Seuraa ja lajittele vastaamattomia sähköposteja Macillasi ja tehosta tuottavuutta

Jos et vain saa tonnia sähköposteja joka päivä, vaan myös vastaat, välität ja lähetät vielä enemmän, voi olla vaikea pysyä perässä. Innoittamana a keskustelu Applen tukifoorumilla, päätimme auttaa tähän tilanteeseen joutuneita.

Kun pidät kirjaa sähköposteista, joihin sinun on vielä vastattava, ja pystyt lajittelemaan ne helposti, voit kaksinkertaistaa tuottavuuden. Ja näytämme sinulle joustavuudella, voitko löytää vastauksiasi odottavat sähköpostit nopeasti.

Liittyvät:

• 21 Apple Mail -vinkkiä ja temppuja, joita et ehkä ole tiennyt iOS: lle ja macOS: lle
• Suosikkiemojien ja -symbolien lisääminen ja käyttäminen Mailissa Macissa
• Kaikki uutta macOS Catalina Mailissa

Luo älykäs postilaatikko

Älykkäät postilaatikot ovat käteviä työkaluja viestien automaattiseen siirtämiseen. Vaikka sähköpostit pysyvät alkuperäisessä paikassaan, ne näkyvät myös tietyssä postilaatikossa, jonka luot ehtojen mukaan. tavallaan kuin Mail Rules.

Näet, mihin sähköposteihin et ole vastannut, kaikki yhdestä paikasta, kun määrität Smart Mailboxin Macin Mail-sovelluksessa.

1. Klikkaus Postilaatikko > Uusi älykäs postilaatikko valikkopalkista.
2. Ponnahdusikkunassa nimeä postilaatikkosi jollakin esimerkiksi "Vastaamattomilla sähköpostiviesteillä" tai mitä tahansa haluat.
3. Varten Sisältää viestejä, jotka vastaavat [mitä tahansa/kaikki] seuraavista ehdoista, valitse kaikki.
4. Napsauta ehtoosiossa ensimmäistä avattavaa ruutua ja valitse Viestiin ei vastattu.
5. Vaihtoehtoisesti merkitse laatikot Sisällytä viestit roskakorista ja Lähetetyistä.
6. Klikkaus OK.

Voit testata tätä, jos haluat. Lähetä itsellesi sähköposti, niin sen pitäisi näkyä uudessa älykkäässä postilaatikossasi. Vastaa siihen, niin sen pitäisi kadota postilaatikosta. (Sinun on ehkä annettava muutama sekunti, jotta se katoaa.)

Lajittele sähköpostit Smart Mailboxissasi

Älykkäät postilaatikot toimivat samalla tavalla kuin muutkin, joita käytät Mail-sovelluksessa. Joten jos käytät Mailille perinteistä asettelua, voit lajitella sarakkeiden avulla. Tämä helpottaa lajittelua napsauttamalla Vastaanotettu otsikko ja uusimmat sähköpostit ylhäällä.

Jos käytät oletusasettelua Mail-sovelluksessa, voit silti lajitella nopeasti parilla menetelmällä.

Ensimmäinen ja helpoin tapa on klikata viestiluettelosi sarakkeen otsikkoa ja valita Päivämäärä ja Uusin viesti ylhäällä. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Näytä > Järjestä ja valitse Päivämäärä ja Uusin viesti ylhäällä sieltä.

Muokkaa älykästä postilaatikkoasi

Vielä yksi vinkki, jota voit käyttää luomasi Smart Mailboxin kanssa, on tehdä siitä entistä älykkäämpi! Ehkä haluat nähdä kaikki nuo tämän päivän, eilen tai tämän viikon vastaamattomat sähköpostit. Älykkään postilaatikon muokkaaminen vie vain minuutin.

1. Valitse Smart Mailboxisi ja napsauta joko Postilaatikko > Muokkaa älykästä postilaatikkoa valikkopalkista tai oikealla painikkeella se ja valitse Muokkaa älykästä postilaatikkoa kontekstivalikosta.
2. Napsauta kriteeriruudussa plusmerkkipainike aina oikealle lisätäksesi uuden suodattimen.
3. Valitse ensimmäinen pudotusvalikko Vastaanotettu ja toista varten valitse päivämäärä tai aikaväli haluat käyttää. Voit valita vaihtoehdoista, kuten tänään tai tällä viikolla, on täsmälleen tai on välillä ja on ennen päivämäärää tai päivämäärän jälkeen. Nämä valinnat antavat sinulle suurta joustavuutta.
4. Kun olet valmis, napsauta OK.

Kuten luodessasi älykkään postilaatikon alun perin yllä olevien vaiheiden avulla, voit suorittaa pikatestin.

Voit luoda tai muokata älykkäitä postilaatikoita sisällyttääksesi kaikenlaisia ​​ehtoja, kuten tämä. Joten jos sinulla on mahdollisuus, tarkista vaihtoehdot siltä varalta, että näet lisäsuodattimia. Ja jos mahdollista, suorita testi ja vastaa kriteereihin nähdäksesi, toimiiko kaikki odotetulla tavalla.

Oletko valmis lisäämään tuottavuuttasi?

Sähköpostien jättäminen vastaamatta, minkä ei pitäisi aiheuttaa paljon ongelmia, etenkin työssäsi. Joten jos tämä opetusohjelma on mielestäsi hyödyllinen ja jotain, jota aiot käyttää, ilmoita meille alla olevissa kommenteissa!