Kuinka tehdä pudotusluettelo Excelissä

Jotta tiedonsyöttötehtävät olisivat virheettömiä ja nopeita, sinun on opittava luomaan avattava luettelo Excelissä.

Excel on tehokas tiedonsyöttöohjelmisto. Voit käyttää sitä henkilökohtaisiin ja ammatillisiin tiedonsyöttötarpeisiin, kuten toimistotarvikeluetteloiden luomiseen, kotitaloustarvikeluetteloiden tekemiseen, inventaarion luomiseen pienyritykselle tai kodille ja paljon muuta.

Jokaisessa tiedonsyöttötyössä sinun on kirjoitettava pieniä tietoja, kuten nimet, osoitteet, määrät, sijainnit, hinnat jne. Kun joku tarkastaa tätä tietokantaa, hän saattaa haluta kirjoittaa kommentteja, kuten tarkastettu, vireillä oleva tarkastus, virhe löydetty jne.

Jos sinä tai työntekijäsi alat tehdä tämän manuaalisesti, tavoitteen saavuttaminen kestää päiviä. Siksi sinun on automatisoitava Excel-taulukko, jossa kaappaat tietoja. Excel-pudotusluettelokomento on perusautomaatio, jota voit käyttää opettelematta Visual Basic -koodausta Excelille. Lue lisää, kuinka voit luoda luettelon Excelissä pudotusvalikon avulla.

Mikä on Microsoft Excelin avattava luettelo?

Excel-pudotusvalikko on Excel-sovelluksen tietojen validointityökalu. Se edellyttää, että valitset tietoalueen tai luettelon avattavasta luettelosta. Käytä sitten pudotusluettelon Data Validation -komentoa kohdesoluun tai solualueisiin saadaksesi ehdotuksia tietojen syöttämiseksi.

Avattavat luettelot poistavat arvailun tiedonsyöttötehtävästä. Teet myös nolla kirjoitusvirhettä ja muita virheitä, kun käytät Excelin avattavaa luettelotoimintoa. Se on myös laajimmin käytetty tiedonsyöttöautomaatiotyökalu Microsft Excelissä.

Tässä on joitain skenaarioita, joissa voit käyttää tätä Data Validation -komentoa:

• Luot tietokantaa Excelissä ja tarvitset tiedonsyöttöoperaattoreita syöttääksesi tarvitsemasi tiedot, ei roskaa.
• Haluat tiedonsyöttöoperaattoreiden käyttävän vain luokiteltuja tietoja syöttäessään tietoja Excel-laskentataulukkoon.
• Luot ilmaisia ​​online- tai offline-lomakkeita Excelissä ja haluat käyttäjän syöttävän vain lomakkeessa saatavilla olevia tietoja eikä mitään muuta.
• Tietokantasi sisältää toistuvia nimiä, puhelinnumeroita, osoitteita jne. Näistä tiedoista riippuen maksat myös laskut tai laskut. Tästä syystä tarkkuus on erittäin tärkeää projektin kannalta. Tässä tapauksessa sinun on käytettävä Excelin avattavia luetteloita.
• Olet luomassa Excel-taulukkoa kotitaloustarvikkeille ja haluat perheenjäsenten tekevän merkintöjä vain sallituista nimikkeistä.
• Tietojensyöttötiimisi käyttää paljon pikanäppäimiä, ja Excelin avattavat luettelot tarjoavat tähän verratonta mukavuutta.
• Olet tekemässä toimistotarvike- tai ostopyyntötietokantaa ja haluat vain työntekijöiden luovan ostopyyntöjä etukäteen hyväksytyille paperitarvikkeille, IT-laitteistoille tai lisävarusteille.

On kaksi tapaa luoda luettelo Excelissä pudotusvalikon nuolilla. Toinen käyttää ennalta määritettyä tietoaluetta ja toinen kirjoittaa asetukset manuaalisesti. Alta löydät Excelin automatisoiduimman avattavan valikon vaiheet:

• Luo uusi laskentataulukko Excelissä ja nimeä se Tietokanta.
• Luo nyt sarakeotsikko soluun A1 tyypin tai muun haluamasi nimen mukaan. Annan esimerkiksi avattavan valikon luettelolle sarakeotsikon IT-laitteisto tässä opetusohjelmassa.
• Kopioi ja liitä tiedot jostain muualta tai täytä sarakeotsikon alla olevat solut avattavassa valikossa haluamillasi kohteilla kirjoittamalla käsin.
• Kirjoitan IT-laitteiden ostopyyntövaihtoehtoja, kuten näyttö, kaiutin, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU ja niin edelleen.

Tähän mennessä olet onnistuneesti luonut tietokannan, josta Excelin tietojen validointikomento näyttää avattavan luettelon vaihtoehdot tai valinnat. Luodaan nyt varsinainen avattava luettelo noudattamalla tässä mainittuja vaiheita:

• Valitse solu, johon haluat luoda Excelissä avattavan luettelon.
• Napsauta nyt Data -välilehti Excelin nauhavalikko.
• Vuonna Tietotyökalut komento-osio, napsauta Tietojen validointi avattava nuoli.
• Näkyviin tulee kontekstivalikko, jossa on muutamia vaihtoehtoja. Valita Tietojen validointi.
• Nyt sinun pitäisi nähdä Data Validation -komento -työkalu laskentataulukossa, johon haluat lisätä Excelin avattavan luettelon.
• Se sisältää kolme välilehteä. Nämä ovat syöttöviesti, asetukset ja virhehälytys.
• Klikkaus asetukset.
• Alla Validointikriteerit -vaihtoehtoa, napsauta alapuolella olevaa avattavaa luetteloa Sallia valikosta.
• Valita Lista avattavasta valikosta.
• Oletuksena Solun sisäinen pudotusvalikko ja Ohita tyhjä valintamerkki tulee tarkistaa. Jos ei, tarkista ne.
• Napsauta ylänuolta kohdassa Lähde ala. The Tietojen validointi valintaikkuna pienenee nyt ohueksi palkkiksi, jossa on tyhjä kenttä.
• Siirry kohtaan Tietokantataulukko ja valitse solualue Excelin avattavasta luettelosta.
• Valitse joitakin tyhjiä soluja viimeisen kohteen alapuolelta. Se auttaa sinua laajentamaan luetteloa muokkaamatta lähdettä uudelleen.
• Excel täyttää automaattisesti avattavan luettelon lähdetiedot. Sinun tarvitsee vain napsauttaa alanuoli ohuella Tietojen validointi baari.
• Sinun pitäisi nyt nähdä uudelleen laajennettu Data Validation -valintaikkuna. Mutta tällä kertaa näet lähdetietoalueen Lähde ala.
• Napsauta vain OK, ja olet valmis.

Onnittelut! Olet luonut ensimmäisen avattavan luettelosi Excelissä. Kopioi tämä vain mihin tahansa muualle, jossa sinun on näytettävä samat kohteet, kun työntekijä tai joku muu käyttäjä täyttää tiedot tietolomakkeessa.

Voit halutessasi lukita tietokantataulukon, jotta kukaan ei voi tehdä mitään muutoksia tietojen syöttötaulukon avattavien luetteloiden vaihtoehtoluetteloon. Suojaa luettelokohteet noudattamalla näitä nopeita ohjeita:

• Valitse lukittavat solualueet.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muotoile solut.
• Siirry kohtaan Suojaus -välilehti ja valitse Lukittu vaihtoehto.
• Klikkaus OK soveltaa Muotoile solut muutoksia.
• Mene nyt kohtaan Arvostelu -välilehti Excel-nauhassa.
• Valitse Suojaa arkki kuvake.
• Käytössä Suojaa arkki valintaikkunassa, kirjoita salasana tyhjään kenttään.
• Kirjoita salasana uudelleen, ja Excel lukitsee laskentataulukon lopullisesti.

Jos haluat lyhyen avattavan valikon, kuten Kyllä/Ei, Tarkastettu/Ei tarkastettu, Määrätty/Avoin, Täydellinen/Vaillinainen jne., voit käyttää manuaalista luetteloa tietoaluemenetelmän sijaan. Se säästää aikaa. Näin voit luoda avattavan luettelon Excelissä luettelokohteiden avulla:

• Täytä avattava valikko napsauttamalla solua.
• Valitse Tietojen validointi alkaen Data nauhavalikon välilehti.
• Alla Sallia valikko, napsauta Lista.
• Kirjoita nyt vain kohteiden luettelo Lähde ala.
• Varmista, että erotat kaikki kohteet pilkulla.
• Klikkaus OK ottaaksesi käyttöön avattavan luettelon.

Tämä on helpoin ja nopein tapa luoda yksinkertainen avattava luettelo Excelissä. Ensimmäinen menetelmä on kuitenkin luotettavampi, kun käytät runsaasti avattavia luetteloita.

Tyhjä avattava luettelo ei välttämättä kerro paljon tiedonsyöttöoperaattoreille. Sinun on lisättävä erityisiä ohjeita, jotta ne eivät tee virheitä. Näin voit lisätä ohjesanoman Excelin avattaviin luetteloihin:

• Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää aktiivisen Data Validation -komento.
• Mene nyt kohtaan Data välilehti > Tietojen validointi > klikkaa Tietojen validointi.
• Sisällä Tietojen validointi -valintaikkunassa, napsauta Syötä viesti -välilehti.
• Kirjoita pieni teksti Otsikko ja sitten yksityiskohtainen viesti Syötä viesti ala.
• Klikkaus OK ottaaksesi muutokset käyttöön.

Aina kun käyttäjä nyt valitsee solun aktiivisella pudotusvalikon Data Validation -komennolla, hän näkee viestin siitä, kuinka solu täytetään käyttämällä avattavan luettelon kohteita.

Jos joku tekee virheen käyttäessään Excel-tietoarkin avattavia luetteloita, voit myös näyttää virheilmoituksen. Tämä varmistaa, että käyttäjä ryhtyy toimiin korjatakseen virheen eikä ohita solua. Näillä ohjeilla voit aktivoida Näytä virhevaroituksen:

• Noudata aiemmin mainittuja vaiheita, kunnes saat Tietojen validointi valintaikkuna.
• Valitse nyt Virhehälytys -välilehti.
• Valitse an Error Style kolmesta vaihtoehdosta: Pysäytys, Varoitus ja Tiedot.
• Kirjoita sitten lyhyt teksti Otsikko -lta Virhehälytys.
• Kirjoita nyt yksityiskohtainen viesti Virheviesti ala.

Hienoa työtä! Kun Näytä virhehälytys on aktivoitu, laskentataulukko näyttää virhevalintaikkunan, jos joku kirjoittaa jotain muuta kuin Excelin avattavassa luettelossa mainitut kohteet.

Nyt tiedät kuinka tehdä luettelo Excelissä pudotusvalikosta kahdella eri menetelmällä. Voit kokeilla tapoja tehdä Excel-pudotusluetteloita ja luoda tiedonsyöttölomakkeita työntekijöiden avuksi.

Voit myös luoda intuitiivisen kotitarvikeluettelon päivittäistavaroita, laitteita, vaatteita, apuohjelmia ja muuta varten käyttämällä Excelin avattavia luetteloita.

Älä unohda kommentoida alla, jos tiedät toisen hienon tavan tehdä avattava luettelo Excelissä.

Seuraavaksi opettele näyttää rivit tai sarakkeet Excelissä ja hieman Excel-kalenterimallit mille tahansa vuodelle.