Nosta Gmail-käyttökokemustasi näillä seitsemällä tuottavuushakkerilla.
Gmail on yksi suosituimmista sähköpostipalveluista henkilökohtaiseen käyttöön. Monet Google Workspacesia käyttävät organisaatiot tarjoavat myös Gmailin sähköpostiohjelmana. Oletuksena Google tarjoaa monia mielenkiintoisia ominaisuuksia Gmailissa jotka toimivat mainostetulla tavalla. Mutta muutamalla pienellä säädöllä voit todella parantaa koko Gmail-kokemustasi.
Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia vain huomataksesi, että siinä oli kirjoitusvirhe, ja toivot, ettet olisi lähettänyt sitä? Entä Gmailin pikanäppäimet? Tiesitkö, että voit muotoilla vastauksia rutiinia varten sähköpostit? Jos et ole koskaan vaivautunut puuhailemaan Gmailin Asetukset-valikossa, tässä on seitsemän helppoa tapaa ryhtyä Gmailin tehokäyttäjäksi.
7 Pikanäppäimet
Tee kaikki näppäimistöllä
Yksi tärkeimmistä merkeistä minkä tahansa sovelluksen tehokäyttäjästä on pikanäppäinten tunteminen riippumatta siitä, käytätkö Windows PC: tä, Macia tai Chromebook
. Gmailissa niitä on venekuorma. Googlen avulla on helppo muistaa, mikä pikavalintatoiminto tekee mitä. Yksinkertaisesti lyödä Vaihto + ? ja sinulle tarjotaan pikakuvakkeita navigointiin, muotoiluun, viestiketjuluettelon valintaan, Google Chat -navigointiin ja paljon muuta.Haluatko luoda omia pikakuvakkeita? Napsauta sitten Gmail-selaimen oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta. Mene Hammasrataskuvake >Katso kaikki asetukset > Lisäasetukset > Mukautetut pikanäppäimet ja valitse Ota käyttöön. Kun se on otettu käyttöön, näet Näppäimistön asetukset -välilehden, joka näyttää kaikki toiminnot ja sitä vastaavat näppäimet. Voit muokata tätä haluamallasi tavalla ja klikata Tallenna muutokset. Varmista vain, että muokkaamasi komento ei ole ristiriidassa muiden pikanäppäinkomentojen kanssa.
6 Kumoa lähetys
Kuinka saada enemmän aikaa sähköpostin lähettämisen peruuttamiseen?
Olemme kaikki jossain vaiheessa lähettäneet postia kiireessä vain ymmärtääksemme, että olemme jääneet paitsi joistakin seikoista, jotka olivat vastauksessa keskusteltavaksi, posti oli täynnä kirjoitusvirheitä tai mikä pahempaa, posti lähetettiin väärään osoitteeseen vastaanottaja. Gmail tarjoaa oletusarvoisen 5 sekunnin Kumoa lähetyksen -komennon, mutta sitä voidaan pidentää 30 sekuntiin.
Klikkaa Hammasrataskuvake >Katso kaikki asetukset > Yleiset > Kumoa lähetys. Valitse sen vieressä olevasta pudotusvalikosta 5, 10, 20 tai 30 sekuntia puskuriaikaa ja paina sitten Tallenna muutokset. Nyt aina kun lähetät sähköpostin, näet Kumoa-vaihtoehdon kelluvassa mustassa palkissa, joka tulee näkyviin sähköpostin lähettämisen jälkeen.
5 Mallit
Päästä eroon toistuvien sähköpostien kirjoittamisesta
Joskus jotkin sähköpostit vaativat samoja tai samankaltaisia vastauksia. Tällaisessa tilanteessa sinun ei tarvitse kirjoittaa koko viestiä uudelleen joka kerta. Voit sen sijaan luoda mallivastauksia. Klikkaa Hammasrataskuvake >Katso kaikki asetukset > Lisäasetukset > Mallit ja valitse ota käyttöön ja Tallenna asetukset.
Nyt, kun kirjoitat ylimääräistä tekstiä a Uusi viesti (varmista, että sähköpostin allekirjoitus on poistettu), teksti voidaan tallentaa malliksi napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja > Mallit > Tallenna luonnos mallina > Tallenna uutena mallina. Voit antaa mallille nimen. Kun seuraavan kerran haluat vastata samalla tekstillä, valitse vain tarvittava malli sen sijaan, että kirjoittaisit viestin uudelleen.
4 Lukuruudun säätäminen
Optimoi näyttökiinteistö
Oletustapa, jolla Gmail näyttää sinulle viestisi, kun avaat ne, ei hyödynnä näyttötilaa parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä pätee erityisesti, jos sinulla on suurempi näyttö. Tätä voidaan säätää ottamalla lukuruutu käyttöön.
Klikkaa Hammasrataskuvake > Valitse kaikki asetukset > Saapuneet > Ota lukuruutu käyttöön. Valitse joko Saapuneet-laatikon oikealla tai Saapuneet-laatikon alla mahdollisuus saada sähköpostiesi esikatseluruutuja, jotka eivät vaadi sinua unohtamaan muita sähköposteja.
3 Vaihtaminen useiden allekirjoitusten välillä
Helpotus allekirjoituksen tietojen manuaalisesta muuttamisesta
Ammattimaisessa asennuksessa sähköpostin allekirjoitus on tärkeää. Mutta toisinaan et ehkä halua jakaa tiettyjä allekirjoituksesi tietoja, kuten puhelinnumeroasi. On tylsää lisätä tai poistaa asioita manuaalisesti allekirjoituksesta. Sen sijaan voit luoda useita allekirjoituksia ja yksinkertaisesti vaihtaa niiden välillä kontekstin tai vastaanottajan mukaan.
Klikkaa Hammasrataskuvake > Valitse kaikki asetukset > Yleiset > Allekirjoitus. Napsauta Luo uusi -ruutua lisätäksesi uuden allekirjoituksen. Vanhemmat allekirjoitukset näkyvät vasemmalla olevassa laatikossa. Voit valita allekirjoituksen oletusasetukset alla olevista avattavista valikoista: Käytä uusia sähköposteja varten ja Vastauksen / edelleenkäytön yhteydessä. Napsauta sitten Tallenna muutokset. Nyt kun olet kirjoitusruudussa, kynäsymbolin napsauttaminen tuo esiin kaikki tallentamasi allekirjoitukset. Voit yksinkertaisesti valita sen, jota haluat käyttää.
2 Useita tähtimuotoja
Älykkäämpi tapa luokitella tärkeät sähköpostit
Olipa kyseessä henkilökohtainen tai ammatillinen tilisi, Gmailin tähdellä merkityissä osiossa on joitakin sähköposteja, jotka haluat merkitä tähdellä. Oletuksena Gmail antaa sinun käyttää vain keltaista tähteä. Jos sinulla on paljon tähdellä merkittyjä sähköposteja, voi myös olla tylsää löytää nopeasti oikea etsimäsi sähköposti.
Klikkaa Hammasrataskuvake > Näytä kaikki asetukset > Yleiset> Tähtiä. Täällä voit valita 1 tähden, 4 tähden tai kaikkien tähtien välillä mieltymystesi mukaan ja sen jälkeen Tallenna muutokset. Nyt voit vaihtaa tähtien välillä napsauttamalla tähtikuvaketta peräkkäin. Tällä tavalla voit saada upeita visuaalisia vihjeitä erityyppisille prioriteettiviesteille. Viemällä hiiren osoittimen tähden päälle näet sen nimen. Kun olet tähdellä merkityssä osiossa ja haluat nähdä vain tähdellä merkityt sähköpostit sininen tähti, kirjoita tämä komento Gmailin hakukenttään: on: sininen tähti. Voit jopa määrittää tietyntyyppisille sähköposteille tiettyjä tähtikuvakkeita.
1 Sähköpostien suodatus esimerkin avulla
Lataa postilaatikkoasi
Tämä on yksi Gmailin tehokkaimmista ominaisuuksista, ja harkiten käytettynä se voi todella auttaa sinua järjestämään Saapuneet-kansiosi, pääsemään eroon ei-toivotuista sähköposteista ja luomaan kansioita tietyntyyppisille sähköposteille. Vaikka Gmailissa on välilehtiä, kuten Mainostaminen, Päivitykset ja Sosiaaliset viestit, joskus jotkut sähköpostit lipsahtavat niiden läpi ja näkyvät Ensisijainen-välilehdessä. Haluat, että Ensisijainen-välilehdellä on vain ehdottoman tärkeät sähköpostit.
Klikkaa Näytä hakuvaihtoehdot, sijaitsee Gmailin hakupalkin oikealla puolella. Nyt, riippuen tavoitteesta, jonka haluat saavuttaa, voit luoda suodattimia lisäämällä tiedot vastaaviin kenttiin.
Oletetaan, että haluan lisätä uutiskirjeen (alk Selain), joka näkyy Ensisijainen-välilehdelläni kansioon, jossa minulla on kaikki tilaamani uutiskirjeet. Siinä tapauksessa lisään sähköpostiosoitteen Selain uutiskirje ja napsauta Luo suodatin. Seuraavassa näytössä minulle esitetään lisää vaihtoehtoja. valitsin Ohita postilaatikko, Kiinnitä etiketti (kansion nimi Uutiskirje), ja Käytä suodatinta myös vastaaviin keskusteluihin. Tämä varmistaa, että jokainen sähköposti osoitteesta Selain päätyy uutiskirjekansiooni, eikä se näy Saapuneet-kansiossani.
Voit tehdä monia asioita, kuten arkistoida automaattisesti markkinointisähköpostit ja tyhjentää Gmail-postilaatikon se täyttyy, ja se poistaa automaattisesti sähköpostit tietyistä sähköpostitunnuksista tai roskapostikansiosta ja paljon muuta lisää.
Gmail-tilisi hallintaan ottaminen
Yllä käsitellyt seitsemän hakkeria parantavat Gmail-kokemustasi varmasti jossain määrin. Gmailin Asetukset-valikkoon ja Näytä hakuvaihtoehtoihin tutustuminen tekee sinusta varmasti Gmailin tehokäyttäjän. Näiden vinkkien käyttäminen säästää myös paljon aikaa, joka muuten kuluisi tarpeettomiin tehtäviin. Muista myös tarkistaa, miten voit hallita salasanojasi Googlen kanssa.