Automaattisten vastausten lähettäminen Outlookissa POP3/IMAP-tileillä.

Jos olet määrittänyt POP3- tai IMAP-tilin Outlookissa ja haluat lähettää automaattisia vastauksia vastaanottamiisi viesteihin, jatka lukemista alla.

Jos olet lähdössä lomalle tai et voi vastata sähköposteihin, on hyvä idea asettaa automaattinen vastausviesti Outlookiin. "Automaattiset vastaukset", joka tunnetaan myös nimellä "Out of office -viestit", ovat automaattisia sähköpostivastauksia, jotka lähetetään ihmisille, jotka ottavat sinuun yhteyttä, kun olet poissa töistä.

Microsoft Outlookin avulla voit lähettää automaattisia vastauksia millä tahansa sähköpostitilillä, jota käytät (Exchange, Microsoft 365, POP3 tai IMAP), mutta tässä oppaassa selitämme, kuinka luodaan poissaoloviesti POP3/IMAP-sähköpostilla. tili.

* Huomautus: Jos omistat Microsoft365/Office365/Exchange-tilin, lue tämän artikkelin ohjeet: Automaattisten vastausten lähettäminen Outlookissa Office365/Exchange-tilillä.

Poissaoloviestin määrittäminen IMAP- tai POP3-tilillä Outlookissa

Automaattisen vastausviestin määrittäminen Microsoft Outlook for POP3.IMAP -tileille voidaan tehdä seuraavien vaiheiden avulla:

Vaihe 1. Luo automaattinen vastausviestimalli.

Ensimmäinen vaihe automaattisen vastausviestin määrittämisessä Outlookissa on luoda viestimalli, joka sisältää vastauksen, joka lähetetään automaattisesti sinulle sähköpostia lähettäville ihmisille.

1. Avaa Outlook ja napsauta uusi sähköposti -painiketta Koti -välilehti.

2. Syötä Aihe sähköpostista. (esim. "Poissa toimistolta" tai "Lomalla").

3. Kirjoita sitten viesti, jonka haluat lähettää automaattiseksi vastaukseksi.

4a. Kun olet kirjoittanut viestin, napsauta Tiedosto -välilehti ja valitse Tallenna nimellä vasemmasta sivupalkista.

4b. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa Outlook-malli (*.oft) alkaen Tallenna tyyppinä pudotusvalikosta.

4c. Kirjoita malliviestille nimi Tiedoston nimi tekstiruutua ja napsauta Tallentaa.

5. Sulje "uusi sähköposti" -viesti-ikkuna.

Vaihe 2 Määritä automaattisen vastausviestin sääntö.

Seuraavaksi sinun on määritettävä Outlookissa sääntö poissaolo-vastausviestin lähettämistä varten.

1. Käytössä Koti -välilehteä, napsauta säännöt valikosta ja valitse sitten Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.

2. 'Säännöt ja varoitukset' -ikkunassa: jos Outlookissa on määritetty useampi kuin yksi tili, muista valita korjaa automaattisen vastausviestin sähköpostitili "Ota muutokset käyttöön tähän kansioon" -osiossa ja napsauta sitten the Uusi sääntö -painiketta.

3. Valitse ohjatun sääntöjen ensimmäisessä vaiheessa Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa ja napsauta Seuraava.

4. Määritä ohjatun toiminnon seuraavassa vaiheessa luodun automaattisen vastaussäännön ehdot ja napsauta Seuraava.

Esimerkki: Jos asetat automaattisen vastauksen kaikille viesteille "vastaanotettu tietyn ajanjakson aikana" ja "jos nimesi on Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa"*, valitse vastaavat valintaruudut.

* Huomautuksia:
1. Jos määrität automaattisen vastauksen kaikille saapuville viesteille, jätä "missä nimesi on Vastaanottaja- tai Kopio-kohdassa" -ruutu valitsematta.

2. Jos haluat, että automaattinen vastausviestisi lähetetään tietyllä ajanjaksolla (eikä heti), napsauta tietyllä ajanjaksolla alleviivattu linkki ja muokkaa ajanjaksoa.

5a. Tarkista seuraavassa vaiheessa Vastaa käyttämällä tiettyä mallia vaihtoehto ja napsauta sitten tietty malli linkki.

5b. Valitse "Katso sisään" -kohdan vierestä "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" vaihtoehto.

5c. Valitse nyt vaiheessa 1 luomasi viestimalli ja napsauta Avata.

5d. Napsauta sitten Seuraava.

6. Määritä "Poikkeukset"-asetuksissa haluamasi poikkeukset automaattiselle vastausviestille ja napsauta Seuraava. *

* Huomautus: Tämä on valinnainen vaihe, ja voit ohittaa sen, jos et halua lisätä poikkeuksia.

7. Tee seuraavat toimet Finish Rule Setup -ikkunassa ja napsauta sitten Suorittaa loppuun:

• klo Vaihe 1: Määritä tälle säännölle nimi, kirjoita nimi automaattisen vastaussäännölle (esim. "Lomaviesti").
• klo Vaihe 2: Määritä säännön asetukset, valitse Ota tämä sääntö käyttöön, aktivoidaksesi automaattisen vastaussäännön heti, jos haluat.

8. Napsauta lopuksi Käytä ja sitten OK tallentaaksesi asetukset.

9. Outlook alkaa nyt lähettää automaattisia vastauksia saapuviin sähköposteihin määrittämiesi asetusten mukaisesti. Tietenkin tietokoneesi on pysyttävä päällä ja Outlookin on oltava avoinna, jotta automaattiset vastaukset voidaan lähettää.

Automaattisten vastausten poistaminen käytöstä Outlookissa IMAP/POP3-tileille.

Jos sinun ei enää tarvitse lähettää automaattisia vastauksia, voit poistaa ne käytöstä seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Koti -välilehteä, napsauta säännöt -painiketta Siirrä-ryhmässä ja valitse sitten Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.

2. Sääntöluettelossa tyhjennä/poista valinta automaattisen vastaussäännön valintaruutua ja napsauta sitten Käytä ja OK.

Se siitä! Kerro minulle, jos tämä opas on auttanut sinua jättämällä kommenttisi kokemuksestasi. Tykkää tästä oppaasta ja jaa se auttaaksesi muita.