Haluatko tallentaa kopion Outlook-yhteystiedoistasi Excel-laskentataulukkoon? Opi viemään Outlook-yhteystietoja Exceliin yksinkertaisilla tavoilla.
MS Outlook on Microsoftin sähköpostiohjelma. Se tulee MS Officen mukana, mutta voit käyttää sitä myös verkossa osana Microsoft 365 -pakettia. Muiden sähköpostisovellusten tavoin se sisältää myös yhteystietojen hallintajärjestelmän. Tämän ominaisuuden avulla Outlook tallentaa sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhteydenpitoon kanssasi.
Se tallentaa myös lisätietoja, kuten nimen, osoitteen, yrityksen osoitteen, puhelinnumeron ja faksinumeron. Paitsi että Outlook-yhteyshenkilö pitää osoitteet järjestyksessä.
Nyt, jos haluat käyttää Outlookin osoitekirjan tietoja eri tarkoituksiin tai jakaa ne muiden kanssa, se ei ole mahdollista, jos yhteystiedot on tallennettu alkuperäiseen PST-tiedostomuotoon. Sinun on siirrettävä yhteystiedot missä tahansa kätevässä muodossa, kuten Excel.
Haluan kertoa sinulle, kuinka Outlook-yhteystiedot viedään Exceliin. Mutta ennen kuin siirryt tähän osaan, opimme, miksi saatat joutua viemään yhteystietoja Outlookista Exceliin.
Yhteystietojen siirtämisen mihin tahansa muuhun muotoon, kuten Exceliin, ensisijainen tarkoitus on käyttää niitä missä tahansa muussa ympäristössä. Jos olet lopettamassa Outlookin käyttöä ja siirtymässä johonkin muuhun sähköpostiohjelmaan, voit siirtää yhteystiedot Exceliin, jotta voit jatkaa yhteydenpitoa yhteystietojesi kanssa jopa toiselta alustalta.
Useiden Outlook-käyttäjien yhteystietojen kerääminen ja osoitteen keskitetyn kanavan luominen on toinen syy tähän tietojen vientiin. Oletetaan, että yrityksesi lanseeraa uuden tuotteen tai tarjoaa vuoden lopun myyntiä.
Jotta mahdollisimman moni saisi tietää näistä tarjouksista, sinun on lähetettävä mainossähköpostit kaikille toimistosi työntekijöiden yhteyshenkilöille. Sähköpostien lähettämisestä jokaisen työntekijän yksittäisille yhteyshenkilöille tulee haastava tehtävä. Sen sijaan voit luoda keskitetyn yhteystietoluettelon, jossa on kaikki osoitteet, ja lähettää sähköpostit markkinointitiimisi kautta.
Lisäksi Excel on täydellinen ohjelmisto tietojen suodattamiseen, luokitteluun ja järjestämiseen. Siitä käyttäjät voivat helposti etsiä ja kerätä tietoja vähällä vaivalla. Jos myynti-, markkinointi- tai tukitiimi haluaa käyttää Outlookin osoitekirjan tietoja, heidän on siirrettävä ne Excel-laskentataulukkoon.
Lue myös:Sähköpostiviestin palauttaminen Outlook 365:ssä
Jos käytät MS Outlook -sovellusta Windows-tietokoneellasi, voit viedä Outlook-yhteystiedot MS Exceliin seuraavasti.
- Avata MS Outlook.
- Klikkaa Tiedosto -välilehti Excel nauhavalikko.
- Valitse vasemmasta paneelista Avaa ja vie.
- Valitse Tuonti ja vienti kuvake.
- Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto näkyy näytölläsi.
- Valitse Viedä tiedostoon ennen kuin napsautat Seuraava -painiketta.
- Ei tule olemaan .XLSX vaihtoehto saatavilla. Eli valitse Pilkuilla erotetut arvot ennen lyömistä Seuraava.
- Seuraavaksi näet puun rakenne -lta Outlook PST tiedosto. Vieritä ylös tai alas löytääksesi Yhteystiedot vaihtoehto.
- Valitse Yhteystiedot ja klikkaa Seuraava.
- Klikkaa Selaa valitaksesi tuloksena olevan tiedoston kohdekansion.
- Klikkaus Seuraava. Varmista, että Vie yhteystiedot kansiosta: Yhteystiedot -valintaruutu on valittuna.
- Voit myös valita Kartta mukautetut kentät… -painiketta kartoittaaksesi lähde- ja tulostiedoston mukautetut kentät.
- Klikkaa Suorittaa loppuunja yhteystiedot tallennetaan kansioon CSV-tiedostomuoto. Siirtoaika riippuu kontaktien määrästä ja arvoista.
- Siirry nyt kansioon, johon tiedosto on tallennettu.
- Tuplaklikkaus avataksesi tiedoston MS Excelissä.
- Huomaat varoituksen juuri valikkopalkin alla MAHDOLLINEN TIETOJEN menetys.
- Klikkaa Tallenna nimellä …
- Näyttöön tulee toinen ohjattu toiminto, joka tallentaa tiedoston eri muotoon.
- alkaen Tallenna tyyppinä avattavasta valikosta, valitse Excel-työkirja. Excel-versio vaihtelee.
- Klikkaa Tallentaa, ja tiedosto tallennetaan kansioon XLS-muoto.
- Nyt voit käyttää tiedostoa Excelissä ilman muotoiluongelmia tai tietojen häviämisen mahdollisuutta.
Lue myös:Poissaolo-vastauksen määrittäminen Outlookissa
Outlook-verkkokäyttäjät voivat viedä yhteystietoja Excelin tukemaan CSV-muotoon seuraavasti:
- Avata Näkymät selaimessasi.
- Klikkaa Ihmiset vasemmalta.
- Kaikki yhteystiedot valitaan oletusarvoisesti.
- Klikkaa Hallinnoi yhteystietoja oikeassa yläkulmassa ja valitse Vie yhteystiedot.
- Käytössä Vie yhteystiedot ikkunassa, voit valita Kaikki yhteystiedot ja napsauta Viedä -painiketta.
- Outlook-verkkosovellus lataa CSV-tiedoston tietokoneellesi Lataukset kansio.
- Kaksoisnapsauta sitä avataksesi sen Excelissä.
- Jos saat a MAHDOLLINEN TIETOJEN menetys varoitus, napsauta Tallenna nimellä…
- Vuonna Tallenna tyyppinä avattavasta valikosta, valitse Excel-työkirja tai Excel xx-xxxx työkirja, missä xx ja xxxx ehdottaa erilaisia versioita Microsoft Excel -tiedostojärjestelmistä.
- Klikkaa Tallentaa tallentaaksesi tämän tiedoston Excelin tukemaan tiedostomuotoon.
Outlook-kontakteilla on suuri merkitys henkilökohtaisella ja liiketoiminnalla. Saatat joutua käyttämään yhteystietoja eri tarkoituksiin, eikä niiden tallentaminen Outlookiin auta.
Tästä syystä sinun on tiedettävä, kuinka viedä Outlook-yhteystiedot Exceliin. Koska se on hienostunut taulukkolaskentasovellus,
Kerro kommenteissa, miksi haluat viedä yhteystietoja Outlookista Exceliin ja kuinka tehokkaita ovat olleet menetelmät, joista olen keskustellut. Levitä tätä artikkelia ystäviesi kesken sosiaalisen median tai henkilökohtaisen jakamisen kautta.
Jos olet kiinnostunut Outlookista, voit lukea miten sähköposti-ilmoitusruutu otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä tai mitä tehdä, jos Outlookin sähköpostinäkymä muutettu.