Microsoft Teams saa yhteisiä muistiinpanoja kokouksissa

Verkkoviestintä ja -yhteistyö on keskeinen painopistealue hybridityöympäristöissä, ja Microsoft Teamsin kaltaisten ohjelmistojen on tärkeää pysyä tämän kysynnän tahdissa. Microsoft päivittää Teamsia säännöllisesti uusilla ominaisuuksilla ja parannuksia uusien käyttäjien houkuttelemiseksi. Nyt se on lisännyt Teamsiin erittäin hyödyllisen toiminnon yhteisten kokousmuistiinpanojen muodossa.

Microsoft Teamsin julkisen esikatselun käyttäjät ovat nyt hyödyllisiä yhteisiä muistiinpanoja kokouksissa. He tekevät täsmälleen sen, mitä he sanovat tinalla siinä mielessä, että niiden avulla voit jakaa ja tehdä yhteistyötä kokousmuistiinpanoista yhtenäisessä paikassa sen sijaan, että teet muistiinpanoja chatissa tai erillisessä paikassa sovellus. Tavoitteena on tehdä kokouksen käsittelystä tehokkaampaa ja mukavampaa kaikille.

Yhteistyömuistiinpanojen avulla käyttäjät voivat tehdä yhdessä muistiinpanoja, luoda esityslistoja ja luoda toimintokohteita. Lisäksi kaikki yhteistyömuistiinpanojen avulla määritetyt tehtävät synkronoidaan automaattisesti Teams-, To Do- ja Plannerin Tasks-sovelluksen kanssa, jotta toimintokohteita voidaan seurata paremmin. Lisäksi Teamsissa olevia Microsoft Loop -komponentteja voidaan myös hyödyntää, jotta käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä chat-viestin sisällä. Tämän ansiosta he voivat pitää kaikki ajan tasalla, sillä muistiinpanot synkronoidaan kaikkien laitteiden välillä.

Jos haluat käyttää yhteisiä kokousmuistiinpanoja, ajoita kokous Teamsissa ja lisää toistuva esityslista kaikille kokouksille napsauttamalla Lisää esityslista, jota kaikki voivat muokata vaihtoehto löytyy lomakkeen alareunasta. Kun olet liittynyt Teams-kokoukseen, napsauta Huomautuksia -painiketta yläreunan työkalupalkissa päästäksesi yhteiskäyttöön tarkoitettuihin muistiinpanoihin erillisessä ruudussa. Voit tarkastella tai luoda esityslistan tässä ruudussa sekä tehdä muistiinpanoja ja seurantatehtäviä. Kuten aiemmin mainittiin, jos sinulle määrätään tehtävä, se synkronoidaan automaattisesti Task-sovelluksen kanssa Teamsissa, Plannerissa ja To Do -palvelussa, ja sinulle lähetetään myös sähköpostiviesti tehtävästä. Muistiinpanot voidaan myös synkronoida suoraan OneNoteen, kun taas Loopin avulla voit tarkastella niitä milloin tahansa suoraan Teamsissa.

Koska tämä ominaisuus on tällä hetkellä julkisessa esikatselussa, on ymmärrettävästi tunnettuja ongelmia. Näitä ovat ulkoiset ja vierailijat, jotka eivät voi käyttää kokousmuistiinpanoja ollenkaan, ja virheilmoitukset jos osallistut kokoukseen, jossa on yli 100 osallistujaa, tai jos osallistut 300 kokoukseen, jotka sisältävät tehtäviä. Lisäksi, jos haluat merkitä jonkun muistiinpanoihin, jotka on avattu Microsoft 365:ssä, sinun on ensin annettava hänelle käyttöoikeus Jaa ja ilmoita valintaikkuna.

Samoin on olemassa useita rajoituksia. Kokousmuistiinpanoja ei tueta 1:1-puheluissa, kanavakokouksissa ja Tapaa nyt -vaihtoehdossa. Lisäksi kokousmuistiinpanot eivät tällä hetkellä toimi mobiilisovelluksessa, vaan sen käyttöönotto on tarkoitus ottaa käyttöön elokuussa 2023. Lopuksi Microsoft on todennut, että "jos kokouksen omistaja käyttää paikan päällä olevalle Exchange-palvelimelle tallennettua postilaatikkoa, yhteistyömuistiinpanoja ei voida lisätä kokoukseen ajoituksen yhteydessä. Yhteistyömuistiinpanojen lisäämiseksi kokouksen omistajan on ensin lähetettävä kokouskutsu ja lisättävä myöhemmin yhteistoimintamuistiinpanoja."

Saatavuuden kannalta kokousmuistiinpanoja voivat käyttää vain Teams Public Preview -asiakkaat, jotka käyttävät Windowsia, macOS: ää tai Teamsin verkkoversiota. Jos et näe kokousmuistiinpanojen vaihtoehtoa, IT-järjestelmänvalvojien ja loppukäyttäjien on tehtävä tämä, jotta voit ottaa kokousmuistiinpanot käyttöön:

• Jos Seuraa Office-esikatselua -vaihtoehto on valittuna, se ottaa Teamsin julkisen esikatselun ominaisuudet automaattisesti käyttöön kaikille käyttäjille, jotka ovat rekisteröityneet Officen nykyiseen kanavaan (esikatselu). Loppukäyttäjältä ei vaadita enempää toimenpiteitä.
• Jos Käytössä vaihtoehto on valittuna, myös loppukäyttäjän täytyy Ota Teamsin julkinen esikatselu käyttöön Teams-sovelluksessa päästäkseen Teamsin julkisen esikatselun ominaisuuksiin.
• Jos Pakko -vaihtoehto on valittuna, se ottaa Teamsin julkisen esikatselun automaattisesti käyttöön loppukäyttäjälle. Loppukäyttäjältä ei vaadita enempää toimenpiteitä.

Tietenkin, koska kokousmuistiinpanot ovat tällä hetkellä vain julkisessa esikatselussa, varmista, että annat Microsoftille palautetta suoraan Ohje > Anna palautetta -painiketta Teams-sovelluksessa.