Löytämällä piilotetut vinkit ja temput, Google Docsilla on tarjottavanaan; saat asiat valmiiksi nopeammin. Kun tiedät, mistä etsiä, voit hyödyntää ominaisuuksia, kuten offline-käyttöä, puhekirjoitusta, sähköistä allekirjoitusta ja automaattista korvaamista.
Google Docsilla on monia muita ominaisuuksia, ja ne odottavat sinua löytämään ne. Näitä piilotettuja Docs-ominaisuuksia on helppo käyttää ja löytää.
1. Kuvan lisääminen Google-dokumentteihin
Kuvien lisääminen lisää eloa Google Docs -asiakirjaasi. Lisää kuva napsauttamalla yläreunassa olevaa Lisää ja sen jälkeen Kuva. Sivuikkunoissa näkyy useita vaihtoehtoja, joissa on mahdollisuus etsiä kuvaa verkosta.
Kirjoita hakupalkkiin etsimäsi kuva, ja tulokset näkyvät oikealla puolellasi. Lisää kuva napsauttamalla sitä ja tiedosto valitaan. Klikkaa sininen Insert -painiketta alareunassa, ja kuva lisätään asiakirjasi.
On myös mahdollisuus lisätä kuva käyttämällä URL-osoitetta. Siirry kohtaan Lisää > Kuva ja URL-vaihtoehto tulee näkyviin avautuvaan sivuikkunaan. Liitä kuvan URL-osoite Lisää kuva -ruutuun ja napsauta Lisää-painiketta.
2. Kuinka siirtää suuria määriä tekstiä Google-dokumenteissa
Asiakirjan oikolukemisen jälkeen on mahdollista, että saatat joutua siirtämään tekstiä sen parantamiseksi. Ongelma yritettäessä siirtää tekstiä suuressa asiakirjassa on, että voit helposti päätyä luomaan päällekkäistä sisältöä.
Tämän estämiseksi Google Docsilla on temppu, joka auttaa sinua. Korosta teksti, jota haluat siirtää, ja paina Vaihto+Alt avaimet. Päästämättä irti Shift- ja Alt-näppäimistä paina ylös ja alas nuolet siirtääksesi tekstiä.
Tämä on paljon helpompi tapa siirtää tekstiä kuin perinteinen kopioi ja liitä -menetelmä.
3. Doodlen/allekirjoituksen lisääminen Google-dokumentteihin
Doodlen tai allekirjoituksen lisääminen asiakirjaan on myös helppo tehtävä. Klikkaa Lisää yläreunassa ja sen jälkeen Piirustus-vaihtoehto. Kun asetat kohdistimen tämän viimeisen vaihtoehdon kohdalle, näkyviin tulee sivuvalikko, napsauta Uusi-vaihtoehtoa.
Sinun pitäisi nyt katsoa suurta tyhjää ikkunaa. Klikkaa rivivaihtoehdon avattavasta valikosta, se on kohdistinkuvakkeen vieressä. Etsi ja napsauta Sepustus vaihtoehto.
Piirrä allekirjoituksesi ja napsauta sininen Tallenna ja sulje-painike oikeassa yläkulmassa. Allekirjoituksesi lisätään asiakirjaan automaattisesti.
4. Näppäimistön pikanäppäin käyttää lisää vaihtoehtoja
Pääset käsiksi kontekstivalikon vaihtoehtoihin painamalla Alt- ja/-näppäimet näppäimistölläsi. Ohje-välilehdeltä avautuu uusi ikkuna, jossa on hakuvaihtoehto, ohjeasetukset ja näppäimistöasetukset.
5. Kuinka muuttaa Google Docs -asiakirjan muokkausoikeuksia
Kun jaat tiedoston Google-dokumenteissa, voit rajoittaa käyttäjien tekemistä. Kun esimerkiksi lisäät jonkun jakamisluetteloon napsauttamalla sinistä jakopainiketta oikeassa yläkulmassa, uusi ikkuna tulee näkyviin.
Kun olet syöttänyt käyttäjän sähköpostiosoitteen, voit määrittää tälle henkilölle käyttöoikeudet. Napsauta kynäkuvakkeen vieressä olevaa avattavaa valikkoa ja valitse, voiko lisäämäsi henkilö vain muokata, kommentoida tai tarkastella asiakirjaa.
Google Docsissa voit myös muuttaa tätä lupaa myöhemmin. Jos haluat muuttaa aiemmin antamaasi suostumusta, napsauta sininen jakopainike uudelleen ja etsi käyttäjän nimi sen palkin alta, johon annoit hänen tietonsa.
Sinun pitäisi nähdä teksti, jossa lukee jaettu ja henkilön nimi. Klikkaa käyttäjän nimi, ja Jaettu asetusikkuna tulee näkyviin. Napsauta käyttäjän sähköpostiosoitteen oikealla puolella olevaa kynäkuvakkeen avattavasta valikostaja valitse uusi käyttöoikeus.
Tällä kertaa on mahdollisuus tehdä kyseisestä käyttäjästä omistaja. Klikkaa X oikealle lopettaaksesi asiakirjan jakamisen kyseisen käyttäjän kanssa.
6. Äänikirjoituksen käyttäminen Google-dokumenteissa
Jos et halua kirjoittaa, voit käyttää äänikirjoitusominaisuutta. Pääset siihen napsauttamalla Työkalut ja sen jälkeen Äänitys. Seuraavalla kerralla nopeampaa käyttöä varten näet äänikirjoitusominaisuuden näppäinlyhennyksen, kun olet napsauttanut Työkalut.
Aloita ominaisuuden käyttö napsauttamalla Click to speak -vaihtoehtoa. Jos saat virheilmoituksen, napsauta linkkiä, joka sinulle tarjotaan. Linkissä on vinkkejä, joiden avulla voit yrittää korjata mikrofoniongelman.
7. Luo pikakuvakkeita usein kirjoitetuille lauseille
Jos jostain syystä huomaat kirjoittavasi samoja sanoja tai lauseita yhä uudelleen ja uudelleen, tämä vinkki on sinua varten. On mahdollista, että sinun on kirjoitettava vain pikakuvake ja Docs kirjoittaa loput puolestasi. Kokeile tätä vinkkiä osoitteessa Työkalut > Asetukset.
Asetukset-ikkunassa näet kaksi saraketta: Korvaa ja With. Kirjoita pikakuvake kohtaan Vaihda laatikko ja lauseessa Kanssa laatikko. Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa TechniPages joka kerta, kun kirjoitat T, katso seuraavaa kuvaa.
Kuten yllä olevasta kuvasta näet, aina kun kirjoitan T-kirjaimen, Docs korvaa sen TechniPagesilla.
8. Asiakirjan lataaminen tietyssä muodossa
Jos haluat lähettää jollekulle tiedoston, jota et halua hänen muokkaavan, voit lähettää sen hänelle PDF-tiedostona. Tiedostot-välilehdellä on mahdollisuus ladata valmiin asiakirjasi ei vain PDF-muodossa, vaan myös eri muodoissa. Siirry kohtaan Tiedostot > Lataa ja sivuikkuna tulee näkyviin. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää tiedoston lataamiseen kyseisessä muodossa.
Johtopäätös
Tämä on vain osa kaikista vinkeistä, joiden avulla saat kaiken irti Google-dokumenteista. Missasinko säännöllisesti käyttämäsi vinkin? Jaa se kanssani alla olevissa kommenteissa.