Yksi nopeimmista tavoista jakaa tietoja kollegoiden ja ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa on lähettää linkkejä tietyille verkkosivuille tai tiedostoille. Heidän tarvitsee vain napsauttaa näitä linkkejä ja käyttää heidän kanssaan jakamiasi resursseja. Jos jaat usein tiedostoja todentamattomien käyttäjien kanssa, voit asettaa linkit vanhenemaan tietyn ajan kuluttua. Tällä tavalla voit estää luvattoman käytön.
Kuinka asettaa linkit vanhenemaan automaattisesti
IT-järjestelmänvalvojat voivat määrittää erityisiä sääntöjä, jotka edellyttävät Officen ja OneDriven käyttäjiä syöttämään tietyn vanhenemisajan linkeille, jotka he jakavat ulkoisten käyttäjien kanssa. Jos unohdat tehdä sen, näyttöön tulee hälytys, jossa lukee "Organisaatiosi käytäntö edellyttää, että tämä linkki vanhenee.”
Järjestelmänvalvojat voivat myös määrittää tietyn pakollisen aikakatkaisuarvon, jonka jälkeen kaikki linkit eivät ole ulkopuolisten käyttäjien käytettävissä. Jos olet IT-järjestelmänvalvoja ja haluat määrittää OneDrive- ja SharePoint-linkit vanhenemaan tietyn ajan kuluttua, noudata alla olevia ohjeita.
Kuinka asettaa linkit vanhentumaan ulkoisille käyttäjille
- Siirry OneDrive-hallintakeskukseen.
- Navigoida johonkin Jaettavien linkkien lisäasetukset.
- Etsi sitten kohta, jossa lukee Linkin tulee vanhentua tämän päivän sisällä.
- Anna päivämäärä, jolloin haluat linkin vanhentuvan.
Kun pakollinen aikakatkaisuarvo on saavutettu, linkit eivät ole enää ulkoisten käyttäjien saatavilla.
Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää SharePoint-hallintakeskusta työn suorittamiseen.
- Kirjaudu sisään SharePoint-hallintakeskus.
- Mene Käytännöt.
- Valitse Tiedostojen ja kansioiden linkit.
- Siirry sitten kohtaan Valitse kenen tahansa linkkien käyttöoikeudet ja vanhenemisasetukset.
- Mene Näiden linkkien tulee vanhentua näiden useiden päivien kuluessa.
- Syötä pakollinen aikakatkaisuarvo.
Katso lisätietoja Parhaat käytännöt tiedostojen ja kansioiden jakamiseen todentamattomien käyttäjien kanssa.
Johtopäätös
Voit estää todentamattoman linkkien jakamisen ja käytön muokkaamalla jakamisasetuksiasi OneDrivessa ja SharePointissa ja määrittää linkit vanhenemaan tietyn päivän kuluttua. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun jaat linkkejä ulkoisten käyttäjien kanssa.
Kuinka usein asetat linkit vanhentumaan? Onko sinulla muita vinkkejä ja temppuja, joilla voit estää luvattoman linkkien jakamisen? Jaa ideasi alla olevissa kommenteissa.