21 Apple Mail -vinkkiä ja temppuja, joita et ehkä ole tiennyt iOS: lle ja macOS: lle

Monet iOS- ja macOS-käyttäjät valitsevat alkuperäisen Mail-sovelluksen molemmilla alustoilla. Useimmille ihmisille se ei ole asia, jota he todella ajattelevat toisen kerran. Se vain toimii. Mutta kuten monet asiat Applen alustoilla, voit saada sen toimimaan muutamilla vinkeillä ja temppuilla paremmin.

Aiheeseen liittyvä:

• Kolme iOS Mail -vinkkiä parempaan sähköpostin hallintaan
• 11 vinkkiä, joilla saat parhaan hyödyn iOS 11 -sähköpostisovelluksesta
• Säilytetäänkö sähköpostit Macbookissa, poistetaanko iPhonessa?
• 5 iOS 10 Mail -vinkkiä, joiden avulla pääset eteenpäin
• Etsi salasanat ja iPhonen sähköpostitilit iOS 12:ssa ja 11:ssä

Tässä on kourallinen vähemmän tunnettuja, mutta uskomattoman tehokkaita vinkkejä ja temppuja Mailille sekä macOS: ssä että iOS: ssä.

iOS

Vaikka on olemassa paljon kolmannen osapuolen iOS-sähköpostiohjelmia, oletusarvoinen ja alkuperäinen Mail-sovellus on todennäköisesti tavallinen käyttäjä. Se on äärimmäisen yksinkertainen käyttää, mutta sen hihassa on muutamia temppuja.

9. Lisää tyylikkyyttä tekstiisi

Tämä on melko perustoiminto, minkä vuoksi on yllättävää, että niin harvat ihmiset tietävät tai käyttävät Mailissa valmiita muotoiluvaihtoehtoja. Silti, ollakseni rehellinen, Mailin tekstin muotoilu (lihavoitu, kursivoitu jne.) ei ole erityisen ilmeinen. Mutta se on saatavilla Mailissa.

Napauta vain viestiä Mail-sovelluksessa. Valitse sitten teksti, jonka haluat lihavoida, kursivoida tai alleviivata. Napauta oikealle osoittavaa nuolikuvaketta ja sitten "Bminä U” -kuvaketta muotoillaksesi tekstisi.

8. Pyyhkäise alas kohtaan Luonnokset

Tapa, jolla luonnokset toimivat iOS Mail -sovelluksessa, voi tuntua hieman kömpelöltä ja ristiriitaiselta. Loppujen lopuksi sinun täytyy painaa Peruuta viestissä ja Tallenna luonnos päästäksesi takaisin postilaatikkoosi, eikö niin? Teknisesti se on yksi tapa tehdä se. Mutta on olemassa paljon helpompi (ja paljon vähemmän tunnettu) kiertotapa.

Aloita viestin kirjoittaminen Mailissa. Katso sitten viestiruudun yläosaa. Näetkö pienen, suorakaiteen muotoisen harmaan palkin uuden viestin yläpuolella? Pyyhkäise alaspäin ja viesti tallennetaan automaattisesti alimman navigointipalkin alle. Täältä pääset helposti postilaatikkoosi – napauta Uusi viesti hakeaksesi luonnoksesi.

7. Katso kaikki luonnokset

Vaikka edellinen vinkki on helppo tapa pitää yksi luonnos käden ulottuvilla, sillä ei ole paljon hyötyä aiemmin kirjoitetuille luonnoksille. Mutta Maililla on myös pieni temppu, jolla pääset nopeasti myös näihin viesteihin.

Kun tarkastelet postilaatikkoasi, napauta ja pidä alhaalla Uusi sähköposti / Kirjoita -kuvaketta näytön oikeassa alakulmassa. Sieltä näet luettelon kaikista aiemmista luonnoksistasi.

6. Palauta poistetut viestit ravistamalla

Poistetaanko tärkeä sähköposti vahingossa? Sinun ei tarvitse turvautua roskakorikansion kaivamiseen, jos käytät iOS-laitetta.

Jos olet poistanut viestin, jota et aikonut, ravista iPhoneasi. Näet "Kumoa roskakori" -valintaikkunan, jossa on mahdollisuus palauttaa roskakoriin siirretty viesti. Kääntöpuolella voit myös ravistaa viestin palauttamisen jälkeen lähettääksesi sen uudelleen roskakoriin.

5. Lisää liitteitä

Kuten tekstin muotoilussa, iOS Mail -sovellus tukee liitteiden lisäämistä sähköpostiisi - se ei vain tee selväksi, että näin on. Liitevalikko on itse asiassa piilotettu samaan napautuseleeseen.

Kaksoisnapauta viestissä mitä tahansa viestin tekstiosaa. Napauta sitten oikealle osoittavaa nuolta ja napauta Lisää liite -painiketta. Näet sitten useita ilmeisiä liitteitä, joista voit lisätä liitteitä, mukaan lukien iCloud Drive, Dropbox ja Google Drive.

4. Käytä Siriä hyödyksesi

Siri ei ehkä ole älykkäin tai kyvykkäin digitaalinen avustaja, mutta jos käytät iOS: ää, hän on aina paikalla, kun tarvitset häntä. Alkuperäisen integraation ansiosta Sirillä on itse asiassa muutamia temppuja hihassaan, kun kyse on Mail-sovelluksen ominaisuuksista.

Voit kokeilla sitä itse. Kutsu Siri ja pyydä häntä etsimään viestiä tietystä aiheesta tai tietystä kontaktista. Kun seuraavan kerran kirjoitat sähköpostia, voit myös kutsua Sirin ja sanoa "Muistuta minua lopettamaan tämä myöhemmin".

3. Saat hälytyksiä VIP-jäsenistä

Tärkeiden sähköpostien karsimisen pois merkityksettömistä tulisi olla korkealla sähköpostiorganisaation prioriteettilistallasi. Onneksi Mail tekee sen helpoksi a VIP-lista. Mene vain Postilaatikot-ruutuun ja napauta sitten VIP-postilaatikkoa (tai "I"-kuvaketta VIP-kohdan vieressä). Lisää pari käyttäjää yhteystiedoistasi.

Kannattaa myös napauttaa VIP Alerts -kuvaketta tässä VIP-luettelovalikossa. Sieltä voit määrittää mukautetun ilmoitusäänen ja värinän, kun saat VIP-sähköpostiviestejä. Se on uskomattoman hyödyllinen tapa tietää, kannattaako sähköposti katsoa ilman, että otat puhelimen taskusta.

2. Saat hälytyksiä tietyistä säikeistä

Muissa tapauksissa saatat haluta seurata yhtä tärkeää sähköpostiketjua lisäämättä ketään pysyvästi VIP-listallesi. Onneksi Mail for iOS -sovelluksessa on myös tapa tehdä tämä.

Mene vain mihin tahansa postilaatikkoon. Pyyhkäise oikealle viestissä ja napauta kolmen pisteen Lisää-painiketta. Napauta avattavasta valikosta Ilmoita minulle… ja vahvista sitten. Kumoa tämä toiminto pyyhkäisemällä uudelleen oikealle, napauttamalla Lisää ja napauttamalla Lopeta ilmoitus.

1. Hanki suurempi postilaatikko

Sähköpostin käyttäminen mobiililaitteella on yleensä helppoa. Useimpien älypuhelimien pienemmät näytöt voivat kuitenkin saada postilaatikkosi tuntumaan hieman ahtaalta verrattuna verkko- tai tietokonepohjaiseen asiakasohjelmaan.

Voit itse asiassa puristaa hieman enemmän postilaatikkotilaa näytöstäsi siirtymällä kohtaan Asetukset -> Sähköposti -> Esikatselu. Valitse sieltä 1 rivi tai ei mitään. Tämä muokkaa sitä, kuinka paljon sähköpostin tekstin esikatselu Mail näyttää sinulle. Ilman tätä tekstiä voit sijoittaa näytöllesi paljon enemmän sähköposteja.

Bonus iOS 13 -sähköpostivinkkejä

alkaen iOS 13, Apple on ottanut käyttöön uusia ominaisuuksia, joiden avulla voit estää, mykistää ja ohittaa estetyt lähettäjät roskapostin vähentämiseksi.

• Mykistä sähköpostiketju. Napauta Asetukset > Posti > Mykistetty säietoiminto ja voit valita joko "Merkitse luetuksi" tai "Arkistoi tai poista".

Nyt voit pyyhkäistä ja valita "Lisää" ja sitten "Mykistä" sähköpostissasi, jolloin se lopettaa uusien keskustelujen lähettämisen kyseisessä sähköpostiketjussa.

• Ohita estetyt lähettäjät – Vastaavasti valitse "Ohita estettyjen lähettäjien huomioimatta" sähköpostiasetuksista, jolloin kaikki estettyjen luettelossasi olevien käyttäjien sähköpostit poistetaan automaattisesti ennen kuin ne saapuvat postilaatikkoosi.

Voit lukea kaikista iOS 13:een tulevista uusista muutoksista roskaposti ja robottipuhelu vähentäminen.

Sähköposti macOS: ssä

MacOS: n Mail-sovellus on todella tehokas sovellus sähköpostien lähettämiseen, vastaanottamiseen ja järjestämiseen. Sovelluksessa on paljon enemmän kuin näkee, mikä väistämättä tarkoittaa, että on luultavasti paljon asioita, joita et tiennyt, että Mail on macOS: ssä voi tehdä.

10. Hyödynnä haku

Jos käytät Mail-sovellusta macOS: ssä, tiedät jo oikean yläkulman hakupalkista. Mutta et ehkä ymmärrä, kuinka tehokas hakupalkki voi olla. (Voit helposti käynnistää haun painamalla Command + Optio + F.)

Esimerkiksi hakupalkki tukee luonnollista kieltä – kirjoitat vain "sähköpostit eiliseltä" tai "sähköpostit liitteineen". Haut voivat saada Tämä on paljon tarkempaa, kun yrität kirjoittaa hakupalkkiin kaksi päivämäärää ja väliviivaviiva löytääksesi kyseisellä aikavälillä vastaanotetut sähköpostit.

9. Hanki rauhaa ja hiljaisuutta

Ilmoitukset voivat olla todella ärsyttäviä, todella nopeasti. Tämä on erityisen totta, jos sähköpostit tulevat muutaman minuutin välein. Jos Macisi piippaa sinulle tällä taajuudella ja tarvitset rauhaa ja hiljaisuutta, voit itse asiassa muuttaa sitä, kuinka usein Mail keskeyttää sinut.

Oletusarvoisesti Mail on asetettu tarkistamaan uudet viestit automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että se lähettää sinulle ping-kutsuja aina, kun se havaitsee saapuvan sähköpostin. Mutta voit muokata tätä toimintaa kohdassa Mail -> Asetukset. Kokeile Yleiset-välilehden Tarkista uudet viestit -kohdassa pidempää aikaväliä, kuten 15 tai 30 minuuttia.

8. Mukauta työkalupalkkia

Mailin oletustyökalurivi toimii luultavasti useimmille sitä käyttäville ihmisille. Mutta kuten mainitsimme, Maililla on usein pinnan alla toinen taso ominaisuuksia ja mukauttamista. Näin on työkalupalkin tapauksessa, joka on itse asiassa uskomattoman muokattavissa, jos tiedät mistä etsiä.

Voit muokata työkalupalkkia napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa tyhjää kohtaa itse työkalupalkissa. Valitse sitten avattavasta valikosta Mukauta työkalupalkkia. Sieltä sinun pitäisi nähdä uusi ruutu, jossa on useita erilaisia ​​vaihtoehtoja. Voit vaihtaa useita painikkeita, joten kokeile, kunnes löydät haluamasi asetukset.

7. Uudelleenohjaa, älä lähetä eteenpäin

Useimmat meistä todennäköisesti välittävät sähköposteja edelleen toiselle henkilölle päivittäisessä elämässämme. Tämä sopii mainiosti viestinnän välittämiseen jollekin toiselle, mutta se voi lopulta olla ärsyttävää, jos vastaanottaja painaa Vastaa kaikille ja myöhemmät sähköpostit siirtyäkseen kaikille muille ketjussa mukana oleville - myös sinulle.

Kun seuraavan kerran saat sähköpostin ja haluat välittää sen ilman mahdollisuutta saada sähköpostia takaisin, käytä uudelleenohjausta edelleenlähetyksen sijaan. Valitse sähköposti Mailissa ja napsauta sitten Viesti-painiketta ylävalikkopalkissa. Napsauta sitten Uudelleenohjaus, kirjoita sähköpostiosoite ja paina Lähetä. Voit myös käyttää Shift + Command + E.

6. Aseta joitain sähköpostisääntöjä

Yksi macOS Mail -sovelluksen tehokkaimmista mutta vähän käytetyistä ominaisuuksista on säännöt. Pohjimmiltaan säännöt ovat ennalta määritettyjä "työnkulkuja", joiden avulla Mail voi automaattisesti järjestää, estää, poistaa tai korostaa tiettyjä viestejä syöttämiesi asetusten mukaan.

Mene vain kohtaan Mail —> Asetukset —> Säännöt. Täältä voit lisätä säännön. Sitten määrität tietyt parametrit, kuten mistä viesti tulee tai minkä tyyppistä sisältöä se sisältää. Lopuksi asetat tulossäännön. Voit esimerkiksi määrittää, että Mail lähettää automaattisesti kaikki sähköpostit tietystä tilistä erilliseen kansioon. Mahdollisuudet ovat rajattomat.

5. Luo älykäs postilaatikko

Kuten säännöt, älykkäät postilaatikot ovat toinen tehokas työkalu postiin. Periaatteessa Smart Mailbox on tapa kerätä ja järjestää kaikki tietyt kriteerit täyttävät sähköpostit yhteen paikkaan. Luo älykäs postilaatikko "Perheen viesteille" ja lisää sitten perheesi sähköpostiosoitteet, niin se hoitaa loput.

Tietenkin se on vain yksi Smart Mailboxin käyttötapa – ja mahdollisuudet ovat pitkälti sinun päätettävissäsi. Luo älykäs postilaatikko valitsemalla Postilaatikko-painike ylävalikkopalkista ja valitsemalla Uusi älykäs postilaatikko. Täältä voit syöttää erilaisia ​​kriteerejä. Muista, että Smart Mailboxes järjestää olemassa olevat, luetut sähköpostit sekä tulevat viestit postilaatikossasi.

4. Vältä liitteiden ongelmia

Kun lähetät sähköpostia jollekulle Windows PC- tai Linux-koneella, saatat kohdata liitteiden yhteensopivuusongelmia. Onneksi on olemassa muutamia helppoja temppuja, joiden avulla voit välttää ongelmia lähetettäessä viestejä Mailista Windows-ystävillesi.

• Käytä Mail Dropia tai Dropboxia suurempien kuvien tai liitteiden lähettämiseen.
• Siirry kohtaan Muokkaa —> Liitteet ja varmista, että nämä kaksi vaihtoehtoa ovat käytössä: Lähetä aina Windows-ystävälliset liitteet ja Lisää aina liitteet viestin loppuun.
• Tarkista tiedostopäätteet. Windows-koneet tarvitsevat tiedostopäätteitä toimiakseen, joten varmista, että et poista niitä tiedostosta, jonka lähetät PC-käyttäjälle.

3. Ota kuvan esikatselu käyttöön tai poista se käytöstä

Oletusarvoisesti Mail näyttää PDF-tiedostojen tai kuvien esikatselun automaattisesti, kun avaat viestin. On kuitenkin useita syitä, miksi haluat poistaa sen käytöstä. Yksi mahdollinen syy on nopeus, kun taas turvallisuus voi olla toinen.

Voit muokata tätä toimintaa, mutta et Mail-sovelluksessa. Sen sijaan sinun on avattava pääte ja liitettävä seuraava merkkijono.

oletusarvot kirjoittaa com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -boolean kyllä

Jos haluat ottaa kuvan esikatselun uudelleen käyttöön Mailissa, avaa Pääte ja kopioi/liitä täsmälleen sama merkkijono, mutta vaihda "yes" lopussa "ei".

2. Lähetä tiedosto (todella nopeasti)

Onko sinulla tiedosto, joka sinun on lähetettävä yhteyshenkilölle kiireessä? macOS tukee itse asiassa mahdollisuutta vetää ja alaspäin kaikenlaisia ​​tiedostoja Dockissa oleviin sovelluksiin. Tämä koskee tietysti myös Mail-sovellusta.

Kun seuraavan kerran joudut liittämään tiedoston sähköpostiin, vedä ja pudota se Dockin alaosassa olevaan Mail-kuvakkeeseen. Sähköposti avautuu automaattisesti uudella viestillä, johon tiedosto on liitetty. Se säästää vain muutaman sekunnin – mutta ne voivat lisääntyä nopeasti, jos lähetät paljon mediaa tai liitteitä Macillasi.

1. Selvitä, missä macOS säilyttää sähköpostisi

Useimpien sähköpostipalveluntarjoajien toimintatavasta johtuen et todennäköisesti tunne tarvetta varmuuskopioida viestejäsi fyysisesti erilliseen USB-asemaan tai SSD-asemaan. Mutta tietysti on olemassa useita syitä, miksi saatat haluta tai joutua jatkamaan matkaa.

On melko helppoa löytää, missä Mail todella tallentaa sähköpostiviestisi laitteellesi. Avaa vain Finder-ikkuna ja valitse Go —> Go to Folder… ylävalikkopalkista. Kopioi ja liitä sitten alla oleva merkkijono ja napsauta OK.

~/Library/Mail/V5


Apple Mail iOS- ja macOS-järjestelmissä on yksi suosituimmista sovelluksista, joita käyttäjät käyttävät maailmanlaajuisesti. Siinä ei ehkä ole kaikkia kolmannen osapuolen sähköpostisovelluksen kelloja ja pillejä, mutta siinä on silti paljon piilotettuja vinkkejä ja temppuja, jotka voivat tehokkaasti tehdä sinusta tuottavamman ja pitää sinut turvassa.

Onko jokin suosikkivinkki, jota emme käsitelleet tässä? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.