Sähköpostivirheillä voi olla kiusallisia ja jopa kalliita seurauksia. Microsoft on ottanut käyttöön Outlookin sähköpostivihjeitä auttaakseen sinua estämään sähköpostivirheet. Voit esimerkiksi määrittää postivihjeet laukaisemaan hälytyksen, kun paina Vastaa kaikille -painiketta. On aina parasta käyttää muutama minuutti ja lukea sähköpostisi uudelleen ennen kuin lähetät sen suurelle vastaanottajaluettelolle, varsinkin jos se sisältää arkaluonteisia tietoja.
Jos et ole aiemmin käyttänyt MailTipsiä, olet tullut oikeaan paikkaan. Tässä pikaoppaassa näytämme sinulle, kuinka sähköpostivihjeitä käytetään Outlookissa.
Kuinka asetat postivihjeitä?
Muista, että tämä ominaisuus vaatii Microsoft Exchange Server -tilin. Toisin sanoen ominaisuus on käytettävissä vain organisaation hallinnoimilla sähköpostitileillä. IT-järjestelmänvalvojasi on otettava sähköpostivihjeet käyttöön tililläsi. muuten vaihtoehto ei ole käytettävissäsi. Samaan aikaan IT-järjestelmänvalvojasi voi pakottaa tiettyjä postivihjeitä koskevia asetuksia käyttäjien tileille.
Postivihjeet ovat oletusarvoisesti käytössä Outlookissa. Jos haluat poistaa vaihtoehdon käytöstä tai säätää asetuksiasi, käynnistä Outlook, siirry osoitteeseen Tiedosto, valitse Vaihtoehdotja napsauta sitten Mail.
Mene Postivihjeitäja napsauta Postivihjeet. Valitse tilisi ja valitse toimet, jotka haluat käynnistää postivihjeitä koskevia hälytyksiä.
Jos haluat poistaa postivihjeet käytöstä, valitse Älä koskaan näytä postivihjeitä valintaruutu.
Miten postivihjeet toimivat
Kun sähköpostivihjeet ovat käytössä, Outlook näyttää erilaisia viestejä, kun kirjoitat viestiä. Exchange analysoi kirjoittamasi sähköpostin sisällön. Jos Outlook havaitsee ongelman, se ilmoittaa sinulle, jotta voit muokata viestiä kiusallisten tilanteiden välttämiseksi. Esimerkiksi jos vastaanottaja on poissa toimistosta ja pyydät heitä vastaamaan kiireellisesti, sähköpostivihjeet ilmoittavat sinulle, etteivät he pysty siihen.
Muita esimerkkejä tilanteista, jotka voivat laukaista postivihjeitä, ovat:
- Vastaanottajan postilaatikko on täynnä.
- Vastaanottajan sähköpostiosoite on väliaikaisesti poistettu käytöstä tai poistettu pysyvästi.
- Sähköpostisi rikkoo organisaatiosi käytäntöjä tai rajoituksia.
- Sinulla ei ole lupaa ottaa yhteyttä vastaanottajaan tai lähettää sähköposteja ulkoisille vastaanottajille.
- Vastaanottajan postilaatikko on valvottu, mikä tarkoittaa, että se vaatii viestin hyväksynnän.
Postivihjeiden rajoitukset
- Vaihtoehto ei ole käytettävissä offline-tilassa.
- Jos vastaanottajaluettelossasi on yli 200 vastaanottajaa, MailTips ei arvioi yksittäisiä postilaatikoita.
Johtopäätös
MailTips on kätevä Outlook-ominaisuus, jonka avulla voit välttää kiusallisia tilanteita, kuten sähköpostien lähettämisen väärille vastaanottajille. Jos sähköpostisi esimerkiksi rikkoo organisaatiosi käytäntöjä, sähköpostivihjeet ilmoittavat sinulle ongelmasta. Aiotteko käyttää MailTipsiä Outlookissa? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.