On monia tapoja järjestää Gmail-postilaatikkosi ja pidä se sotkuttomana. Jos saat kymmeniä tai satoja sähköposteja päivittäin, sinun on pyrittävä tietoisesti pitämään asiat järjestyksessä. Yksi tapa tehdä se on arkistoi sähköpostisi. Jos käytät Gmailia, suorita työ noudattamalla alla olevia ohjeita.
Sähköpostien automaattinen arkistointi Gmailissa
Käytä tunnisteita ja suodattimia sähköpostisi arkistointiin
Jos haluat arkistoida sähköpostisi automaattisesti Gmailiin, sinun on luoda erityisiä tarroja. Voit sitten käyttää näitä tunnisteita luodaksesi suodattimia, jotka siirtävät sähköpostisi automaattisesti tiettyyn kansioon. Ajattele tätä kansiota kyseisen sähköpostiluokan arkistona.
Sähköpostien automaattinen arkistointi tarrojen ja suodattimien avulla
- Mene Gmailja valitse asetukset.
- Klikkaa Katso kaikki asetukset.
- Valitse Tarrat -välilehti.
- Vieritä sitten alas kohtaan Tarratja valitse Luo uusi tarra.
- Lisää uuden tarran nimi ja paina Luoda -painiketta.
- Avaa sitten jokin viesteistä, jotka haluat arkistoida.
- Klikkaa Lisää vaihtoehtoja (kolme pistettä) ja valitse Suodata tällaiset viestit.
- Gmail hakee kaikki sähköpostit kyseiseltä lähettäjältä. Voit suodattaa viestejä edelleen tiettyjen sanojen perusteella.
- Lyö Luo suodatin -painiketta luodaksesi tietyn suodattimen kyseisille sähköposteille.
- Valitse aiemmin luomasi arkiston tunniste. Voit myös valita sähköpostillesi tietyn luokan.
- Tallenna muutokset.
Tästä eteenpäin kaikki kriteerit täyttävät sähköpostit lähetetään automaattisesti arkistokansioosi.
Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää "Arkistoi"- tai "Lähetä ja arkistoi" -vaihtoehtoja sähköpostisi arkistointiin.
Arkistoi kaikki sähköpostisi
- Käynnistä Gmail ja kirjaudu sisään tilillesi.
- Klikkaa Hakukenttä ja suodata sähköpostit, jotka haluat arkistoida seuraavassa muodossa:
- label: postilaatikko vanhempi_ kuin:Xd
- label: postilaatikko vanhempi_ kuin:Xm
-
label: postilaatikko vanhempi_ kuin:Xy.
- X on päivien, kuukausien tai vuosien määrä, jota haluat käyttää sähköpostisi suodattamiseen. Jos esimerkiksi haluat arkistoida sähköpostit, jotka ovat yli 40 päivää vanhoja, kirjoita otsikko: postilaatikko vanhempi_kuin: 40p.
- Paina Enter listataksesi suodatetut sähköpostit.
- Valitse kaikki sähköpostit. Jos sinulla on yli 50 hakua vastaavaa sähköpostia, napsauta Valitse kaikki keskustelut, jotka vastaavat hakua.
- Paina sitten Arkisto -painiketta.
⇒ Huom: Voit suodattaa sähköpostisi päivien, kuukausien ja vuosien mukaan. Jos esimerkiksi haluat arkistoida sähköpostit, jotka ovat yli 3 kuukautta vanhoja, käytä etiketti: postilaatikko vanhempi_kuin: 3m. Jos haluat arkistoida yli vuoden vanhemmat sähköpostit, käytä etiketti: postilaatikko vanhempi_kuin: 1v.
Käytä Lähetä ja arkistoi -vaihtoehtoa
Voit myös käyttää Lähetä ja arkistoida -ominaisuutta. Vaihtoehto on käytettävissä vieressä Lähettää -painiketta ja lähettää sähköpostisi automaattisesti osoitteeseen Kaikki sähköpostit etiketti. Gmail siirtää sähköpostin automaattisesti takaisin postilaatikkoosi, kun joku vastaa siihen.
Ota tämä vaihtoehto käyttöön siirtymällä kohtaan Gmailin asetuksetja valitse Katso kaikki asetukset. Napsauta sitten Kenraali -välilehti ja vieritä alas kohtaan Lähetä ja arkistoi. Valitse Näytä "Lähetä ja arkistoi" -painike vastauksessa.
Johtopäätös
Jos haluat arkistoida sähköpostisi automaattisesti Gmailiin, luo tietty tunniste ja käytä sitä suodattimen luomiseen, joka käyttää kyseistä tunnistetta sähköpostijoukossa. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää "Arkistoi"- tai "Lähetä ja arkistoi" -vaihtoehtoja saadaksesi arkiston sähköpostisi.
Kuinka usein käytät Gmailin Arkistoi-vaihtoehtoa? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.