Sähköpostien arkistointi ja varmuuskopiointi Macissa

Kukaan ei pidä sotkuisesta postilaatikosta. Mutta vanhoja sähköposteja ei tarvitse säilyttää postilaatikossasi vain siksi, että pelkäät poistaa niitä. Macin Mail-sovelluksella – kuten useimpien suosituimpien sähköpostisovellusten kanssa – voit arkistoida sähköposteja ja piilottaa ne postilaatikostasi menettämättä niitä ikuisesti.

Jos postilaatikkosi kaipaa kevätsiivousta ja olet huolissasi jonkun tärkeän poistamisesta, katso alta, kuinka voit arkistoida sähköpostisi. Näytämme myös, kuinka voit varmuuskopioida sähköpostit paikallisesti, jotta et menetä niitä, vaikka poistaisit sähköpostitilisi.

Aiheeseen liittyvä:

• Posti ei toimi macOS Catalinassa, kuinka korjata
• Ladataanko sähköpostisovellus aina Macissa? Kuinka korjata
• Missä arkistoidut viestit tallennetaan macOS: n sähköpostiin?
• 21 Apple Mail -vinkkiä ja temppuja, joita et ehkä ole tiennyt iOS: lle ja macOS: lle

Mitä arkistointi tarkoittaa sähköpostisovelluksessa?

Tiedämme kaikki, mitä tapahtuu, kun poistat sähköpostin: viesti siirtyy roskakoriin ennen kuin katoaa hetken kuluttua ikuisesti.

Sitä vastoin kun arkistoit sähköpostin Mac-tietokoneellesi, se siirtyy erilliseen kansioon, mutta sitä ei koskaan poisteta. Voit tarkastella kaikkia arkistoituja sähköpostejasi milloin tahansa selaamalla arkistokansiota. Ne pysyvät kyseisessä kansiossa, kunnes päätät poistaa ne.

Vielä kätevämmin voit etsiä viestejä Mail-sovelluksesta ja se hakee automaattisesti arkistoiduista sähköposteistasi sekä postilaatikostasi.

Ajattele sähköpostin arkistointia kuin sen säilyttämistä arkistokaappissa. Sinun ei tarvitse koskaan katsoa sitä uudelleen, mutta tiedät, että sinulla on se, jos tarvitset sitä.

On hyvä idea arkistoida laskut, varausvahvistukset, asiakastuen sähköpostit ja muut viralliset asiakirjat, joita saatat tarvita uudelleen tulevaisuudessa.

Sähköpostien arkistointi Mail-sovelluksessa

Sähköpostien arkistointi macOS Mail -sovelluksessa on helppoa. Valitse vain sähköposti postilaatikostasi ja napsauta Arkisto -kuvaketta viestin esikatselun yläpuolella, se näyttää säilytyslaatikolta.

Jos Macissasi on kosketuspalkki näppäimistön yläpuolella, voit myös napauttaa Arkisto -kuvake, joka näkyy Touch Barissa, kun valitset sähköpostin.

Vaihtoehtoisesti Ctrl-napsauta sähköpostia ja valitse Arkisto ponnahdusvalikosta.

Voit myös valita sähköpostin ja siirtyä osoitteeseen Viesti > Arkistoi valikkopalkista.

Tai tehokäyttäjille, valitse sähköposti ja paina Ctrl + Cmd + A arkistoidaksesi sen välittömästi.

Arkistoi viestit oletuksena

Jos haluat arkistoida ne pyyhkäisemällä viestien yli, sinun on asetettava se oletustoiminnoksi sähköpostien hylkäämiselle. Voit tehdä tämän käynnistämällä Mail sovellus ja mene osoitteeseen Sähköposti > Asetukset valikkopalkista. Siirry kohtaan Katsotaan -välilehti ja aseta sitten Siirrä hylätyt viestit riville Arkisto.

Nyt voit arkistoida sähköpostit nopeasti pyyhkäisemällä vasemmalle kahdella sormella.

Arkistoinnin asettaminen oletustoiminnoksi tarkoittaa myös, että voit arkistoida sähköpostit suoraan Macin ilmoituksesta. Voit tehdä sen napsauttamalla Valinnat > Arkistoi kun sähköposti-ilmoitus tulee näkyviin oikeaan yläkulmaan.

Jos et näe tätä vaihtoehtoa, siirry kohtaan Järjestelmäasetukset > Ilmoitukset ja varmista Hälytykset ovat päällä Mail.

Arkistoitujen sähköpostien löytäminen Mail-sovelluksesta

Sähköpostien arkistoinnin tärkein etu niiden poistamisen sijaan on, että ne on helppo löytää, jos tarvitset niitä tulevaisuudessa. On olemassa useita tapoja löytää arkistoidut sähköpostit Macistasi jos tarvitset niitä.

Kun arkistoit sähköpostin macOS: ssä, Mail-sovellus luo sähköpostitiliisi Arkistoidun kansion. Jokainen toinen sähköposti, jonka päätät arkistoida kyseiseltä tililtä, ​​menee myös tähän kansioon.

Mail luo erilliset arkistokansiot kullekin sähköpostitilille. Mutta voit myös tarkastella kaikkia arkistoituja sähköpostejasi jokaiselta tililtä samanaikaisesti Kaikki arkistot -kansiossa.

Nopein tapa löytää arkistoitu sähköposti on etsiä sitä käyttämällä suurennuslasi -kuvaketta Mail-sovelluksen oikeassa yläkulmassa.

Tulosluettelo näyttää, missä kukin sähköposti sijaitsee, ja sisältää sähköpostit arkistokansioistasi, jos jokin niistä vastaa hakutermejä.

Vaihtoehtoisesti voit lisätä Arkisto-kansiot sivupalkkiin ja selata niitä manuaalisesti löytääksesi sähköpostin.

Jos et näe Arkisto-kansiota sivupalkissa, napsauta Lisätä vieressä olevaa painiketta Suosikit. Valitse sitten lisääminen Kaikki arkisto avattavan valikon postilaatikkoluettelosta ja napsauta OK.

Napsauta nyt Kaikki arkisto sivupalkissa nähdäksesi kaikki arkistoidut sähköpostisi.

Jos et näe sivupalkkia ollenkaan, paina Vaihto + Cmd + M paljastamaan sen.

Kuinka varmuuskopioida sähköpostisi Macissa

Kun käytät Mailia sähköpostien arkistointiin Macissa, ne tallennetaan edelleen sähköpostipalveluntarjoajasi palvelimille. Tämä tarkoittaa, että menetät kaikki arkistoidut sähköpostisi, jos poistat sähköpostitilisi tai unohdat salasanasi.

Tätä ei tietenkään tapahdu kovin usein. Mutta jos haluat varmistaa, että et koskaan menetä arkistoituja sähköpostejasi, sinun tulee myös luoda niistä paikallinen varmuuskopio.

Tämä on helppo tehdä viemällä Arkisto-postilaatikko Mail-sovelluksesta.

Voit tehdä sen avaamalla Mail ja Ctrl-napsauta Arkisto tai Kaikki arkisto postilaatikko sivupalkissa ja valitse sitten Vie postilaatikko.

Valitse kohde, johon haluat tallentaa vietyjä arkiston sähköpostit. Riippuen siitä, kuinka monta sähköpostia olet arkistoinut vuosien aikana – ja kuinka monta isoa liitetiedostoa siinä on – viety postilaatikko voi viedä melko paljon tilaa Macissasi.

Postilaatikon vieminen tällä tavalla ei poista viestejä sähköpostitilistäsi, vaan se luo vain paikallisen kopion näistä sähköpostiviesteistä Mac-tietokoneellesi.

Vie postilaatikkosi säännöllisesti, jotta arkistoidut sähköpostit ovat ajan tasalla.

Lue lisää vinkkejä sähköpostin käyttämiseen Macissa

Sähköpostien arkistointi Macilla on loistava tapa tyhjentää postilaatikkosi menettämättä pääsyä tärkeisiin viesteihin. Mutta sähköpostien arkistointi on vain yksi tapa parantaa tapaa käyttää Mail-tietokonettasi.

Tutustu luetteloomme Sähköpostivinkkejä ja temppuja saadaksesi lisätietoja hyödyllisistä asioista, kuten työkalupalkin mukauttamisesta, vastaanottamiesi ilmoitusten määrän vähentämisestä tai älykkäiden sääntöjen käyttöönotosta postilaatikon järjestämiseksi.