Vuosi 2020 on muuttanut elämämme todellisuutta nykyisen pandemian myötä. Useimmat ammattilaiset työskentelevät kotoa käsin ja opiskelijat pitävät verkkotunteja. Verkkokauppaportaalien, verkkosupermarkettien ja verkkoapteekkien käyttö on lisääntynyt räjähdysmäisesti, kun ihmiset voivat saada kaikki välttämättömät ja ei-välttämättömät tuotteet kotiovelleen.
Vaikka nykyinen tilanne vaatii sosiaalista etäisyyttä, ihmiset voivat olla virtuaalisesti yhteydessä muihin videoneuvotteluohjelmiston Zoom avulla. Peer to peer -ohjelmistoalusta soveltuu videoneuvotteluihin, etätyöskentelyyn, äänineuvotteluihin, online-opetukseen ja live-chateihin. Zoom-sovellus on ollut uutisissa tietoturva- ja tietosuojakysymyksistä. Tämä pätee erityisesti lisääntyvään zoom-pommitukseen, jossa kutsumattomat ihmiset tunkeutuvat ja häiritsevät kokouksia. Yksityisyyden ja tietoturvan haavoittuvuudet voidaan estää Zoomissa muuttamalla asetuksia.
Zoomaa puheluasetukset
Ota odotushuoneet käyttöön
Järjestelmänvalvojilla on valtuudet perustaa odotushuoneita käyttäjätasolla, ryhmätasolla tai tilitasolla. Odotushuoneita voidaan toteuttaa myös kaikille kokouksen osallistujille. Lisäksi järjestelmänvalvojat voivat rajoittaa odotushuoneita vain vieraisiin, jotka eivät sisälly heidän tileihinsä. Kun kokouksen isännät ovat tehneet odotushuoneista valinnaisia, ne voidaan aina ottaa käyttöön heidän käyttäjäprofiilissaan olevan asetusvalikon kautta.
Määritä kokoussalasanat
Zoomin avulla käyttäjät voivat asettaa salasanoja tiettyjä kokouksia varten. Salasanat voidaan ottaa käyttöön myös tili-, ryhmä- tai käyttäjätasolla kaikissa webinaareissa ja verkkokokouksissa. Zoom-tilien omistajilla ja ylläpitäjillä on valtuudet lukita salasana-asetukset. Näin kaikki kyseisen tilin webinaarit ja online-kokoukset vaatisivat salasanan.
Yhdistä verkkotunnuksen kautta
Käyttäjät voivat osallistua kokouksiin vain, jos heidän sähköpostitilinsä ovat hyväksyttyjen luettelossa. He voivat myös liittyä kokouksiin kirjautumalla sisään zoom-tilille, jos he ovat vahvistettuja käyttäjiä. Henkilöillä, joiden tilillä on käytössä hallittu toimialue, on valtuudet ottaa käyttöön kertakirjautuminen (SSO), kun he haluavat kirjautua sisään kyseisellä toimialueella. Vaihtoehtoisesti käyttäjät voivat myös sallia kirjautumisen Googlen tai Facebookin kautta.
Kytke pois päältä Liity ennen isäntäpalvelua
Liity ennen isännöintiä poistaminen käytöstä estää ei-toivottuja ihmisiä sabotoimasta kokousta. Tämä ominaisuus on kuitenkin hyödyllinen tapaamisen ajoittamisessa, kun ensisijainen isäntä ei ole käytettävissä. Ensimmäinen osallistuja, joka liittyy ajoitettuun kokoukseen, tulee automaattisesti kokouksen isännöitsijäksi, jolla on täysi määräysvalta kokouksessa. Ensisijainen isäntä voi kuitenkin ottaa vastuun kokoukseen liittymisen jälkeen.
Rajoita näytön jakamista
Zoom-sovelluksen oletusasetus sallii vain isäntien jakaa näyttöjä. Tätä voidaan muuttaa, jos isäntä haluaa muiden osallistujien jakavan omat näyttönsä. Isäntä voi muuttaa tätä asetusta kokouksen aikana valitsemalla Share Screen -kohdan vieressä olevan ylänuolen, napsauttamalla sitten Jakamisen lisäasetukset ja valitsemalla Kuka voi jakaa -vaihtoehdon. Tämä rajoitus auttaa välttämään kutsumattomien käyttäjien häiritsevän jakamisen kokouksen aikana.
Lukitse istunto
Zoomissa on suojausominaisuus, jonka avulla isäntä voi lukita kokouksen siten, että uudet osallistujat eivät voi liittyä kokoukseen. Kun kokous on lukittu, osallistujat eivät pääse sisään edes kokouksen tunnuksella ja salasanalla. Lukitseakseen kokouksen isäntä voi napsauttaa osallistujia ikkunan alareunassa, minkä jälkeen näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa on Lukitse kokous -painike. On suositeltavaa lukita kokous, kun kaikki osallistujat ovat liittyneet.
Poista ei-toivottu käyttäjä
Saattaa olla tapauksia, joissa kokous on jo alkanut ja kohtaat ei-toivotun osallistujan. Sinun on sitten avattava Osallistujat-valikko ja valittava sitten kyseisen käyttäjän nimi, jonka jälkeen näkyviin tulee monia vaihtoehtoja. Valitsemalla Poista-vaihtoehdon poistat kyseisen käyttäjän. Tällä tavalla kokous voidaan järjestää sujuvasti ilman häiriöitä.
Ilmoita käyttäjästä
Kokouksessa isännät ja isännät voivat ilmoittaa palveluehtoja rikkovista käyttäjistä luottamus- ja turvallisuustiimille. Tiimi ryhtyy korjaaviin toimiin tarkistettuaan käyttäjän mahdollisten rikkomusten varalta alustalla. Isäntä voi myös lähettää sähköpostin, jossa on tiedot, kuten tapahtumapäivämäärä, kokouksen tunnus, käyttäjän nimi ja rikkomuksen tyyppi.
Hallitse tallennusta
Zoom-tilien omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat hallita tallennusta, jonka avulla he voivat tarkastella, jakaa ja poistaa. Tallenteet voivat sisältää videoita, ääniä, chat-tiedostoja sekä transkriptioita. Isäntä voi sallia osallistujien äänittää kokouksia ottamalla käyttöön tallennusvaihtoehdon. Tätä voidaan muuttaa poistamalla tallennustoiminto käytöstä.
Poista yksityinen chat käytöstä
Zoom-kokousikkunassa osallistujat voivat keskustella yksityisesti. Istunnon isäntä voi poistaa yksityisen chatin käytöstä napsauttamalla lisää ikkunan alareunassa ja valitsemalla sitten Ei kukaan kohdasta Salli osallistujien keskustella kanssa.