Mahdollisuus tehdä nopeaa yhteistyötä tiimin jäsenten ja ulkoisten kumppaneiden kanssa on ratkaisevan tärkeää nykypäivän nopeatempoisessa yritysmaailmassa.
Microsoft Office 365:n avulla organisaatiot voivat tehdä yhteistyötä organisaation ulkopuolisten ihmisten kanssa. Tätä ominaisuutta kutsutaan ryhmät ja voit antaa sen avulla ulkopuolisille yhteiskäyttäjille oikeuden liittyä ryhmäkeskusteluihin, käyttää tiedostoja, kalenteritapahtumia ja paljon muuta.
Mutta miten tarkalleen ottaen annat vieraiden liittyä organisaatiosi ryhmiin? Luettelemme noudatettavat vaiheet tässä kätevässä oppaassa.
Ensinnäkin tässä on nopea yleiskatsaus prosessiin:
- Ryhmän omistaja tai ryhmän jäsen lisää uuden vieraan ryhmään.
- Ryhmän omistaja on ainoa, joka voi hyväksyä vieraskäyttöoikeuden ja päättää, millaista sisältöä ja tiedostoja vieraskäyttäjät voivat käyttää.
- Vieraskäyttäjät saavat vahvistussähköpostin, joka antaa heille pääsyn ryhmäkeskusteluihin ja tiedostoihin.
Muista, että IT-järjestelmänvalvojat määrittävät vieraskäyttöoikeudet.
Vieraiden lisääminen Office 365 -ryhmiin
Jos vieras, jonka haluat lisätä, on jo hakemistossasi saamansa kutsun jälkeen, noudata seuraavia ohjeita:
- Siirry kohtaan Hallintakeskus → Näytä kaikki
- Navigoida johonkin asetukset → Organisaatioasetukset
- Valitse Palvelut -välilehti
- Klikkaa Microsoft 365 -ryhmät ja anna ulkoisten yhteiskäyttäjien käyttää ryhmiäsi
- Palaa hallintakeskukseen ja siirry kohtaan ryhmät → valitse ryhmät sivu
- Valitse ryhmä, johon haluat lisätä uuden vieraskäyttäjän (sen pitäisi näkyä hakemistossasi)
- Klikkaus Näytä kaikki ja valitse Jäsenet -välilehti ryhmän jäsenten hallintaan
- Valitse Lisää jäseniä ja lisää uusi vieraskäyttäjä
- Tallenna muutokset.
Vieraskäyttäjän poistaminen Office 365:stä
Jos tiimisi tai ryhmäsi ei enää tee yhteistyötä vieraskäyttäjän kanssa, voit poistaa hänet nopeasti ryhmää estääkseen heitä käyttämästä sisältöä ja tiedostoja, jotka liittyvät ryhmään toiminta.
- Siirry Microsoft 365 -hallintakeskukseen
- Laajentaa Käyttäjät
- Valitse Vieraskäyttäjät
- Valitse käyttäjä, jonka haluat poistaa
- Klikkaus Poistaa poistaaksesi vastaavan vieraskäyttäjän.
Ja näin ryhmien omistajat ja IT-järjestelmänvalvojat voivat sallia vieraskäyttäjien pääsyn Office 365:ssä.