Tässä yksinkertaisessa oppaassa selitämme, kuinka voit luoda PDF-tiedoston helposti joko työhön tai vain tärkeiden asiakirjojen jakamiseen.
Portable Document Format, joka tunnetaan yleisesti nimellä PDF, on tiedostomuoto, jota käytetään ensisijaisesti asiakirjojen esittämiseen, varsinkin kun sinun on tallennettava tiedosto, jota kolmas osapuoli ei voi muokata ja joka näyttää yhdenmukaiselta missä tahansa katsot sitä. Tyypilliset asiakirjat, kuten Microsoft Wordin käyttämät asiakirjat, renderöidään eri tavalla eri laitteissa, eikä niitä välttämättä tueta kaikkialla, mutta PDF-tiedostot toimivat ja näyttävät sama lähes kaikkialla, Adobe loi PDF-tiedoston ensimmäisen kerran vuonna 1993, ja nykyään se on nyt Kansainvälisen standardointijärjestön ylläpitämä avoin standardi. (ISO). Pohjimmiltaan sitä tuetaan melkein kaikissa käyttöjärjestelmissä, joten voit luoda ja avata PDF-tiedostoja useimmissa tietokoneissa, Macit, älypuhelimet ja tabletit.
Mutta miksi sinun pitäisi käyttää PDF-tiedostoa? On suositeltavaa käyttää PDF-muotoa ansioluetteloihin, juridisiin asiakirjoihin, uutiskirjeisiin, luettaviin ja tulostettaviin tiedostoihin sekä ammattitulostukseen tarkoitettuihin tiedostoihin. PDF-tiedostot näyttävät samalta useimmissa tietokoneissa. Koska PDF perustuu PostScript-kieleen, tiedosto on pakattu kiinteän asettelun täydelliseen kuvaukseen litteä asiakirja, mukaan lukien tekstiä, fontteja, vektorigrafiikkaa, rasterikuvia ja muuta tarpeellista tietoa näytetään. Ne ovat myös pienempiä ja ne ovat alan muotoja mukaisia. Lisäksi PDF-tiedostot ovat verrattain turvallisempia, koska niitä ei voi muokata, ja ne voidaan salata salasanalla tai digitaalisella allekirjoituksella.
Kuinka tehdä PDF-tiedosto tyhjästä
PDF-tiedoston luominen on melko yksinkertaista, koska useimmat ohjelmistot ja sovellukset tarjoavat sisäänrakennetun ominaisuuden viedä tiedostosi suoraan PDF-muotoon. Jos sinulla on esimerkiksi asiakirja Microsoft Wordissa, sinun on tehtävä näin.
- Suuntaa kohti Tiedosto vasemmassa yläkulmassa ja valitse Tallenna nimellä.
- Tämän pitäisi avata uusi ikkuna, jossa voit tallentaa asiakirjan tietokoneellesi.
- Aivan alla Tiedoston nimi vaihtoehto, siihen pitäisi olla mahdollisuus Tallenna tyyppinä.
- Napsauta avattavaa valikkoa, ja sinun pitäisi nähdä vaihtoehto tallentaa tiedosto PDF-muodossa.
- Valitse vaihtoehto ja paina Tallentaa.
Jos käytät vanhempaa Microsoft Office -versiota, saatat joutua lataamaan pienen laajennuksen, jonka voi ladata osoitteesta tässä.
Vastaavasti voit tehdä sen kaikille Microsoft Office -sovelluksille (Excel, Powerpoint jne.), Google Workspace -sovelluksille (Docs, Sheets jne.) ja erilaisia toimistopohjaisia ohjelmistoja ja sovelluksia, kuten Office 365, WPS Office, LibreOffice ja Avoin toimisto. Tietenkin tarkat vaiheet voivat vaihdella hieman käyttämästäsi sovelluksesta riippuen, mutta niiden tulisi aina olla melko samanlaisia.
Vaihtoehtoisesti monet alustat ja sovellukset antavat sinun myös luoda PDF-tiedostoja tulostusominaisuuden avulla. Jos yrität tulostaa asiakirjan, verkkosivun tai kuvan nykyaikaisissa Windowsin versioissa, voit tallentaa sen PDF-tiedostona Microsoft Print to PDF -vaihtoehdolla. Tämä mahdollistaa jopa asioiden, kuten OneNote-muistikirjojen, tallentamisen PDF-muodossa.
Älypuhelimet voivat myös tehdä tämän, vaikka se saattaa riippua tietystä mallistasi.
Jos haluat tehdä PDF-tiedoston, jota voidaan muokata, jotta voit jakaa lomakkeen jonkun täytettäväksi, tutustu oppaaseemme osoitteessa kuinka tehdä PDF täytettäväksi.
Luo PDF fyysisestä asiakirjasta
PDF-tiedostot ratkaisevat myös fyysisen dokumentaation digitaalisessa muodossa jakamisen ongelman. Älypuhelimen tai tablet-laitteen kameralla voit skannata asiakirjan ja tallentaa sen PDF-tiedostoksi. Sovellukset, kuten Adobe Scan, Microsoft Office, Genius Scan, ja Asiakirjan skanneri ovat joitakin parhaista sovelluksista, joita voit kokeilla mobiililaitteellasi PDF-tiedostojen skannaamiseen, tallentamiseen ja jakamiseen. Voit jopa skannata useita asiakirjoja ja tallentaa ne yhtenä PDF-tiedostona.
Itse asiassa tällainen sovellus voi jopa korvata perinteisen skannerin jollain tavalla. Älypuhelimissa on nykyään erittäin hyvät kamerat, joten voit skannata joitain asiakirjoja tällä tavalla sen sijaan, että laitteeseesi olisi liitetty iso skanneri. kannettava tietokone. Nämä sovellukset voivat myös muuntaa olemassa olevan asiakirjan tai kuvan PDF-muotoon.
Toinen yksinkertainen tapa tehdä PDF-tiedosto nopeasti on käyttää yhtä monista online-palveluista, joiden avulla voit ladata tiedostosi, muuntaa ja ladata suoraan järjestelmääsi. Jotkut luotettavista online-palveluista, joiden avulla voit muuntaa tietyn tiedoston PDF-muotoon, sisältävät Adobe, Pieni pdf, iLovePDF, ja paljon muuta. Näiden työkalujen avulla voit myös usein yhdistää PDF-tiedostoja yhdeksi tai jakaa yhden tiedoston useiksi.
Muutama seikka on kuitenkin pidettävä mielessä. Nämä palvelut voivat tallentaa tiedostosi palvelimilleen tai eivät. Siksi suosittelemme, että käytät tätä menetelmää vain, jos et käsittele arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja. Jotkut näistä PDF-muunnossivustoista tarjoavat myös rajoitettua tukea tiedoston koon, sivujen ja tehon suhteen jopa lisätä vesileiman muunnettua tiedostoa, mikä tarkoittaa, että saatat joutua maksamaan rahaa riippuen tiedostosta, jota haluat työstää kanssa.
Ja nämä ovat perusteet PDF-tiedoston luomiseen olemassa olevan asiakirjan perusteella. Tietysti Adobe haluaisi sinun tekevän sen käyttämällä yrityksen Acrobat-ohjelmistoa, mutta nämä vaihtoehdot ovat suurimmaksi osaksi ilmaisia, joten ne saattavat olla hieman kätevämpiä useimmille ihmisille.