Microsoft Excel on loistava työkalu asiakkaiden yhteystietojen ja osoitetietojen tallentamiseen, joten se on ihanteellinen valinta yhteystietojen postitusosoiteluettelon luomiseen ja järjestämiseen. Jos kuitenkin haluat tulostaa kirjekuorille, onnittelukorteille jne. tarroja Microsoft Excelissä luomastasi osoiteluettelosta, sinun on käytettävä Microsoft Wordin yhdistämistoimintoa.
Tarkemmin sanottuna Microsoft Word tarjoaa tehokkaan "Yhdistys"-nimisen ominaisuuden, jonka avulla on helppo luoda ja tulostaa tarroja Excel-laskentataulukosta.
Tässä oppaassa näytämme sinulle vaihe vaiheelta, kuinka luodaan postitusosoiteluettelo Microsoft Excelissä ja kuinka tulostetaan tarroja tästä luettelosta Microsoft Wordin Yhdistämisominaisuuden avulla.
Tarrojen tulostaminen Excel-osoiteluettelotiedostosta Wordin yhdistämisen avulla.
Vaihe 1. Valmistele postituslista Excelissä tarratulostusta varten.
Ennen kuin luot ja tulostat postitusetikettejä, sinun on määritettävä osoiteluettelosi oikein Excelissä. Tämä edellyttää sarakeotsikoiden kirjoittamista jokaiselle tarroihin lisättävälle vaatimuselementille, kuten etunimi, sukunimi, osoite, postinumero jne.
Katsotaanpa, kuinka Excelissä tehdään osoiteluettelo postitustarrojen tulostamista varten:
1. Avaa Microsoft Excel ja luo uusi työkirja.
2. Kirjoita seuraavat sarakeotsikot jokaiselle vastaanottajaosoitteen sisältämälle kohteelle:
- Etunimi
- Sukunimi
- Katuosoite
- Kaupunki
- Osavaltio
- Postinumero
3. Täytä nyt vastaavat tiedot kunkin sarakkeen otsikon alle.
4. Kun olet valmis, varmista, että siinä ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita, ja tallenna laskentataulukko.
Vaihe 2. Nimeä postituslista (valinnainen).
Kun olet luonut postituslistan Excelissä, on hyödyllistä antaa sille nimi. Nimeämällä tietojoukon voit helposti viitata siihen, kun yhdistät sen Word-asiakirjaan postin yhdistämistä varten.
1. Nimeäksesi postituslistan, valitse osoiteluettelo, mukaan lukien otsikot.
2. Siirry kohtaan Kaavat -välilehti ja napsauta sitä Määritä nimi Määritetyt nimet -ryhmästä.
3. Kirjoita taulukolle nimi Nimi laatikko ja napsauta OK.*
* Huomautus: Jos nimi koostuu useista sanoista, käytä niiden välissä alaviivaa "_" ja vältä välilyöntien tai väliviivojen käyttöä.
4. Tallentaa ja kiinni Microsoft Excel.
Vaihe 3. Määritä yhdistämisasiakirja Wordissa.
Nyt on aika luoda yhdistämisasiakirja Microsoft Wordissa tarrojen tulostamista varten.
1. Avaa tyhjä Word-asiakirja.
2. alkaen Postitukset välilehti, napsauta Aloita yhdistäminen ja valitse Tarrat vaihtoehto avattavasta valikosta.
3. Valitse etiketin toimittaja ja tuotenumero Label Options valintaikkuna.
4. Napsauta seuraavaksi Yksityiskohdat -painiketta ikkunan vasemmassa alakulmassa.
5. Jatka tarran marginaalien, korkeuden, leveyden, pituuden ja koon säätämistä tarvittaessa ja napsauta OK.
6. Napsauta sen jälkeen OK Tarraasetukset-valintaikkunassa tallentaaksesi muutokset.
Vaihe 4. Ota tiedostomuodon muuntaminen käyttöön Excelin ja Wordin välillä.
Jos haluat yhdistää Word-asiakirjan Excel-laskentataulukkoon osoiteluettelon avulla, sinun on varmistettava, että tiedostomuodon muuntaminen kahden Microsoft-ohjelman välillä on käytössä.
1. Napsauta Wordissa Tiedosto -välilehti ja valitse sitten Vaihtoehdot vasemman sivupalkin alareunassa.
2. Valitse Wordin asetukset -ikkunassa Pitkälle kehittynyt vasemmassa ruudussa.
3. Vieritä nyt alas kohtaan Sukul-osio, tarkista Vahvista tiedostomuodon muunnos auki vaihtoehto ja napsauta OK.
Vaihe 5. Valitse tarroillesi Excel-osoiteluettelo.
Jatka nyt Word-asiakirjan "linkittämistä" Excel-osoiteluetteloosi.
1. Siirry Word-asiakirjassa kohtaan Postitukset välilehti uudelleen, napsauta Valitse Vastaanottajat ja valitse sitten Käytä olemassa olevaa luetteloa avattavasta valikosta.
2. Etsi ja valitse postituslistan sisältävä Excel-tiedosto ja napsauta sitten Avata.
3. Valitse Vahvista tietolähde -valintaikkunassa OLE DB -tietokantatiedostot ja napsauta OK.
4. Valitse sitten nimetty postituslista tai osoiteluettelon sisältävä taulukko ja napsauta OK.
5. Word-asiakirja on nyt täytetty osoitetarroilla, jotka osoittavat "Seuraava levy".
Vaihe 6. Muokkaa yhdistämisen vastaanottajaluetteloa.
Kun Word-asiakirja on linkitetty Excel-postituslistaan, tarkista ja tarvittaessa muokkaa vastaanottajaluetteloa ennen lopullista yhdistämistä.
1. Sisään Postitukset välilehti, napsauta Muokkaa vastaanottajaluetteloa.
2. Yhdistämisen vastaanottajat -ikkuna näyttää kaikki osoiteluettelosi vastaanottajat. Jatka tarvittaessa vastaanottajien lajittelua, suodattamista tai poistamista poistamalla niiden vastaanottajien valintaruudut, joita et halua sisällyttää. Napsauta sitten OK vahvistaa.
Vaihe 7. Muokkaa yhdistämiskenttiä (tunnisteet)
Nyt voit mukauttaa tarratuotteita ja niiden ulkoasua tarpeidesi mukaan.
1. Klikkaa Osoitelohko vaihtoehto kohdassa Postitukset -välilehden "Kirjoita ja lisää kentät" -ryhmä.
2. Jatka ja määritä vastaanottajan nimen muoto valitsemalla haluamasi vaihtoehto "Lisää vastaanottajan nimi tässä muodossa" -kohdan luettelosta.
3. Napsauta seuraavaksi Ottelukentät -painiketta vastaamaan oikeita kenttiä Excelin osoiteluettelosta.
4. Varmista "Match Fields" -ikkunassa, että tarrojen pakolliset kentät on kohdistettu oikein vastaaviin Excel-osoiteluettelon kenttiin (sarakeotsikot).
Jos ne eivät täsmää, käytä kunkin kentän vieressä olevaa pudotusvalikkopainiketta ja valitse oikea sarakeotsikko Excel-osoiteluettelosta. Napsauta sitten OK vahvistaa ottelut.
5. Napsauta sitten OK uudelleen ottaaksesi muutokset käyttöön.
6. Nyt "Osoitelohko" paikkamerkki näkyy ensimmäisessä tarrassa.
7. Klikkaus Päivitä etiketit (päällä Postitukset -välilehti) päivittääksesi kaikki muut Word-asiakirjan tarrat.
Vaihe 8. Esikatsele tarrojasi ja viimeistele yhdistäminen.
Katsotaan nyt, miltä tarrat näyttävät tulostuksen jälkeen.
1. Napsauta Postitus-välilehdellä Esikatsele tulokset -painiketta.
2. Katso nyt, miltä tarrat näyttävät tulostettuina. Jos haluat muuttaa niiden ulkonäköä, valitse ensimmäinen tarra ja käytä Muotoile tekstiä -työkaluja Koti -välilehti. Kun olet valmis, napsauta Päivitä etiketit sisään Postitukset käyttääksesi muotoilua kaikkiin tarroihin.
3. Jos kaikki näyttää OK, mene osoitteeseen Postitukset -välilehteä, napsauta Viimeistele ja yhdistä vaihtoehto ja valitse Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja avattavasta valikosta.
4. Valitse Yhdistä uuteen asiakirjaan -ikkunassa Kaikki Yhdistä tietueet -kohdassa ja napsauta OK.
5. Näkyviin tulee uusi asiakirja, jossa on Excel-osoiteluettelostasi luodut postitustarrat, ja voit muokata, muotoilla, tulostaa ja tallentaa tämän asiakirjan samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta Word-asiakirjaa.
Vaihe 9.Bonusvinkki: Lisää reunukset tarroihin. (Valinnainen)
Tarrojen leikkaamisen helpottamiseksi (jos niitä ei ole vielä leikattu) lisää niihin reunat.
1. Klikkaa plus (+) -kuvaketta asiakirjan vasemmassa yläkulmassa valitaksesi kaikki tarrat.
2. Napsauta sitten Raja -kuvaketta kelluvassa valikossa ja valitse Kaikki rajat vaihtoehdoista.
3. Jokaisen tarran väliin lisätään reunukset, joten ne on helppo leikata.
4. Nyt tarrasi ovat valmiita tulostettavaksi.
Se siitä! Kerro minulle, jos tämä opas on auttanut sinua jättämällä kommenttisi kokemuksestasi. Tykkää tästä oppaasta ja jaa se auttaaksesi muita.