Yhdistäminen Excelistä Wordiin kahdella tavalla

Jos sinulla on vaikeuksia lähettää joukkosähköposteja tai sähköpostiviestejä asiakkaille yksilöimällä kunkin asiakirjan sisältöä, yhdistäminen voi auttaa. Yhdistämiseen paras yhdistelmä on Excel ja Word. Katso täältä kuinka yhdistät Excelistä Wordiin kahdella helpolla menetelmällä.

Yhdistäminen on edullisin tapa automatisoida toimistotyötä pöytätietokoneissa ja kannettavissa tietokoneissa. Sinun tarvitsee vain määrittää Microsoft Word -sovellus hakemaan paikkamerkkitekstien tiedot tietokannasta, kuten yhden asiakirjan Excel-tiedosto.

Kun olet määrittänyt, voit luoda yksilöllisiä kirjeitä, kirjekuoria, sähköposteja, hakemistoja, osoitetarroja ja niin edelleen yhdellä napsautuksella. Jos opit yhdistämään Excelistä Wordiin, voit luoda laskuja, kuukausilaskuja, tilaustiedot ja monet muut viralliset asiakirjat sadoille ja tuhansille asiakkaille muutamassa napsautuksia.

Kun opettelet yhdistämään Wordin Excelistä, voit luoda runsaasti dataa sisältäviä sähköposteja ja välttää inhimilliset virheet, jotka ovat vaarassa luotaessa tällaisia ​​asiakirjoja manuaalisesti. Aloitetaan siis menetelmillä, joilla yhdistäminen Excelistä Wordiin.

On kaksi tapaa yhdistää Excelistä Wordiin. Ensimmäinen on manuaalinen menetelmä, jossa lisäät paikkamerkkitekstit itse yhdelle asiakirjalle ja Word tekee loput jäljellä olevista sähköpostiviesteistä tai sähköpostiviesteistä. Opi manuaalisen yhdistämisen vaiheet täältä:

Ensinnäkin sinun on luotava tietokanta, josta MS Word hakee tiedot yhdistämiskenttiin sähköpostin, sähköpostin, laskun jne. mallissa. Excel-tietokanta on luotava siten, että kaikki yhteen vastaanottajaan liittyvät tiedot ovat käytettävissä yhdellä rivillä.

Voit erottaa useita tietoja yhdelle riville eri sarakeotsikoiden alle. Nämä sarakeotsikot toimivat Wordin yhdistämiskenttien vastineena. Voit nyt luoda sarakeotsikon haluamallasi tavalla. Mutta myöhemmin sinun on tehtävä pieniä muokkauksia sarakeotsikoissa vastaamaan Wordin kenttiä.

Katso alta perusvaiheet, jotka koskevat tietokannan luomista yhdistämistä varten Excelissä. Tämä opetusohjelma luo laskun pienelle tai kotiyritykselle, jossa voit lähettää joukkolaskuja ja kuukausittaiset laskut tuhansille asiakkaille edullisesti ilman kalliita verkkoratkaisuja tai kolmansia osapuolia virastot:

• Luo tyhjä Excel-tiedosto ja nimeä taulukon nimi uudelleen Laskut.
• Sinun on täytettävä kaikki yhdistämistiedot tähän laskentataulukkoon.
• Luo nyt kohteet, jotka haluat sisällyttää yhdistämisasiakirjaan sarakkeiden otsikot. Nämä toimivat mm Yhdistelmäkentät Wordissa.
• Kirjoita asiakkaan nimi ja kaikki muut asiaan liittyvät tiedot vastaavan sarakeotsikon alle samalle riville. Jos muutat saman asiakkaan rivejä, Word ei pysty täyttämään oikeita tietoja yhdistettyyn asiakirjaan.

• Kun asiakaskuntasi kasvaa, voit aloittaa uusien asiakkaiden nimien lisäämisen Asiakassarakkeen otsikko.
• Voit myös lisätä uusia tietoja olemassa olevista tai uusista asiakkaista tiettyjen sarakeotsikoiden alle.
• Joka kerta kun päivität tämän tietokannan, Wordin yhdistäminen luo automaattisesti uuden asiakasasiakirjan lisättäväksi asiakkaat, jätä pois asiakkaat, jos poistat joitain, ja päivitä myös asiakirjan luvut Excelin tietojen mukaan tietokanta.
• Wordin yhdistäminen ei tuo numeromuotoilua Excelistä. Jos haluat säilyttää numeromuotoiluelementit, kuten desimaalit, valuuttasymbolit jne., sinun on lisättävä lyhyt koodi tiettyihin yhdistämiskenttiin. Mainitsen koodin ja tempun käyttää sitä myöhemmin tässä opetusohjelmassa.

Se siitä! Olet onnistuneesti luonut Excel-tietokannan yhdistämisprojektille. Hyvää työtä! Aloitetaan yhdistämismallin luominen Microsoft Wordissa.

Ensin sinun on laadittava laskun sähköposti tai sähköposti, jonka haluat lähettää asiakkaillesi. Kirjeen tulee sisältää joitain perustietoja sinusta, kuten alla on esitetty. Nämä ovat staattisia kaikille sähköposteille ja viesteille.

• Sinun nimesi
• Yrityksesi nimi
• Yrityksesi osoite
• Yrityksen logo (jos sellainen on)
• Allekirjoitusrivi

Nyt kun loit Word-mallin, johon lisäät yhdistämiskentät, katsotaanpa alla olevia vaiheita:

• Napsauta Wordin nauhan Postitukset-välilehteä ja valitse sitten Aloita yhdistäminen.

• alkaen pudotusvalikosta, valitse asiakirjan tyyppi, jonka haluat tehdä. Valitaan Sähköpostiviestit.
• Napsauta nyt uudelleen Postitukset mutta tällä kertaa valitse Valitse Vastaanottajat.
• Koska haluat tehdä yhdistämisen Excelistä Wordiin, valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa vaihtoehto.

• Etsi nyt aiemmin Excelissä luotu yhdistämistietokanta ja valitse Laskut laskentataulukossa Valitse Taulukko valintaikkuna.
• Nyt sinun pitäisi nähdä, että Kirjoita ja lisää kentät komentoryhmä aktivoituu Wordin nauhavalikossa > Postitukset.

Tähän mennessä olet yhdistänyt Excel-tietokannan yhdistämistä varten Wordiin. Seuraavaksi opimme täyttämään pakolliset kentät alla olevassa yhdistämismalliasiakirjassa:

• Klikkaa Tervehdys linja -vaihtoehto Postitukset-välilehdellä ja luo tervehdysrivi, jonka haluat lisätä. The "GreetingLine" paikkamerkkiteksti tulee näkyviin.

• Nyt voit kirjoittaa lausunnon, jossa mainitaan laskun maksu. Tämä on staattinen lausunto, joka menee kaikille vastaanottajille.
• Tervehdysrivin alle voit lisätä muita yhdistämiskenttiä, kuten Käyttäjän sähköposti"Asiakas_sähköposti"; Laskun numero: «Laskun_numero»; Laskun päivämäärä: «Invoice_Date», jne.

• Napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä vaihtoehto aloittaaksesi yhdistämisprojektin dynaamisten komponenttien lisäämisen.
• Lisää yhdistämiskenttä -komento näyttää kaikki Excel-tietokannassa olevat sarakeotsikot, jotka olet lisännyt yhdistämisasiakirjaan. Käytä aikaa lisätäksesi haluamasi kentät.

• Voit esimerkiksi lisätä nämä yhdistämiskentät: «Services_Line_1»; «Päivämäärä_rivi_1»; «Summa_Rivi_1»; «Services_Line_2»; «Päivämäärä_rivi_2»; «Summa_Rivi_2»; "Summa_Yhteensä_".

• Nyt kun olet lisännyt kaikki dynaamiset kentät, voit sulkea sähköpostisi lisäämällä loppuhuomautuksen ja allekirjoitusrivin. Jälleen tämä olisi staattinen komponentti.
• Voit nyt napsauttaa Esikatsele tulokset -painiketta Postitukset-välilehden alla nähdäksesi ensimmäisen yhdistetyn asiakirjan.

Kuten esikatselusta näet, laskun summa ei näytä valuuttaa tai desimaaleja. Voit ratkaista tämän noudattamalla tässä kuvattuja vaiheita:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella «Summa_Rivi_1» yhdistämiskenttä ja napsauta Vaihda kenttäkoodit.

• Nyt sinun pitäisi nähdä MERGEFIELD ja sitten kenttä.
• Syötä seuraava koodi yllä olevan kuvan mukaisesti:

#$0.00

• Valitse nyt kenttä uudelleen, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja Vaihda kenttäkoodit.

• Tarkista sitten esikatselusta, tuoko yhdistäminen numeron muotoilun vai ei.
• Voit nyt kirjoittaa yllä olevan koodin muihin yhdistämiskenttiin, joissa on numeroita, kuten «Summa_Rivi_2» ja «Summa_Yhteensä_».

Voit nyt korostaa tärkeitä tietoja sähköpostimallissa. Wordin yhdistäminen käyttää muotoilua kaikissa muissa tässä yhdistämisprojektissa luomissasi asiakirjoissa.

Kun olet valmis, napsauta Viimeistele ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja > Kaikki in Yhdistä tietueet valintaikkuna. Klikkaus OK luodaksesi kaikki yhdistetyt asiakirjat kullekin asiakkaalle Excel-tietokantaan.

Wordin yhdistäminen luo uuden asiakirjan yhdistetyillä sähköpostiviesteillä. Joten sinun on tallennettava tiedosto erikseen tai lähetettävä sähköpostit heti.

Toinen tapa yhdistää yhdistäminen on käyttää Microsoft Wordin ohjattua yhdistämistoimintoa. Tämä on kuitenkin hankala tapa. Sinun on muokattava lähdetietokantaa Excelissä Wordissa käytettävissä olevien yhdistämiskenttien mukaan. Tässä on mitä sinun on tehtävä, jotta voit kokeilla automaattista yhdistämistä Wordissa:

• Luo Word-asiakirjamalli ja napsauta sitten Postitukset > Aloita yhdistäminen > asiakirjan tyyppi, jonka haluat tuottaa.

• Napsauta sitten Aloita yhdistäminen uudelleen ja valitse sitten Vaiheittainen yhdistämistoiminto.

• Ohjeet näkyvät kuudessa vaiheessa Wordin oikeanpuoleisessa navigointiruudussa.
• Sinun on suoritettava ensimmäisessä vaiheessa näkyvä tehtävä ja napsauta sitten Seuraava: Aloitusasiakirja seurataksesi ohjattua toimintoa.

Voit yhdistää tiedot Wordiin automaattisesti Excelistä Wordin yhdistämisominaisuuden avulla. Tätä varten sinulla on oltava Excel-tiedosto mukanasi. Luo sitten uusi Word-asiakirja ja aloita sähköpostin tai sähköpostin kirjoittaminen. Napsauta Lisää yhdistämiskenttää paikoissa, joihin sinun on tuotava arvoja Excelistä ja lisää vaadittu arvo.

Ennen kuin teet tämän, sinun on lisättävä Excel-tietokanta siirtymällä kohtaan Postitukset > Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa ja valitse Excel-tiedosto. Kun olet luonut malliasiakirjan manuaalisesti, viimeistele yhdistäminen ja Word luo kaikki muut sähköpostit tai sähköpostit automaattisesti vastaaville vastaanottajille.

Voit luoda yhdistämisen Excel-tiedoista kuten tavallisesti teet uuden yhteystietoluettelon tai Outlookin yhteystietoluettelon. Mutta jos haluat käyttää Excel-laskentataulukon tietoja, toimi seuraavasti:

• Tallenna Excel-tiedosto ja Wordin yhdistämismalli paikalliseen tallennustilaan.
• Avaa Word-tiedosto ja napsauta Postitukset.
• Valitse nyt Valitse vastaanottajat -vaihtoehto ja napsauta Käytä olemassa olevaa luetteloa.
• Siirry nyt asemaan, jossa Excel-tiedosto on, valitse se ja napsauta sitten Avaa.
• Se siitä! Olet linkittänyt Excel-tiedoston yhdistämistä varten.

Ohjatun Step-by-Step yhdistämistoiminnon mukaan seuraavat kuusi vaihetta yhdistämiseen Wordissa:

• Valitse asiakirjan tyyppi, kuten kirjeet, kirjekuoret, hakemistot jne.
• Valitse aloitusasiakirja, kuten nykyinen asiakirja tai olemassa oleva asiakirja
• Valitse vastaanottajat olemassa olevasta luettelosta (Excel), Outlook-yhteystiedoista tai uudesta luettelosta
• Kirjoita kirjeesi
• Esikatsele kirjeitäsi
• Suorita yhdistäminen loppuun

Nyt tiedät kuinka yhdistää yhdistäminen Excelistä Wordiin noudattamalla joko manuaalista menetelmää tai ohjattua Wordin yhdistämistoimintoa. Kokeile mitä tahansa menetelmää yhdistämisasiakirjan, tietokannan ja tarvitsemasi mukauttamisasteen mukaan.

Älä unohda kommentoida alla, jos tiedät muita vaivattomia tapoja yhdistää Wordissa Excelistä. Saatat myös haluta tietää kuinka tulostaa tarroja Excelistä MS Wordin yhdistämällä ja yhdistää kommentit ja muutokset useista asiakirjoista.