Tekstin vertailu Excelissä: 8 parasta menetelmää

Jos käsittelet valtavaa tietokantaa Excel-laskentataulukossa ja sinun on puhdistettava tietokanta päällekkäisten merkintöjen varalta, voit käyttää seuraavia tekniikoita vertaillaksesi tekstiä Excelissä.

Excel-laskentataulukko ei ole tarkoitettu vain taloustilien, osoitekirjojen tai tekstitietokantojen ylläpitämiseen. Se voi myös auttaa sinua analysoimaan tietoja päällekkäisten merkintöjen poistamiseksi. Lisäksi voit käyttää joitain Excel-laskentataulukon helppoja kaavoja ja loogisia toimintoja vertaillaksesi soluja ja solualueita löytääksesi etsimäsi arvot.

Vaikka voit kaapata visuaalisesti läpi koko laskentataulukon päällekkäisten tai kohdearvojen löytämiseksi, se ei ehkä ole ihanteellinen tapa, kun Excel-laskentataulukko sisältää tuhansia merkintöjä. Lisäksi sen useiden ehdollisen muotoilun toimintojen avulla voit automaattisesti korostaa soluja, kun se havaitsee etsimäsi arvon.

Lue, kuinka voit vertailla tekstiä Excelissä. Saat myös selville, kuinka Excel vertaa kahden sarakkeen tekstiä ehdollisen muotoilun avulla. Kaivetaan sisään!

Tekstin vertaamiseen Excel-toiminnossa voi olla lukemattomia syitä. Seuraavat ovat kuitenkin yleisimpiä asioita, joita saatat kohdata henkilökohtaisessa ja työelämässäsi:

• Vedät yritystä ja loit erilliset Excel-tietokannat asiakkaille kaikista Yhdysvaltojen 50 osavaltiosta. Nyt joku sekoitti asiakkaiden nimet. Sen sijaan, että pyyhit laskentataulukkoa manuaalisesti, voit käyttää Excelin vertailutekstiä löytääksesi asiakkaiden nimet, jotka ovat sekoittuneet 50 tilaan.
• Yritykselläsi on kaksi erillistä tietokantaa mustalle listalle ja sallittujen luetteloon lisätyille osoitteille tavaroiden toimitusta varten verkkokauppakaupasta. Työntekijä sekoitti osoitteet. Tässä kauheassa tilanteessa voit käyttää Excelin merkkijonojen vertailutoimintoa.
• Loit päivittäistavaraostoslistan koko kuukaudelle ja sekoitit listan joihinkin viime kuussa ostamiisi päivittäistavaroihin. Täällä voit hyödyntää tekstin vertailua Excelissä.
• Jos olet lukion opettaja ja sinun on arvioitava oppilaiden vastauksia kysymyksiin automaattisesti, voit vertailla sarakkeita ja rivejä Excel-merkkijonon avulla.
• Yrityksen myynninedistämistarkoituksessa annat alennuskoodeja tuhansille asiakkaille. Nyt haluat kohdistaa uudelleen asiakkaat, jotka käyttivät alennuskoodeja premium-tuotteiden ja -tilausten esittelyyn. Voit käyttää Excelin vertailevaa tekstiä kahdessa sarakkeessa -toimintoa yhdistääksesi asiakkaiden nimet, jotka käyttivät tarjouskoodeja niiden asiakkaiden päätietokannasta, joille lähetit tarjoussähköpostit.

Arvojen ja tekstien vertailuun Excelissä voi olla tuhansia muita syitä. Oli syy mikä tahansa, seuraavat kahdeksan menetelmää Excel-tekstin vertaamiseen kahdessa sarakkeessa ovat hyödyllisiä:

Sinun tarvitsee esimerkiksi vain verrata kahta tietosaraketta varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvitsemasi tarvikkeet. Täällä voit yhdistää pyydetyt tarvikkeet toimitettuihin vertailuoperaattorilla Equals, jossa kirjainkoolla ei ole merkitystä.

Voit siis kopioida viitetiedot yhdestä sovelluksesta ja liittää ne viite- tai pyydetyt tarvikkeet -sarakkeeseen. Tämän jälkeen voit tuoda kohdetiedot toisesta sovelluksesta ja liittää tiedot kohde- tai tarvikkeet vastaanotettu -sarakkeen alle.

Sinun ei tarvitse miettiä solutekstien tapausten ja arvojen yhteensovittamista, vaikka tuot tietoja eri sovelluksista. Kirjainkoolla välitön vertailu toimii seuraavasti:

• Kopioi ja liitä seuraava kaava soluun, johon haluat vertailutuloksen:

=A2=B2

• Osuma Tulla sisään ja Excel näyttää joko tosi tai epätosi viite- ja kohdetiedoista riippuen.

• Jos kaava näyttää hyvältä, kopioi ja liitä se koko sarakkeeseen saadaksesi välittömän käsityksen vastaanotetuista ja tilatuista tuotteista.

Oletetaan, että työskentelet projektin parissa, jossa isojen ja pienten kirjainten välinen erotus on tärkeä seikka, kun arvot täsmäytetään Excel-laskentataulukon sarakkeiden välillä. Tässä skenaariossa et voi käyttää Equals-operaattoria tekstin vertaamiseen Excelissä.

Tässä herkässä tilanteessa voit käyttää TARKAA kaavaa alla olevan mukaisesti:

• Luo sopiva sarakeotsikko ja syötä viitetiedot sarakkeen alla oleville riveille.
• Luo samalla tavalla arvioitava tietosarake ensimmäisen sarakkeen viereen ja täytä tiedot alla oleville riveille.

• Kun olet valmis, laita an yhtäläisyysmerkki (=) soluun, johon haluat vertailutuloksen, TRUE tai Fales, ja kirjoita seuraava kaava:

=TARKKA(B2,C2) (samalle laskentataulukolle)

=TARKKA(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (eri laskentataulukoille)

• Voit myös valita viite- tai kohdetiedot saman Excel-työkirjan toisesta laskentataulukosta.
• Osuma Tulla sisään ja saat nopean vertailun annettujen tekstien isojen ja pienten kirjainten perusteella.

Oletetaan, että haluat käyttää joko TÄSTÄ kaavaa tai Yhtä-operaattoria tekstin vertaamiseen, mutta et halua nähdä TOSI tai EPÄTOSI vertailutuloksena. Itse asiassa haluat näyttää tekstit, kuten täsmäävät ja ei täsmää. Siinä tapauksessa voit upottaa minkä tahansa yllä olevista kaavoista IF-funktion sisään alla kuvatulla tavalla:

• Syötä an yhtäläisyysmerkki (=) ja aloita kaava JOS.
• Kirjoita sitten mikä tahansa yllä olevista kaavoista IF-funktion loogiseksi haasteeksi.
• Kirjoita loogisen haasteen jälkeen näytettävä teksti, kuten Sovittu lainausmerkeissä.

• Kirjoita pilkku ja sitten toinen teksti, jonka haluat Excelin näyttävän, jos looginen haaste epäonnistuu. Tässä tapauksessa, Ei täsmää on lainausmerkeillä ympäröity.
• Siten lopullinen kaava tulee alla olevan kaltaiseksi:

=JOS(TARKKA(B2,C2),"Vastaa","Ei täsmää"

Sinun on esimerkiksi löydettävä ryhmän A ehdokkaiden nimet. Tässä sinun on yhdistettävä ryhmän A nimet kaikkien ehdokkaiden sarakkeen nimiin.

Täällä voit helposti käyttää VLOOKUP-toimintoa antaaksesi Excelin vertailla tekstiä kahdessa sarakkeessa. Näin se tehdään:

• Työarkin ensimmäisen sarakkeen tulee sisältää nimet kohteesta Ryhmä A.
• Seuraavassa sarakkeessa voit kopioida ja liittää luetteloon valittujen ehdokkaiden nimet.

• Uloimmasta sarakkeesta saat vertailutulokset, joista näkyy ensimmäisellä kierroksella pätevien ehdokkaiden nimet.
• Kopioi ja liitä nyt seuraava kaava paikkaan, josta haluat vertailuluettelon Ryhmä A nimet alkaen Valitut nimet.

=HAKU(A2,$C2:2:C$15,1, EPÄTOSI)

• Korvaamaan #N/A Jos tekstissä on virheitä, käytä tätä alla mainittua kaavaa:

=IFNA(VHAKU(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Epäonnistui")

Ajatellaanpa, olet teknologiakonferenssin tapahtumakoordinaattori. Sinun on verrattava osallistujia rekisteröityneiden henkilöiden luetteloon, jotta voit lähettää todistukset vain seminaariin saapuneille henkilöille. Näin voit tehdä sen käyttämällä VLOOKUP- ja IFNA-kaavaa, jossa vertaat tekstiä kahden sarakkeen välillä:

• Luo sarakeotsikko kohteelle Rekisteröity ja laita nimet alla oleville riveille.
• Luo tämän sarakkeen oikealle puolelle toinen sarake henkilöille, jotka todella osallistuivat seminaariin.

• Syötä kolmanteen sarakkeeseen seuraava kaava:

=IFNA(VHAKU(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Pois")

• Kopioi ja liitä kaava alaspäin saadaksesi rekisteröityjen henkilöiden nykyisen tai poissa olevan tilan.

Excel vertaa rekisteröidyt nimet viitesarakkeesta näyttääkseen tulokset kolmannessa sarakkeessa, johon haluat nimet. Lisäksi IFNA-kaava varmistaa, että jos #N/A-virhe ilmestyy, Excel korvaa virhekoodin tekstillä Poissa.

Oletetaan, että sinun täytyy verrata tekstejä sarakkeiden A ja B välillä, mutta et etsi ehdotonta vastaavuutta. Tässä tilanteessa sinun on käytettävä FIND-kaavaa alla kuvatulla tavalla:

• Laita viitetekstitiedot alle Sarake A ja kohdetiedot sisään Sarake B.

• Sisään Sarake C, anna seuraava kaava löytääksesi ja näyttääksesi arvon osittaista tekstin vertailua varten Excelissä:

=ETSI(C2;A2) 

• The LÖYTÖ funktio palauttaa virheen, jos se ei löydä osittaista vastaavuutta. Minä sisäkkäsin LÖYTÖ toiminto sisällä ISNUMBER toiminto. Nyt kaava näkyy TOTTA kun on osittainen ottelu ja VÄÄRÄ kun ei yhtään ottelua.

=ISNUMERO(ETSI(C2;A2))

Oletetaan, että olet toimistossa, jossa olet vastuussa kaikkien ostosten tarkistamisesta. Saat erilaisia ​​ostovaatimuksia liiketoiminnan eri osastoilta. Sinun velvollisuutesi on varmistaa, että organisaatiosi ei lähetä ostotilauksia päällekkäisistä tuotteista.

Tässä skenaariossa Excelin ehdollinen muotoilu voi verrata kahta tai useampaa tietosaraketta ja korostaa soluja, jotka sisältävät päällekkäisiä arvoja. Noudata näitä ohjeita harjoitellaksesi tätä tekstinvertailutemppua Excelissä:

• Kokoa tietokanta teksteistä, joita haluat verrata.
• Valitse koko valikoima ja napsauta Ehdollinen muotoilu päällä Koti Excel-nauhan valikosta.

• Vie hiiren osoitin avattavassa luettelossa Korosta Solun säännöt vaihtoehto.

• Useita solusääntöjä tulee näkyviin. Valitse Kaksinkertaiset arvot.
• Kaksoisarvot-ponnahdusikkunassa voit valita korostusmuodon napsauttamalla Arvot kanssapudotusvalikosta.

Jos sinun on löydettävä joukko tekstejä tekstiryhmästä, voit käyttää HAKU-toimintoa tässä esitetyllä tavalla:

• Luo tekstisarake viitteeksi ja toinen sarake testitekstejä varten.
• Kirjoita nyt seuraava kaava kolmanteen sarakkeeseen:

=HAKU(C2;A2)

• Osuma Tulla sisään. Kopioi ja liitä nyt kaava kolmannen sarakkeen soluihin.

• Lehdistö Tulla sisään saadaksesi lisää tuloksia.

Excel näyttää merkkinumeron, josta se löytää viitesarakkeen testitekstiä vastaavan.

Voi olla monia muita kaavoja ja sisäkkäisiä kaavoja, jotka vastaavat tekstejä kahden tai useamman solun tai sarakkeen välillä Excelissä. Mutta helpoimmat ja yleisimmin käytetyt menetelmät ovat edellä tässä artikkelissa mainitut.

Jos tiedät jonkin muun intuitiivisen tavan verrata tekstiä Excelissä, älä unohda mainita menetelmää alla olevassa kommenttikentässä. Sillä välin voit oppia kuinka käyttää Excelin IF-THEN -kaavaa.