Kuvittele, että olet vastuussa erilaisista projekteista työpaikallasi ja joudut vastaamaan erilaisiin projekteihin liittyviin sähköposteihin. Kaikki projektit eivät kuitenkaan ole kovin tärkeitä. Jotkut saattavat olla yhteisökehitysprojekteja, joita yrityksellä ei ole kiirettä toteuttaa, mutta sähköpostit tulevat ja sotkevat postilaatikkosi. Tämän seurauksena et voi tietää, mihin sähköpostiin on tärkeää vastata ensin. Sähköpostien lajittelusta tulee tylsää, kun etsit tärkeitä vastauksia, mutta vähemmän tärkeät jätetään myöhempään ajankohtaan.
Gmail on ratkaissut tämän ongelman tarjoamalla käyttäjilleen Tarrat keinona järjestää postilaatikkonsa. Muut sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Outlook, käyttävät Kansiot jotka palvelevat samanlaista tehtävää kuin tarrat. Tunnisteiden avulla Gmailin käyttäjät voivat luokitella sähköpostinsa haluamallaan tavalla. Jos esimerkiksi työskentelen eri tiimien kanssa kahdessa projektissa, esimerkiksi "Palveluvesipumpun käytöstä poistaminen" ja "Tuotteen X markkina-analyysi", minulla on kaksi tarraa, yksi jokaiselle projektille, ja jos saan sähköpostin joltakin tiimin jäseneltä, sähköposti liitetään automaattisesti tunnisteeseen, jonka olen luonut projektille, johon he kuuluvat. Tämä helpottaa tietyn sähköpostin etsimistä.
Ennen kuin jatkan, huomaa, että Gmailissa ei ole kansioita, mutta siinä on tunnisteita, jotka tekevät kansioiden ja muiden toiminnot. Voit siirtää sähköpostisi mihin tahansa tarraan, luoda niin monta tunnistetta kuin haluat, ja parasta Labelsissa on, että sähköposti voi kuulua useampaan kuin yhteen tarraan.
Gmail-kansioiden tyhjennys
Olettaen, että olet saanut kaikki projektiin liittyvät työt valmiiksi ja kaikki projektiin liittyvä viestintä on tullut merkityksettömiä etkä halua arkistoida niitä, voit poistaa projektissa olevat sähköpostit pysyvästi etiketti. Huomaa myös, että jos käytät ilmaista Gmailia, tallennustila on rajoitettu vain 15 Gt. Tämä tarkoittaa, että kun olet käyttänyt enintään 15 Gt, sähköpostisi täyttyy ja sinun on joko ostettava lisää tallennustilaa tai poistettava vanhat sähköpostit tilan luomiseksi. Joten sähköpostien säännöllinen poistaminen on toinen tapa säästää tilaa Gmail-tallennustilassa.
Tunnisteen sisällön pysyvä poistaminen on helppoa Gmailin avulla. Poista tarrasi sisältö noudattamalla alla olevia ohjeita:
Ensimmäinen askel:
Kirjaudu Gmailiin tietokoneellasi, jos et ole jo kirjautunut sisään. Voit käyttää Gmailia tässä.
Vaihe kaksi:
Vieritä sivun vasemmassa reunassa alas sen tunnisteen kohdalle, jonka haluat tyhjentää. Napsauta tarraa avataksesi sen. Oletetaan, että haluan avata etiketin "Kuitit".
Vaihe kolme:
Napsauta tarran vasemmassa yläkulmassa neliön alla olevaa avattavaa nuolta. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa on useita vaihtoehtoja. Valitse Kaikki vaihtoehdoista. Tämä valitsee kaikki keskustelut sivulla. Voit myös klikata neliötä.
Vaihe neljä:
Jos tarrassa olevien sähköpostien määrä on enintään 50 ja kaikki tarran sähköpostit näkyvät sivulla, ne kaikki valitaan. mutta jos tunnisteen sähköpostien määrä on yli 50, vain ensimmäiset 50 sähköpostiviestiä valitaan. Valitse kaikki tunnisteen sähköpostit napsauttamalla Valitse Kaikki 3 600 (määrä riippuu tunnisteessa olevien sähköpostien kokonaismäärästä) keskustelua Promootioissa (nimikkeen nimi).
Vaihe viisi:
Kaikki tunnisteen sähköpostit on nyt valittu. Siirry sivun yläosaan ja napsauta roskakorisymbolia. Jos viet hiiren symbolin päälle, se tulee näkyviin Poistaa. Napsauta poistaaksesi koko tarran sisällön.
Toivottavasti olet onnistuneesti tyhjentänyt kansiosi/tarrasi Gmailissa. Joskus et halua vain tyhjentää kansiota, vaan poistaa sen kokonaan Gmailistasi. Gmail tarjoaa yksinkertaisen tavan poistaa tarra. Joten jos haluat ehkä poistaa koko tunnisteen, voit tehdä sen seuraavasti:
- Siirry poistettavan tunnisteen kohdalle ja vie hiiri sen päälle.
- Tunniste on korostettu, ja korostuksen oikeaan reunaan tulee kolme pistettä. Pisteet ovat väliaikaisia ja häviävät, kun poistat hiiren.
- Siirrä hiiri kolmen pisteen kohdalle ja napsauta niitä.
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna vaihtoehtoineen. Klikkaa Poista etiketti poistaaksesi tunnisteen Gmailistasi.
Yllä olevat vaiheet osoittavat, kuinka voit poistaa koko tunnisteen Gmail-tilistäsi. Postin oikean hallinnan osaaminen on avaintaito tuottavaan työskentelyyn, erityisesti niille, joiden työ vaatii paljon postia.