Aina on syy lähettää sähköposteja eri ihmisille. Näin voit luoda jakeluluettelon Outlookissa.
Outlook-käyttäjänä saatat joutua lähettämään tärkeitä virallisia tai henkilökohtaisia sähköposteja useille ihmisille. Tällaisissa tilanteissa sähköpostien lähettäminen yksitellen vaatii enemmän aikaa ja vaivaa.
Voit määrittää jakeluluettelon Outlookissa ja poistaa useiden sähköpostiosoitteiden lisäämisen Vastaanottaja-kenttään vaivan.
Mutta ensin, opitaan lisää jakelulistasta ja sen tärkeydestä.
Mikä on jakeluluettelo Outlookissa?
Jakeluluettelo on luettelo yhteystiedoista tai sähköpostiosoitteista, joita voidaan käyttää sähköpostien jakamiseen tai lähettämiseen niille kaikille.
Joten se on ryhmä sähköpostiosoitteita, joita voit käyttää sähköpostin lähettämiseen. Nämä luettelot mainitaan myös eri Outlook-versioissa nimellä Yhteystietoluettelo ja Yhteysryhmä.
Jos sinulla on jakeluluettelo, se näkyy yhteystietoluettelossasi ja osoitekirjassasi.
Miksi tarvitset jakeluluettelon Outlookissa?
Sähköpostin lähettäminen eri ihmisille voi olla vaikeaa, varsinkin jos kuulut organisaatioon, jossa on satoja tai tuhansia työntekijöitä.
Jakeluluettelo automatisoi tämän arkipäiväisen ja toistuvan tehtävän lisätä sähköpostiosoitteita yksitellen aina, kun haluat lähettää sähköpostin ihmisryhmälle.
Voit luoda luettelon kerran ja käyttää sitä vuosia, elleivät jotkut työntekijät liity organisaatioon tai tiimiin tai poistu niistä.
Siinä tapauksessa voit myös muokata jakelulistaa saumattomasti pitääksesi sen ajan tasalla. Lisäksi jakeluluettelo auttaa sinua välttämään jonkun vahingossa lisäämisen sähköpostisi vastaanottajaksi.
Ero jakeluluettelon, jakeluryhmän ja yhteysryhmän välillä
Tulet huomaamaan, että termejä, kuten jakeluluettelo ja yhteystietoryhmä, käytetään vaihtokelpoisesti Microsoft- tai Outlook-ekosysteemissä.
Vaikka nämä tarkoittavat samaa asiaa, jakeluluetteloa käytetään Outlook-sovelluksen vanhemmissa versioissa.
Jotkut ihmiset voivat viitata jakeluluetteloon myös termeillä, kuten jakeluryhmä ja yhteystietoluettelo.
Office 365 -tilausten osalta jakelulistat on tarkoitettu koko organisaatiolle.
Sen lisäksi, että näitä luetteloita hallitaan keskitetysti, ne saavat sähköpostit organisaation sähköpostista henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan.
Sitä vastoin yhteystietoryhmiä voidaan luoda henkilökohtaiselle Outlook-sähköpostitilille.
Jakeluluettelon luominen Outlookissa Web Appista
Kun käytät Outlookia verkkosovelluksesta, voit lisätä yhteystietoluettelon tai jakeluluettelon seuraavasti:
- Avata Näkymät verkkoselaimessa ja napsauta Ihmiset kuvake.
- Klikkaa pudotusvalikon nuoli vieressä Uusi kontakti valitaksesi Uusi yhteystietolista.
- Näytölle tulee ponnahdusikkuna.
- Sinun on annettava luettelolle nimi.
- Lisää kaikkien tähän jakeluluetteloon sisällytettävien henkilöiden sähköpostiosoitteet.
- Halutessasi voit myös lisätä kuvauksen.
- Klikkaus Tehty, ja loit juuri Outlookin jakelulista.
- Kun lähetät ryhmälle sähköpostia, lisää ryhmän nimi kohtaan Kentälle.
Jakeluluettelon luominen Outlook Desktopissa
Vaikka sinulla olisi Outlook-sovellus Windowsissa, voit helposti luoda jakeluluettelon, joka tunnetaan nimellä Yhteystietoryhmä. Tässä on nopeat vaiheet Outlook-jakeluluettelon luomiseen:
- Avaa Outlook-sovellus ja valitse Ihmiset -välilehti.
- Klikkaa Uusi kontakti pudotusvalikon nuoli.
- Valita Yhteydenottoryhmä.
- Näet uuden ikkunan kyseiselle ryhmälle tai luettelolle.
- Vuonna Nimikenttä, lisää luettelon nimi.
- Klikkaa Lisää jäsen -painiketta.
- Valitse mistä (Outlook-yhteystiedot, osoitekirja, sähköpostiyhteys) haluat lisätä ihmisiä tähän ryhmään.
- Valitse joku ja napsauta Jäsenet -painiketta lisätäksesi ne luetteloon.
- Voit valita useita ihmisiä samanaikaisesti painamalla Ctrl -näppäintä, kun valitset kaikki nimet.
- Kun olet valmis, napsauta OK palatakseen Yhteydenottoryhmä ikkuna.
- Klikkaus Tallenna ja sulje muuttaa muutoksia.
Jakeluluettelon luominen Outlook for Macissa
Outlook-jakeluluetteloominaisuus on saatavilla myös Mac-käyttäjille. Joten voit luoda jakeluluettelon Outlook Macissa seuraavasti:
- Avata Outlook for Mac ja valitse Ihmiset.
- Valita Uusi yhteystietolista alla Koti -välilehti.
- Anna listalle nimi.
- Klikkaa Lisätä -painiketta ja kirjoita yhteystiedon nimen ensimmäiset kirjaimet, jotka haluat sisällyttää.
- Valitse tämä nimi lisätäksesi sen.
- Kirjoita sähköpostiosoite lisätäksesi henkilön, joka ei ole yhteystietoluettelossa.
- Klikkaa Tallenna ja sulje -painiketta, kun kaikki nimet on lisätty onnistuneesti.
Johtopäätös
Nyt kun osaat luoda jakeluluettelon Outlookissa, voit lähettää sähköpostisi saumattomasti monille ihmisille.
Käytätpä Windowsia tai Macia, ohjeidemme noudattaminen auttaa sinua luomaan Outlook-jakeluluettelon.
Voit kommentoida ja jakaa kokemuksesi jakelulistan määrittämisestä Outlookissa. Kun olet luonut luettelon, saatat haluta jaa yhteystietoluettelo toisen Outlook-käyttäjän kanssa.