaitsemansa dollarisumma. Toisin sanoen tämä on arvo, joka määrittää, minkä datan tämä funktio palauttaa.
• Lähin ottelu: Tämän parametrin avulla voit valita, kuinka paljon liikkumavaraa annat VLOOKUP-kaavasi löytämille tiedoille. Oletetaan esimerkiksi, että etsit numeroa "5.5", mutta kaava löytää sen sijaan "5.6". Voit käyttää Sulje ottelu päättääksesi, näkyykö tämä virheenä vai haluatko laskea sen riittävän tarkaksi.

Ja siinä se! VLOOKUP voi olla hieman hankala perehtyä, mutta kun teet sen, se on todella tehokas työkalu arsenaalissasi. Joten vietä sen kanssa paljon aikaa, kunnes tunnet sen käytön. Olen huomannut, että Excelin ja Numbersin Reddit-yhteisöillä on paljon tietoa siitä, miten VLOOKUP toimii, jos tarvitset lisälukemista.

Tee yhteistyötä työtovereiden kanssa

Yksi yksinkertaisimmista edistyneistä tekniikoista, joita käsittelemme tässä Macin Numbers-opetusohjelmassa, on yhteistyö. Viimeaikaisissa päivityksissä Apple on lisännyt käyttäjille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä toistensa kanssa Numbersissa.

Tämä on erittäin helppo ja loistava tapa tehdä sinusta ja tiimistäsi tuottavampia. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tee yhteistyötä -painiketta työkalupalkissa ja jaa laskentataulukkosi käyttöoikeus muiden kanssa sähköpostitse, tekstiviestillä tai AirDropilla.

Ihmisillä, joiden kanssa teet yhteistyötä, tulee olla Apple-laite, mieluiten Mac tai iPad, mutta myös iPhone toimii.

Kun työskentelet yhteistyössä Numbers-tiedoston parissa, voit nähdä tarkat muokkaukset ja lisäykset, joita muut ovat tehneet. Tämä sopii erinomaisesti asiakirjojen jakamiseen ihmisten kanssa, saman tiedoston käsittelyyn eri laitteilla tai eri aikoina ja työpaikan tiimin pitämiseen yhteydessä.

AppleScriptin lisääminen Numbersiin

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, melko edistynyt tekniikka Numbersille Macissa on AppleScriptin käyttäminen laskentataulukoiden kanssa. Niille, jotka eivät tiedä, AppleScript on Applen perusskriptikieli, jota voidaan käyttää automatisoimaan tiettyjä tehtäviä.

Niille, jotka tuntevat Excelin, sinulla voi olla kokemusta makroista. Makron avulla voit automatisoida perustehtäviä, kuten numeroiden syöttämisen tai tietojen päivittämisen. Se on loistava ajansäästö, ja se on sisäänrakennettu Exceliin.

Valitettavasti Apple ei ole vielä rakentanut samanlaista ominaisuutta kuin Numbers. Sen sijaan sinun täytyy luottaa AppleScriptiin.

Hyvä uutinen on, että AppleScript on melko yksinkertainen. Jos sinulla on jo ohjelmointikokemusta, sinun pitäisi pystyä hankkimaan se melko nopeasti. Ja jos et, voit joko oppia perusasiat tai kopioida muiden verkossa kirjoittaman koodin.

Kuten monet muut tämän artikkelin asiat, meillä ei ole aikaa perehtyä syvälle kaikkiin AppleScript in Numbers -sovelluksen avulla tehtyihin asioihin. Tiedä vain, että jos huomaat tekeväsi paljon toistuvia tehtäviä Numbersissa, voit AppleScriptin avulla aloittaa työn lataamisen tietokoneellesi.

Numerot Macissa: Tule ammattilaiseksi

Ja siinä se! Hallitsemalla tässä viestissä kuvatut tekniikat voit alkaa teroittaa taitojasi Numbersissa Macissa ja edistyä kohti todellista ammattilaista. Vaikka joitakin näistä käsitteistä voi olla aluksi vaikea pukea ympärille, on todennäköistä, että joudut käyttämään paljon näitä tavaroita päivittäin.

Nämä ovat hienoja tekniikoita, joita voit oppia, jos haluat työskennellä Numbersin tai Excelin parissa. Ja niille, jotka tarvitsevat vain numeroita projekteihin kotona, tämä antaa sinulle mahdollisuuden tehdä monia uusia asioita. Kerro alla olevissa kommenteissa, kuinka aiot käyttää näitä erilaisia ​​tekniikoita!

Saat lisätietoja, uutisia ja oppaita kaikesta Applesta, katso loput AppleToolBox-blogista.

Nähdään ensi kerralla!